SAP HRForms – Entgeltnachweise und Zeiterfassung
Auch wenn immer mehr Verwaltungsvorgänge und Geschäftsprozesse papierlos ablaufen: An der Erstellung eines Entgelt- und Zeitnachweises kommt kaum ein Wirtschaftsunternehmen vorbei.
Dabei lohnt sich im SAP-Umfeld die Umstellung bzw. der Einsatz von SAP HRForms gegenüber anderer HR-Software in vielerlei Hinsicht. Ich möchte Ihnen die großen Chancen einer Umstellung in diesem Blogbeitrag etwas näher bringen.
Egal ob im Unternehmen der Entgeltnachweis gedruckt, per Post verschickt oder digital im Employee Self Service zur Verfügung gestellt wird: Das Dokument muss zunächst generiert werden. Dafür bietet SAP drei Formulartechnologien an: SAPScript, Smart Forms und Adobe Forms. Im Folgenden möchte ich Ihnen darlegen, warum die erstgenannte Technologie bald keine Verwendung mehr finden sollte und welche Vorteile sich aus dem Upgrade auf Adobe Forms ergeben.
Die Alte Welt: PE51
Das Nutzen von in die Jahre gekommenen Technologien bewirkt bei fast allen Kunden, die ich betreue das Gleiche: mehr Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Vorgängen, technische Einschränkungen und eine hohe Fehlerquote. Das steigert selten die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter. Grade im Formularumfeld werden Investitionen oft lange hinausgezögert, solange alles noch “irgendwie funktioniert”. Wer diese Haltung teilt verschenkt Chancen für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
Wer heute noch Entgeltnachweise über die PE51 erstellt, nutzt die lang veraltete und beschränkende Technologie SAPScript. Zwar sticht sie in Sachen Geschwindigkeit die Nachfolger noch knapp aus, bietet aber kaum Standardfunktionen wie das Nutzen des Debuggers zur Fehleranalyse oder einer grafischen Wiedergabe. Viele der hier erstellten Formulare erinnern an einen Schreibmaschinenausdruck und Lohnarten müssen umständlich eingefügt oder entfernt werden. Des Weiteren lässt sich SAP zwar zu keiner Aussage hinreißen, doch eines steht fest: lange wird dieses Technologie nicht mehr unterstützt. Das bedeutet vor allem, dass wichtige Updates in Rahmen von Beschlüssen nicht mehr von SAP bereitgestellt werden.
Sowohl Nutzbarkeit als auch Design der Entgeltnachweise aus der PE51 sind keine Werbung für ein Unternehmen im 21. Jahrhundert.
Die neue Welt: SAP HRForms
Die neue Umgebung für Formulare in der Personalwirtschaft beruht auf Smart Forms und Adobe Forms. Für beide können über die neu erstellte Transaktion SAP HRForms Zeit- und Entgeltnachweise erstellt, getestet, ausgegeben und archiviert werden. Auch wenn SAP HRForms die beiden neusten Technologien der SAP-Formularwelt unterstützt, will ich Ihnen dringlichst raten Adobe Forms zu verwenden. Zwar wird hierfür ein Adobe Document Service benötigt (welche Sie eventuell sogar schon am System angebunden haben), jedoch überwiegen die umfänglichen Möglichkeiten in der Layoutgestaltung. Denn auch SAP HRForms profitiert beim Design von Entgeltformularen mit Adobe Forms vom Adobe LiveCycle Designer, welche die Erstellung komplexer und gleichzeig anschaulicher Formulare ermöglicht. Sollte Sie die Vorstellung abschrecken, den Zeit- oder Entgeltnachweis selbst designen zu müssen, so kann ich Sie beruhigen: SAP bietet für die gängigsten Ländergruppen bereits vorgefertigte und voll funktionsfähige Vorlagen.
Als zweiten großen Vorteil sehe ich die neu gestaltete Art der Datenbeschaffung. Durch die Nutzung von MetaNets und InfoStars können sich Mitarbeiter die relevanten Daten selbst zusammenstellen ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen. Hierfür werden Lohnarten in Ausprägungen von Ausprägungsklassen zusammengefasst. Dies erleichtert beispielsweise die Zuordnung von Lohnarten zu bestimmten Abschnitten auf dem Entgeltnachweis.
Natürlich lassen sich zusätzlich weitere Formatierung, Umstrukturierungen und zusätzliche Datenbeschaffungen durchführen. Dafür bietet das von SAP HRForms erstellt Druckprogramm ausreichend BAdIs, über die kundeneigenes Coding eingebaut werden kann.
Das flexiblere Datenmodell und der erweiterte Leistungsumfang durch den Layouteditor schaffen eine neue Flexibilität für Entgeltnachweise, die so in der Formular Welt kaum zu finden ist. Wenn Sie diese Punkte noch nicht überzeugen: Zeitnachweise über Adobe Forms aus der Transaktion SAP HRForms lassen sich kinderleicht in ihr ESS/MSS-System integrieren.
Weitere Vorteile durch SAP HRForms
Durch den Formular-Workplace SAP HRForms vereint SAP die drei wichtigen Eckpfeiler der Formulargenerierung: Datenauswahl, Layoutdesign und Formularausgabe. Dabei sind alle drei Teilbereiche klar voneinander getrennt. Dadurch können Anpassungen gezielt vorgenommen oder Fehlerquellen schneller identifiziert werden.
MetaNets & InfoStar zur Datenbeschaffung
Für die Datenbeschaffung stellt SAP HRForms MetaNets und InfoStars zur Verfügung. Zugegeben, diese bedürfen ein wenig Einarbeitungszeit. Wenn Sie sich aber damit vertraut gemacht haben, werden Sie Datenbeschaffung nicht mehr anders handhaben wollen. Über MetaNets kann zunächst die Art zu selektierenden Daten ausgewählt werden. Hier kann es sich beispielsweise um Lohnarten, Mitarbeiterinformationen oder Urlaubstage handeln. Nach der Auswahl können Sie mit Hilfe der InfoStars die auszugebenden Felder definieren.
Des Weiteren können auch Filterkriterien und Sortierreihenfolgen festgelegt werden. All das passiert auf einer graphischen Oberfläche und es sind keine Programmierkenntnisse von nöten. Wenn Sie mit der Auswahl Ihrer Daten für das Formular zufrieden sind, erstellt der SAP HRForms-Workplace das Druckporgramm komplett automatisch. Natürlich kann es darüberhinaus noch Informationen geben, welche sich nicht durch die Standardmittel des MetaNets beschaffen lassen. Dazu können Sie entweder in einem der zahlreichen BAdIs ihre eigene ABAP-Logik einbauen, oder Sie nutzen die Code Initialisierung der Schnittstelle des Adobe Formulars. Je nach Anwendungsfall sind beide Zeitpunkte enorm hilfreich.
LiveCycle Designer als Layouteditor
Die Nutzung des LiveCycle Designers als Layouteditor ist wahrscheinlich der größte Vorteil. Nicht nur die leichtere Gestaltung und Anpassung stechen hier positiv hervor. Auch die Möglichkeit ein zeitgemäßes und einheitliches Design für alle Nachweise zu erstellen geht in dieser Technologie fast wie von selbst. Durch das enthaltene Scripting lassen sich durch leichte Vorgaben leicht Elemente ausblenden oder neu anordnen. Mit Hilfe der eingebauten Vorschaufunktion können Sie Ihre Entwürfe auch ohne Datengrundlage bestaunen oder an Ihre Kollegen weiterleiten. Diese Möglichkeit gab es bisher noch bei keiner Formulartechnologie. Auch das Einbinden von Grafiken und Logos ist im Adobe Forms Umfeld mit wenigen Klicks erledigt. Sie merken schon: Mit etwas Übung sind Ihren Möglichkeiten in der Formulargestaltung keine Grenzen gesetzt.
Der Auswahlbildschirm unterstützt die Formularausgabe
Wenn die Daten beschaffen und das Layout erstellt ist, können Sie die Ausgabe direkt über den Workplace im SAP HRForms testen und durchführen. Dabei hilft Ihnen ein übersichtlicher und umfangreicher Auswahlbildschirm weiter. Dieser kann selbstverständlich ebenfalls im Workplace angepasst und um weitere Funktionen erweitert werden. Somit können Druckausgabe, Mailversand und Archivierung über bereits bestehende Jobs angestoßen werden. Im Zuge der aktuellen DSGVO spielt Datensicherheit grade bei Entgeltnachweisen eine immer größere Rolle. Hier besticht Adobe Forms und damit auch SAP HRForms mit der Möglichkeit die generierten Dokumente vor dem Mailversand oder der Bereitstellung im ESS zu verschlüsseln. Das wäre in der PE51 noch undenkbar gewesen. Zusätzlich lässt sich die Unterdrückung der Formulargenerierung durch neue oder bestehende Logik aktivieren, was zu Performanceverbesserungen bei Massengenerierungen führt.
Fazit
Als Unternehmen sollten Sie sich nicht mehr fragen, ob Sie auf SAP HRForms umsteigen wollen, sondern wann. Der Support für die älteren Technologien SAPScript und Smart Forms laufen in den nächsten Jahren aus. Damit fehlt jegliche Gewährleistung an die gesetzlichen Anforderungen für Zeit- und Entgeltnachweise. Jede Änderung müsste manuell geprüft werden und führt zu einem signifikanten Mehraufwand. Doch auch unabhängig von diesen Zwängen sollte jedes Unternehmen die Chancen des Umstiegs nutzen. Einem zwar hohen Initialaufwand steht eine dauerhaft zeitsparende und intuitive Anpassung gegenüber. Die neue Technologie bietet unzählige Möglichkeiten Entgeltnachweise effizient und zeitgemäß zu erstellen und das meist ohne ABAP-Kenntnisse.
Angesichts der gesetzlichen Vorgaben und der zeitlichen Brisanz kann sich Ihr Unternehmen Produktivitätsmängel im Bereich der Zeit- und Entgeltnachweise nicht erlauben. Schon gar nicht in vermeintlichen Basisprozessen wie der Formulargenerierung. Dank der klaren Aufgabenaufteilung von SAP HRForms senken Sie Fehlerquoten, reduzieren Wartungsaufwände drastisch, setzen Layoutanpassungen zeitnah um und entlasten Personal dauerhaft.
