Massendruck von Adobe Forms aus SAP
Massendruck von Adobe Forms Formularen war lange Jahre ein Problem der Technologie, doch seit mehr als 7 Jahren ist dies kein Problem mehr. Energieversorger steigen auf Adobe Forms um, da hier der Massendruck inzwischen über den SAP-Standard abbildbar ist. Lösen Sie alt-Systeme und externe Lösungen wie JetForms oder StreamServe durch Adobe Forms ab. Weniger Abhängigkeit zu externen Systemen sorgen für die komplette Hoheit über die Ausgabe-Landschaft. Wir erklären Ihnen, wie Sie die Technik Adobe Forms für den Massendruck im SAP einsetzten.
Die Ausgangssituation: Rechnungslauf
Der Massendruck läuft an einem Freitag wie heute, kurz vor Monatsende, auf Hochtouren. In einem Unternehmen werden heute die Rechnungen gedruckt,
die am Montag an alle Kunden gehen. In unserem Beispiel erzeugen Sie ca. 230.000 Rechnungen.
Vorlauf ist eingeplant. Der Rechnungslauf findet in der Nacht statt. Am Morgen werden die Rechnungen kuvertiert und an die Post übergeben. Der feste Ablauf ist Notwendig, da die Zeit für die Kuvertierung und die Planung der Kapazitäten der Post benötigt werden. Gehen die Rechnungen pünktlich raus, bekommen Sie auch das Geld schnell.
Ihr Cash-Flow-Dokument generiert den eingeplanten Umsatz.
Für den Ablauf kalkulieren Sie drei Tage. Eingeplant über das Wochenende, damit der Rechnungslauf das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt.
Analog zu SAPscript und Smartforms sendet das Unternehmen die Daten für den Druck an einen externen Dienstleister. Aufbereitet werden die Daten mit Layout vom DL für den Druck vorbereitet und ausgegeben.
Kurz vor Feierabend kontrolliert der Sachbearbeiter nochmal, dass der Druck ordnungsgemäß läuft und bis Montagmorgen abgeschlossen ist.
Ziel ist es, dass alle Rechnungen am Montag versendet sind. In der Nacht von Freitag auf Samstag gibt es Probleme bei der Datenübertragung aus Ihrem Netzwerk zum externen Dienstleiter.
Bei letzterem kommen die Daten nicht mehr vollständig an, da notwendige Informationen für die Aufbereitung fehlen. Mit der Datengrundlage kann keine Rechnung aufbereitet und gedruckt werden.
Sie erkennen das Problem erst am Montagmorgen. Sie stoßen den Nachdruck zur Mittags-Stunde an, da der Rechnungslauf sonst andere Prozesse lahm legen wird.
Das Ziel ist verfehlt. Die Rechnungen stehen am Mittwoch vollständig kuvertiert zur Verfügung. Sie versenden die Dokumente am Donnerstag morgen an Ihre Kunden.
Ihre geplante Zahlungsfrist verschiebt sich durch die Verzögerung. Somit erwarten Sie auch den Zahlungseingang später. Das beeinflusst Ihre Liquidität.
Problemanalyse
Doch wie hätte dieses Problem vermieden werden können? Ein früherer Druck war nicht möglich, da die Drucker vorher für den Druck von Bestellungen und Lieferscheinen blockiert waren. Der externe Dienstleister hätte vorher mitteilen können, dass dort Wartungsarbeiten stattfinden. Ein Massendruck in SAPscript und Smartforms ist jedoch nur dann möglich, wenn die Daten durch einen externen Dienstleister aufbereitet werden.
Bei Adobe Forms besteht die Möglichkeit, einen Massendruck nativ aus SAP, das heißt ohne die Verwendung eines externen Dienstleisters, anzustoßen. Die Standardtechnologie in SAP ermöglicht einen Massendruck von Adobe Forms. Die native Unterstützung sorgt dafür, dass sich der gesamte Prozess (von der Dokumentenerstellung bis zur Ausgabe) beschleunigt. Dadurch bekommen Sie neue Vorteile, wenn Sie die native Unterstützung der SAP zum Massendruck verwenden.
Ihre Vorteile
Zunächst benötigen Sie keine Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Bei Störungen können Sie selbst jederzeit reagieren und sind hierbei nicht auf die Reaktion von anderen Leuten angewiesen. Dadurch müssen Sie nicht auf die Kommunikation mit einem externen Dienstleiter warten und klären, wo es zu einem Problem bei der Informationsübertragung gekommen ist.
Nach einer Umstellung können Sie selbst kontrollieren, wie der Massendruck Ihrer Dokumente läuft. Bei Störungen können Sie selbst im System nach der Fehlerursache schauen.
Massendruck – Unser Angebot
Wir helfen Ihnen bei der Umstellung. Sie können Ihre Formulare in Zukunft selbst im Massendruck ausgeben lassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie dies in Ihrem System umgesetzt werden kann.
In welchen Fällen benötigen Sie den Massendruck? Hatten Sie schon Probleme beim Massendruck Ihrer Dokumente? Ich bin gespannt, welche Fragen und Erfahrungen Sie mir als Kommentar hinterlassen möchten.
