Alex Wiefel
17. April 2023

SAP Business One

Wer mit seinem Unternehmen profitabel wirtschaften möchte, ist auf ein leistungsfähiges ERP angewiesen. Dieses sollte im Idealfall auf den Bedarf in der eigenen Branche zugeschnitten sein und zur jeweiligen Unternehmensgröße passen. Für den Mittelstand bietet SAP mit Business One eine entsprechend ausgelegte Lösung an. 

Was ist SAP Business One?

Bei SAP Business One handelt es sich um ein Enterprise resource planning (ERP)-System, das auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen ausgelegt ist. Die Bereitstellung erfolgt entweder On-Premises auf eigener Hardware bzw. im Rechenzentrum oder in der Cloud. Lösungen für die Business Intelligence sind hier bereits berücksichtigt und es besteht eine Integration mit der HANA-Plattform von SAP. 

SAP Business One vereint in einer Software alle Kernfunktionen, hilft bei der Strukturierung von Geschäftsprozessen und bietet Möglichkeiten für Automatisierungen. Umsetzbar ist eine Unterstützung von Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung, CRM und Verwaltung sowie weiteren Bereichen. Die für Geschäftsentscheidungen erforderlichen Informationen stellt das System in Echtzeit zur Verfügung. Zugänglich ist das alles unternehmensweit über eine intuitive Benutzeroberfläche. 

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Für wen eignet sich SAP Business One?

Business One versteht sich als dezidierte Lösung für den Mittelstand. Insbesondere kleinere Unternehmen gehören zur Zielgruppe. Interessant ist das Angebot für jene, die auf der einen Seite ihre Prozesse effizienter gestalten und auf der anderen Seite mit einem erwarteten Wachstum in der Zukunft skalieren können möchten. Mit den Echtzeitinformationen beispielsweise bietet Business One Funktionen an, die dabei helfen können. 

Nützlich ist die Software auch für Nutzer, die alle ihre Geschäftsbereiche im Rahmen einer einheitlichen Lösung steuern möchten. Weiterhin bietet Business One einen einfachen Einstieg in tiefgreifende Datenanalysen. Die zentrale Datenbasis schafft dafür die Voraussetzung. Interessant ist das Angebot damit für jeden, der seine Entscheidungsfindung stärker auf eine harte Datenbasis stellen möchte. 

Funktionen

Die Funktionen von Business One teilen sich auf verschiedene Bereiche auf. In ihrer Gesamtheit sollen sich damit alle Geschäftsprozesse abdecken lassen. 

Finanzmanagement

In diesem Bereich sind die Funktionen für die Buchhaltung, das Controlling und die Anlagenverwaltung untergebracht. Wichtige Buchhaltungsprozesse wie etwa die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung lassen sich automatisieren. Außerdem kann der Nutzer seine Bankgeschäfte abwickeln und Finanzberichte und Analysen erstellen. 

Vertriebs- und Kundenmanagement

Die Funktionen decken den gesamten Kundenlebenszyklus und alle damit zusammenhängenden Vertriebsprozesse ab. Zur Verfügung stehen eine Verwaltung von Leads, Opportunities und der Marketingkampagnen. Es lassen sich das Kunden- und das Servicemanagement umsetzen und es stehen Funktionen für Berichte, Analysen und den mobilen Vertrieb zur Verfügung. 

Einkaufs- und Bestandskontrolle

Es sind Funktionen vorgesehen für die effiziente Gestaltung von Beschaffungsprozessen, für die Stammdatenverwaltung und die Integration von Lagerverwaltung und Rechnungswesen. So ist es zum Beispiel möglich, die Lagerbestände mit dem Wareneingang in Echtzeit zu synchronisieren. Funktionen sind weiterhin vorhanden für die Kreditorenbuchhaltung und das Berichtswesen. 

Business Intelligence

Berichte lassen sich erstellen auf Grundlage von Daten, die aus dem gesamten Unternehmen stammen können. Im Rahmen interaktiver Analysen sind verschiedene Ansichten auf das Unternehmen möglich und es lassen sich Standardfunktionen aus Microsoft Excel integrieren. Hinzu kommen die Arbeit mit Kennzahlen und visuelle Analysen. 

Analysen und Berichte

Für die Unterstützung der Entscheidungsfindung stehen verschiedene Dashboards und Echtzeitanalysen zur Verfügung. Führungskräfte können zum Beispiel anhand entsprechender Berichte sehen, wie sich Cashflow, Kosten und Umsatz aktuell entwickeln. Entscheidend ist hier wiederum die Arbeit mit Daten hoher Aktualität. 

Branchenspezifische Funktionen

Um auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen besser eingehen zu können, stehen Prozesse, Werkzeuge und Best Practices für die verschiedenen Anforderungen mittelständischer Unternehmen zur Verfügung. Diese beziehen sich auf Konsumgüter, die Fertigung und die Dienstleistungsbranche sowie auf den Einzel- und Großhandel. 

Vorteile

Zu den wesentlichen Vorteilen der Lösung gehört die einfache Integration mit geringem Aufwand zu überschaubaren Kosten. Dank der Arbeit mit Echtzeitinformationen fällt die Reaktionsgeschwindigkeit hoch aus. Außerdem ist es möglich, auf das ERP anhand entsprechender Anwendungen auch mobil zurückzugreifen. Es stehen vielfältige Möglichkeiten für Prozessautomatisierungen zur Verfügung, was zu Kosten- und Zeiteinsparungen im Betrieb führt. Zu den Vorteilen gehören nicht zuletzt die grundsätzlich strengen Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien von SAP. 

SAP Business One Cloud vs. SAP Business One On-Premises 

SAP bietet das Produkt Business One mit Bereitstellung in der Cloud oder On-Premises an. In letzterem Fall erfolgt die Installation entweder auf den eigenen lokalen Systemen oder in einem Rechenzentrum. Das hat den Vorteil, dass der Anwender stärker die Kontrolle über seine Daten behält. Dem gegenüber steht jedoch der Aufwand mit der Verwaltung der erforderlichen IT-Infrastruktur bzw. die Mietgebühr für das Rechenzentrum. Die Lizenzkosten für das Starterpackage mit maximal fünf Nutzern betragen 1.140 Euro. Dieses Angebot ist zum Beispiel für Start-ups interessant. Die Professional User Lizenz kostet 2.700 Euro je Nutzer und weist hinsichtlich der Funktionalität keinerlei Einschränkungen auf. Verfügbar ist auch eine Limited User Lizenz, die Schwerpunkte in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Vertrieb und Service oder Lager-, Artikelverwaltung und Produktion setzt und ansonsten entsprechend funktionseingeschränkt ist. Diese kostet 1.400 Euro pro Benutzer. 

Wer sich für die Cloud-Variante entscheidet, muss von monatlichen Kosten in Höhe von 99 Euro für das Starterpackage ausgehen. Professional User zahlen 149 Euro. Die Limited User Lizenz für die Cloud kostet 119 Euro (Stand April 2023).

Business One vs. S/4HANA

Business One hat S/4HANA insbesondere die Einfachheit und geringere Kosten voraus. Das ist ideal für Unternehmen, die zwar ein leistungsfähiges ERP benötigen, jedoch nicht über die Ressourcen für die Integration aufwendiger Lösungen verfügen. Die Funktionen von Business One sind klar auf den Mittelstand zugeschnitten, was das Angebot für große Unternehmen als ungeeignet erscheinen lässt. Es ist jedoch möglich, das Warenwirtschaftssystem von Business One über Add-ons zu erweitern und sich damit dem Funktionsumfang von S/4HANA anzunähern. 

Fazit

SAP Business One ist gerade für kleine Unternehmen und Start-ups interessant. Der Mittelstand erhält hier eine vollwertige Lösung, die sich insbesondere durch ihre vielfältigen Möglichkeiten für die Umsetzung einer Business Intelligence auszeichnet. Dieses ERP liefert in Echtzeit Daten, die für die Unterstützung der Entscheidungsfindung im Management wertvoll sind. Gleichzeitig bleibt die Bedienung einfach und es besteht die Möglichkeit einer schnellen Inbetriebnahme On-Premises oder in der Cloud.

Alex Wiefel

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FAQ

Welche Funktionen beinhaltet SAP Business One?

SAP Business One bietet Funktionen für Finanzmanagement, Vertriebs- und Kundenmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle, Business Intelligence, Analysen und Berichte sowie branchenspezifische Prozesse, Werkzeuge und Best Practices. Diese sollen alle Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen abdecken und ermöglichen unter anderem die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen, die Verwaltung von Kunden und Leads, die effiziente Gestaltung von Beschaffungsprozessen und die Erstellung von Berichten auf Basis von Unternehmensdaten.

Für wen eignet sich SAP Business One?

SAP Business One ist eine ERP-Lösung, die speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet ist. Insbesondere für Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten und in Zukunft skalieren möchten, ist SAP Business One interessant. Aber auch für Nutzer, die alle Geschäftsbereiche in einer einheitlichen Lösung steuern möchten oder die ihre Entscheidungsfindung stärker auf eine harte Datenbasis stellen möchten, bietet SAP Business One eine gute Lösung.

Wie viel kostet SAP Business One?

Die Kosten für SAP Business One variieren je nach Größe und Anforderungen des Unternehmens sowie der gewählten Implementierungsmethode. SAP Business One kann entweder als On-Premises-Lösung auf eigener Hardware oder im Rechenzentrum oder in der Cloud bereitgestellt werden. Die genauen Kosten sollten daher individuell angefragt werden.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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