Rechnungen und Lieferungen sind fester Bestandteil des Unternehmensalltags. Um sie einfach zu verarbeiten, ist es praktisch sie zu drucken, als PDF speichern zu können oder digital zu versenden. In diesem How-to erfahren Sie, wie Sie die entsprechenden Daten als Dokumente in SAP ausgeben und als PDF auf Ihrem Computer speichern – sowohl im klassischen SAP GUI als auch in SAP Fiori für SAP S/4HANA.
Das Wichtigste im Überblick
- Rechnungen & Lieferungen einfach ausgeben: Im SAP GUI lassen sich Dokumente über VF03 bzw. VL03N anzeigen, ausgeben und als PDF speichern.
- Flexibel bereitstellen: Je nach Systemkonfiguration können Dokumente gedruckt, per E-Mail oder EDI versendet sowie digital archiviert werden.
- Modern mit SAP Fiori: In SAP S/4HANA ermöglichen Fiori-Apps und das Output Management eine intuitive und flexible Dokumentausgabe.
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Ausgeben von Rechnungen
Um im SAP eine Rechnung auszugeben, öffnen Sie die Transaktion VF03. Geben Sie in die Eingabemaske die Rechnungsnummer ein, die Sie ausgeben möchten.
Abbildung 1: Rechnungsnummer eingeben
Mit einem Klick auf Enter erhalten Sie weitere Informationen zu Ihrer Rechnung. Über den Reiter Springen -> Kopf -> Nachrichten (Umschalt + F8) können Sie nun herausfinden, welche Nachrichtenart Sie wählen müssen, um Ihre Nachricht im gewünschten Medium auszugeben.
Abbildung 2: Nachrichtenart auswählen
In unserem Beispiel ist nur die Nachricht RD00 verfügbar. Diese druckt die Rechnung über den Drucker Ihrer Wahl aus. Eine andere mögliche Medienart ist beispielsweise E-Mail.
Die Rechnung besitzt also eine Nachrichtenart, über die sie ausgegeben werden kann. Kehren Sie zum Startbildschirm der VF03 zurück. Hier sollte weiterhin die Rechnungsnummer in der Maske zu sehen sein. Über den Reiter „Faktura -> Ausgeben“ in der linken oberen Ecke gelangen Sie in die Maske, um eine Rechnung auszugeben.
Abbildung 3: Rechnung auswählen
Abbildung 4: Rechnung ausgeben
Wählen Sie hier die von Ihnen gewünschte Nachrichtenart aus. Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnung direkt auszudrucken (Druckerknopf) oder sich zuerst eine Druckvorschau anzeigen zu lassen (daneben).
Wünschen Sie eine direkte Ausgabe auf dem Drucker, können Sie davor noch in den Druckoptionen überprüfen, ob alles seine Richtigkeit hat. Bestätigen Sie und klicken Sie auf „Drucken“.
Über den Klick auf die Druckvorschau gelangen Sie in einen neuen Modus, der Ihnen das Dokument anzeigt. Möchten Sie das Dokument gerne als PDF speichern, so können Sie dies über die Transaktionsleiste mit dem Stichwort PDF! tun. Bestätigen Sie mit „Enter“ und wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem PC aus.
Ausgeben von Lieferungen
Um Lieferungen auszugeben, folgen Sie analog, in der Transaktion VL03N, den Schritten, die nötig sind, um eine Rechnung auszugeben. Das Vorgehen ist weitgehend identisch, allerdings unterscheiden sich einige Reiter und Bezeichnungen.
Der Reiter zur Ausgabe von Lieferungen heißt hier nicht „Faktura“, sondern „Auslieferung“.
Um sich die Nachrichten anzeigen zu lassen, klicken Sie in der Detailansicht auf Zusätze->Liefernachrichten->Kopf.
Auch an dieser Stelle sind neben dem klassischen Druck auch E-Mail und EDI als Versandwege üblich.
Abbildung 5: Lieferungen anzeigen
Welche Funktionen bietet SAP in moderner S/4HANA Fiori-Umgebung?
Da SAP immer mehr auf Fiori als Standard setzt, kann es für Unternehmen sinnvoll sein, ebenfalls umzusteigen. Hier bietet die moderne Oberfläche für das Ausgeben von Rechnungen und Lieferungen beispielsweise Apps an wie „Manage Billing Documents“ und „Manage Billing Documents – Version 2“
Für die Ausgabe von Rechnungen können Sie mit „Manage Billing Documents“ Fakturadokumente anzeigen und als PDF in einer Druckvorschau darstellen. Für die Ausgabe von Lieferungen stehen eigene Funktionen für das Output Management von Outbound Delivery Documents zur Verfügung.
Für die Anzeige von Auslieferungen steht in SAP S/4HANA die Fiori-App „Display Outbound Delivery“ zur Verfügung. Sie entspricht der Transaktion VL03N.
Für die eigentliche Ausgabe von Lieferdokumenten stehen Funktionen des Output Managements für Outbound Delivery Documents zur Verfügung. Je nach Konfiguration können Lieferdokumente dabei beispielsweise als PDF ausgegeben bzw. in einer Vorschau angezeigt werden.
In SAP S/4HANA kann die Dokumentausgabe je nach Anwendung und Systemkonfiguration über SAP S/4HANA Output Control gesteuert werden. Dabei werden beispielsweise Ausgabekanal, Empfänger und Formularvorlage bestimmt. Die Output Parameter Determination legt diese Parameter anhand definierter Regeln fest.
Fazit
Das Ausgeben und Speichern von Rechnungen und Lieferungen in SAP ist sowohl im klassischen SAP GUI als auch in moderner Fiori-Umgebung möglich. Welche Apps, Ausgabewege und Einstellungen genutzt werden können, hängt dabei von der eingesetzten S/4HANA-Version und der jeweiligen Systemkonfiguration ab.
In diesem How-to haben Sie Schritt für Schritt erfahren, wie Sie dies vor allem im SAP GUI umsetzen können und welche Transaktionen und Befehle dafür notwendig sind.
Dieser Artikel wurde bereits im Juni 2019 veröffentlicht und am 10. September 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Wie kann ich eine Rechnung in SAP als PDF speichern?
In SAP GUI können Sie eine Rechnung über die Transaktion VF03 aufrufen. Nach Auswahl der passenden Nachrichtenart lässt sich die Rechnung über die Druckvorschau anzeigen und anschließend als PDF auf dem eigenen PC speichern. Je nach Systemkonfiguration sind auch weitere Ausgabewege wie Druck, E-Mail oder EDI möglich.
Wie kann ich eine Lieferung in SAP ausgeben und drucken?
Lieferungen können Sie in SAP GUI über die Transaktion VL03N anzeigen und ausgeben. Die Ausgabe erfolgt analog zur Rechnung. Über Zusätze → Liefernachrichten → Kopf können Sie die hinterlegten Nachrichtenarten prüfen und die Lieferung anschließend beispielsweise drucken oder als PDF ausgeben.
Wie kann ich Rechnungen und Lieferungen in SAP S/4HANA Fiori ausgeben?
In SAP S/4HANA Fiori stehen verschiedene Apps und Funktionen für die Dokumentausgabe zur Verfügung. Rechnungen können beispielsweise über Manage Billing Documents angezeigt und als PDF in der Druckvorschau ausgegeben werden. Für Lieferungen stehen Funktionen des Output Managements für Outbound Delivery Documents zur Verfügung. Je nach Systemkonfiguration können Dokumente gedruckt, als PDF exportiert oder per E-Mail bzw. EDI versendet werden.
