EDI Rechnungen
Um die Automatisierung im Bereich der Rechnungslegung weiter zu verbessern, wurden daher verschiedene Standards eingeführt, die sowohl die automatische Rechnungserstellung als auch die automatische Weiterverarbeitung erleichtern sollen. Einer dieser Standards, der sich im B2B-Bereich rasant verbreitet, ist das EDI-Format. Doch was steckt hinter dem beliebten Verfahren, was benötigt man für den Einsatz von EDI und welche Stärken und Schwächen hat das Format?
Inhaltsverzeichnis
EDI Rechnungen im Überblick
Bei EDI (Electronic Data Interchange) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Die Daten werden somit auf der Sender- und Empfängerseite exakt gleich interpretiert und können sofort nach der Übermittlung und Entgegennahme weiterverarbeitet werden. Ein manueller Eingriff durch menschliche Hand wird dadurch genauso obsolet wie die Papierbearbeitung von Dokumenten. Gleichzeitig steigt jedoch die Datenqualität, wodurch Geschäftsprozesse nachhaltig beschleunigt werden können.
EDI Rechnungen liegen immer in einem strukturierten Format vor, weisen jedoch die gleichen Inhalte auf wie gewöhnliche Rechnungen aus Papier. Die elektronisch erstellten Rechnungen haben zudem für den Empfänger die gleichen Rechtsfolgen wie gewöhnliche Papierrechnungen.
EDI Rechnungen im Detail
Für den Einsatz von EDI bedarf es einer sogenannten EDI-Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern. Der Rahmenvertrag, welcher auch als EDI-Mustervereinbarung zur Verfügung steht, legt hierbei die Regeln für den elektronischen Datenaustausch fest, wobei nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Bestellbestätigungen oder Lieferscheine mithilfe des Standards ausgetauscht werden können.
Damit die elektronische Rechnung den gültigen Richtlinien entspricht, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers muss beispielsweise auch die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgen. Zudem werden zusätzliche Anforderungen gestellt, die sich besonders an die Bereiche Authentizität und Echtheit richten.
Zusätzliche Anforderungen
Um die Authentizität einer Rechnung zu garantieren, müssen sowohl die Echtheit des Inhalts als auch die Echtheit der Rechnungsauskunft nachweisbar sein. Diese Anforderungen können durch digitale Signaturen und interne Kontrollverfahren sichergestellt werden. Beim Einsatz von EDI müssen diese Anforderungen direkt in das Verfahren eingebaut werden, um die Unversehrtheit und Nachverfolgbarkeit der strukturierten Rechnungen zu garantieren.
Besonderheiten
Stimmt der Empfänger einer elektronischen Rechnungslegung zu, kann sich dieser im Anschluss nicht mehr darauf berufen, dass er die Rechnung nicht auf dem herkömmlichen Postweg erhalten hat. Dies gilt nicht nur für Rechnungen, die im Rahmen des EDI-Verfahrens erstellt wurden, sondern auch für gewöhnliche digitale Rechnungen, die sich aufgrund ihrer Struktur und Übermittlung von EDI Rechnungen unterscheiden.
Die bekanntesten EDI-Formate
Interessantes über die bekanntesten EDI-Formate:
Die Anfänge des Electronic Data Interchange (EDI) reichen bis in die 1960er Jahre in den USA zurück. Zu Beginn fehlten standardisierte Formate, stattdessen wurden je nach Bedarf individuelle Nachrichtenstrukturen festgelegt. Die Übertragung erfolgte damals über Telefon- und Telex-Leitungen.
Der erste weltweit anerkannte Standard wurde 1988 von den Vereinten Nationen etabliert: UN/EDIFACT.
UN/EDIFACT steht für United Nations/ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Er zählt auch heute noch zu den führenden internationalen Standards für den elektronischen Datenaustausch über Branchengrenzen hinweg. Die verschiedenen Versionen von EDIFACT werden Verzeichnisse genannt und jährlich am 1. April sowie 1. Oktober aktualisiert.
Im EDIFACT-Standard sind einheitliche Nachrichtentypen definiert, jeweils durch sechs Großbuchstaben gekennzeichnet. Einige häufig vorkommende Typen sind:
- ORDERS – Bestellung (Auftrag)
- DESADV – Lieferavis (Lieferschein)
- ORDRSP – Auftragsbestätigung
- ORDCHG – Bestelländerung
- PAYMUL – Zahlungsaufträge
- FINSTA – Bankkontoauszug
- INVOIC – Rechnung
- PRICAT – Preisliste und Artikeldaten
EDIFACT-Nachrichten folgen einer einheitlichen Grundstruktur:
- UNA – Trennzeichen
- UNB – Übertragungskopf
- UNG – Funktionsgruppenkopf
- UNH – Meldungskopf
- Verschiedene Datensegmente je nach Verwendungszweck
- UNT – Meldungsende
- UNE – Ende der Funktionsgruppe
- UNZ – Dateiabschluss
Die Segmente UNB und UNZ bilden gemeinsam den “Umschlag” der Datei und enthalten grundlegende Informationen. Um den UN/EDIFACT-Standard zu nutzen, benötigt das ERP-System eine passende Schnittstelle, die in der Regel als erweiterbares Modul von ERP-Anbietern angeboten wird.
E-Rechnung
Im Gegensatz zu Rechnungen, die auf dem EDI-Format basieren, müssen gewöhnliche E-Rechnungen derart gestaltet sein, dass diese auch einfach von Menschen gelesen werden können. Dabei sind besonders Rechnungen im PDF-Format eine weitverbreitete Form von E-Rechnungen, die sich heutzutage auch im B2C-Bereich durchgesetzt hat. Elektronische Rechnungen müssen hierbei ebenfalls alle formalen Anforderungen erfüllen, die an Papierrechnungen gestellt werden und auch die Echtheit der Dokumente muss nachverfolgbar und überprüfbar sein.
ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein spezielles PDF, welches Rechnungsdaten in strukturierter Form in eine XML-Datei einbindet. Dieses Vorgehen ermöglicht es, dass rechnungsempfangende Systeme die Daten der Rechnung ohne menschliches Zutun weiterarbeiten können. Der Ansatz ist besonders im B2B-Bereich und in der öffentlichen Verwaltung verbreitet und eine gelungene Alternative zu herkömmlichen E-Rechnungen.
Der Einsatz des Standards führt zu einem verringerten Verwaltungsaufwand und erlaubt es Unternehmen zudem, den Rechnungslauf einfacher in ihre digitalen Workflows zu integrieren. Rechnungen, die mit dem Standard erstellt werden, müssen jedoch eine menschliche Lesbarkeit aufweisen und ebenfalls die Richtlinien zur Datensicherheit einhalten.
Was ist XML?
Die Abkürzung XML steht für eXtensible Markup Language. Sie repräsentiert eine Auszeichnungssprache in einem textbasierten Format, die erstmals am 10. Februar 1998 vom World Wide Web Consortium veröffentlicht wurde. Diese Sprache dient zur Darstellung und dem plattformunabhängigen Austausch strukturierter Informationen und Daten. XML-Dateien sind sowohl von Menschen in Editoren bearbeitbar als auch direkt von Computern lesbar und verarbeitbar. Ähnlich wie HTML besteht XML aus Tags, die zwischen Klammern </> stehen. Ihre äußere Erscheinung ist festgelegt, jedoch bleibt der Inhalt variabel. Durch die Verschachtelung der Tags entsteht eine hierarchische Struktur in den Dateien. XML überzeugt durch Erweiterbarkeit, weitreichende Verbreitung und vielfältige Einsatzmöglichkeiten.
XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-basierter Standard für die elektronische Erstellung von Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber innerhalb Deutschlands übermittelt werden und eine Höhe von mindestens 1.000 Euro aufweisen. Der Standard beinhaltet die Vorgaben des CEN (Europäisches Komitee für Normung) und muss ab spätestens 2020 von allen Bundesministerien und Verfassungsorganen angenommen werden.
Gesetzeskonformität mit EDI-Rechnungen
EDI-Rechnungen spielen eine wichtige Rolle bei der Erfüllung lokaler gesetzlicher Anforderungen in verschiedenen Ländern. Die Zustimmung der Geschäftspartner zum E-Invoicing erfolgt durch einen schriftlichen EDI-Vertrag. Darin wird festgelegt, welches E-Invoicing-Format (XML, EDIFACT) verwendet wird und über welche Übermittlungsverfahren (direkt über AS/2 oder indirekt über Value-Added-Network-Provider wie das Peppol-Netzwerk) Rechnungen ausgetauscht werden. Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten die Identität des Rechnungsausstellers und die Integrität des Inhalts bei der EDI-Übertragung.
Die Prüfung der Rechnungsinhalte erfolgt automatisiert und kosteneffizient, um Korrektheit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. E-Invoices werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsmindestdauern und anderen Kriterien im Einklang mit landesspezifischen Regelungen archiviert. Die Einhaltung von maschineller Auswertbarkeit und sicheren Datenzugriff für Finanzbehörden wird durch vereinbarte Nachrichtenstandards und EDI-Integrationslösungen ermöglicht. Innerhalb von ERP- und Archivsystemen können spezielle Rollen und Berechtigungen eingesetzt werden, um den Datenzugriff sicherzustellen.
Vorteile
Die elektronische Rechnungslegung entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. Die Vorteile des Ansatzes liegen hierbei klar auf der Hand. So entfallen die Kosten für Porto, Papier und Druckertinte. Zudem müssen die Rechnungen nicht mehr manuell abgelegt und sortiert werden. Der Einsatz von EDI-Verfahren zur Erstellung von Rechnungen ist hierbei ein weiterer wichtiger Schritt hin zur Automatisierung.
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Im Gegensatz zu Rechnungen die als gewöhnliche PDF-Datei übermittelt werden, können die Rechnungen bei EDI direkt, ohne zusätzliche OCR-Software, versendet, abgeglichen und weiterarbeitet werden. Dieses Vorgehen senkt nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Datenqualität. Zudem lassen sich elektronische Rechnungen weitaus effizienter archivieren und auch der Zugriff auf die Dokumente gestaltet sich wesentlich einfacher als bei klassischer Ordnerablage. Die schnelle Zustellung der Rechnungen und deren automatische Verarbeitung verbessern zudem die Liquidität des Unternehmens, da Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden können.
Nachteile
Die Umstellung auf EDI ist initial mit Kosten verbunden, wobei das System auch im Nachgang gewartet werden muss. Zudem müssen sich beide Parteien auf das EDI-Verfahren einigen, sodass der Ansatz derzeit besonders in großen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz kommt. Das System muss ferner die Unversehrtheit und Authentizität der Rechnungen garantieren und die Option bieten, die Rechnungen für mindestens 10 Jahre zu archivieren. Diese Anforderungen führen zu einem nicht unerheblichen IT-Aufwand, wobei geänderte Sicherheitsvorschriften immer wieder Anpassungen und Aktualisierungen des Systems notwendig machen.
Fazit
Die Verwendung des EDI-Verfahrens bietet signifikante Einsparungspotenziale für Unternehmen jeglicher Größe. Dabei lassen sich die strukturierten Rechnungen automatisch erstellen, übermitteln und weiterverarbeiten.
Dieses Vorgehen senkt nicht nur die Fehlerquote, sondern führt dank der verringerten Durchlaufzeiten auch dazu, dass Zahlungen schneller eingehen und somit den Cashflow des Unternehmens langfristig stärken. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer Vereinbarung und der Etablierung eines EDI-Verfahrens, wodurch das System nicht für den B2C-Bereich geeignet ist.
FAQ
Was bedeutet EDI?
EDI steht für Electronic Data Interchange. Der Begriff setzt sich aus den Kernfunktionen von EDI zusammen: 1. Papier Dokumente werden von EDI durch elektronische Dokumente ersetzt. 2. Die Daten werden in einem standardisierten Format übertragen.
Was sind EDI-Rechnungen?
EDI Rechnungen (kurz für: Electronic Data Interchange) tauschen elektronische Dokumente in einem Standardformat aus. Der Sender und der Empfänger können dabei die Daten einheitlich interpretiert und direkt weiterverarbeiten.
Warum EDI?
Mithilfe von EDI ist ihre Kommunikation mit Ihren Kunden, Lieferanten sowie Spediteuren zeitnah, zuverlässiger und effektiver. Zusätzlich können Ihre Unternehmensprozesse effizienter gestaltet werden.
Welche Vorteile haben EDI-Rechnungen?
Die elektronische Rechnungserstellung ist in einer Vielzahl an Ländern bereits verpflichtend und wichtiger Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. EDI bergen dabei viele Vorteile wie die Kostenreduktion von Papier und Porto und die Verbesserung der Datenqualität.
Ein Kommentar zu "EDI Rechnungen"
Vielen Dank für diesen Beitrag über Rechnungen mit EDI Software. Gut zu wissen, dass es dafür zwischen den betreffenden Unternehmen zunächst eine Rahmenvereinbarung brauch. Wir wollen immer digitaler arbeiten und auch Rechnungen so konzipieren, daher helfen uns diese Informationen sehr.