Rechnungsstellung Software
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Rechnungsstellung Software?
Mit einer Rechnungsstellung Software können Unternehmen und Selbstständige ihre Rechnungen erstellen, versenden und verwalten. Sie nutzen damit eine digitale Lösung und gelangen zu effizienteren Abläufen und im Idealfall zu geringeren Kosten in der Buchhaltung. Zu den Kernfunktionen einer solchen Software gehört immer die Erstellung von E-Rechnungen. Diese erfolgt zumeist anhand von Vorlagen, bei denen alle Pflichtangaben Berücksichtigung finden. Damit leisten diese Programme auch einen Beitrag zur Vermeidung von Fehlern.
Pflicht ab 2025: E-Rechnungen für Unternehmen
Elektronische Rechnungen sind schon lange bekannt, deren Versand erfolgt zum Beispiel in Form einer PDF als E-Mail-Anhang. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine E-Rechnung. An die stellt der Gesetzgeber nämlich viel strengere Anforderungen, ab dem 01.01.2025 sind diese E-Rechnungen für Unternehmen sogar Pflicht.
Wichtig ist es, dass diese Rechnungen in einem entsprechenden standardisierten Format vorliegen und maschinenlesbar sind. Das bietet entscheidende Vorteile für die schnelle Weiterverarbeitung dieser Rechnungen und ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD genügen den neuen Anforderungen und speichern die Rechnungsdaten als XML. Der Versand erfolgt über ein spezielles Rechnernetzwerk.
Was macht eine gute Rechnungsstellung Software aus?
Eine gute Rechnungsstellung Software bietet die Möglichkeit, direkt aus einem Angebot heraus eine Rechnung erstellen zu lassen. Grundsätzlich sollten so viele Schritte wie möglich bei der Rechnungserstellung automatisiert sein und der Nutzer sollte aus der Software heraus seine Rechnungen versenden können. Doch auch nach dem Rechnungsversand sollte die Lösung weiterhin eine Unterstützung anbieten. Die könnte zum Beispiel in der Umsetzung eines Mahnwesens bei nicht bezahlten Rechnungen bestehen. In der Software sollte erkennbar sein, ob die Kunden eine Rechnung bereits bezahlt haben oder nicht. Außerdem sollten sich Lieferscheine versenden lassen und es sollte eine Unterstützung für Fremdwährungen vorliegen. Damit sich die Lösung ab 2025 weiterhin sinnvoll nutzen lässt, sollten sich E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD erstellen lassen.
Vergleich: Rechnungsstellung Software
Der Markt bietet zahlreiche Lösungen für die Rechnungsstellung. Diese unterscheiden sich zum Beispiel in Hinblick auf die verfügbaren Schnittstellen oder das Vorhandensein einer App für Mobilgeräte.
sevDesk Rechnung
Mit sevDesk Rechnung steht ein Werkzeug für die Erstellung von Rechnungen zur Verfügung, das auch mit Fremdwährungen arbeiten kann. Der Funktionsumfang fällt groß aus und umfasst einen DATEV-Export oder die Erstellung von Angeboten. Zu den Besonderheiten gehört, dass die Buchhaltung hier bereits integriert ist. Neben dem rein digitalen Weg besteht auch die Möglichkeit, Rechnungen per Post zu versenden. Wer weitere Funktionen benötigt, kann aus einer Vielzahl an Erweiterungen auswählen.
FastBill
FastBill richtet sich laut Aussagen des Anbieters vor allem an kleine Unternehmen und Selbstständige. Der Funktionsumfang fällt groß aus, hängt aber stark davon ab, welchen Tarif der Nutzer bucht. So ist der automatisierte Beleg-Import zum Beispiel erst bei der Premium-Version inklusive. Auch ein Mahnwesen ist gegen eine zusätzliche Gebühr vorhanden. Zu den Vorteilen des Angebots gehört die intuitive Rechnungsmaske. Sie erleichtert das Erstellen von Rechnungen, die sich mit FastBill bei Bedarf auch per Post versenden lassen.
Beispiel für eine Rechnungsstellung Software: SAP Ariba Invoice Management (Quelle: SAP)
lexoffice
Das Produkt lexoffice umfasst sehr viel mehr als nur die Rechnungsstellung. Die Software bietet auch einen Überblick über Löhne und Gehälter, die einfache und doppelte Buchhaltung sowie die Finanzen im Allgemeinen. Zu den Vorteilen gehören die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und die zahlreichen Schnittstellen. Als Nachteil erweist es sich, dass sich Rechnungen bei dieser Software nur in Euro erstellen lassen.
Billomat
Zu den Stärken von Billomat gehören die vielen Add-ons, mit denen sich die Funktionen an den jeweiligen Bedarf anpassen lassen. Mit gleich drei Paketen ist das Angebot interessant für Freiberufler (“Solo”), kleine Unternehmen und Start-ups (“Business”) sowie für größere Mittelständler (“Enterprise”). Auch ohne Schulungen lässt sich ein schneller Einstieg in die Software finden. Ein automatisches Mahnsystem ist vorhanden. Die Bereitstellung von Billomat für die Rechnungsstellung erfolgt in Form einer Cloud-App.
easybill
Dieses Angebot kommt ohne Buchhaltung aus und konzentriert sich ganz auf die Rechnungen. Daher sind die Funktionen für die Rechnungserstellung auch besonders ausgereift und es besteht eine Unterstützung für Fremdwährungen. Hinzu kommt das automatisierte Mahnwesen, das beim Umgang mit nicht bezahlten Rechnungen viel Zeit sparen kann. Wer sich für die teureren Tarife entscheidet, kann wiederkehrende Rechnungen einfacher handhaben und profitiert von einer Zeiterfassung. Eine App für das Smartphone ist nicht verfügbar.
BillingEngine
Die BillingEngine richtet sich eher an kleine und mittlere Unternehmen und ist auch für Freiberufler interessant. In der kostenlosen Version sind drei Rechnungen pro Monat möglich, ebenso wie ein Export im Format XML, was in Hinblick auf E-Rechnungen wichtig ist. Mehr Funktionen und Möglichkeiten bieten die Versionen Basic, Plus und Premium. Der Rechnungsversand ist bei dieser Lösung nur per E-Mail vorgesehen. Der Anbieter spricht davon, dass die Speicherung von Daten dank DigitalOcean als Hosting-Partner DSGVO-konform erfolgt.
Billtano
Billtano punktet mit einer einfach gehaltenen Benutzeroberfläche und der Zertifizierung nach ISO-27001, was einen hohen IT-Sicherheitsstandard belegt. Das Angebot ist gerade für kleinere Unternehmen interessant und bietet viele Funktionen für die Rechnungsstellung. Es besteht aber keine Unterstützung für die einfache Buchführung und es sind keine Schnittstellen für Elster, DATEV oder XML vorhanden.
Papierkram
Wer auf eine ausgereifte Funktion für die Zeiterfassung Wert legt, gehört zur Zielgruppe von Papierkram. Das Tool ist auf eine unkomplizierte Rechnungsstellung ausgelegt und bietet auch einen kostenfreien Tarif an. Das Zeit-Tracking ist interessant, wenn der Nutzer projektbasiert arbeitet. In diesem Fall lässt sich die aufgewendete Zeit für einen Job leichter abrechnen. Rechnungen lassen sich bei dieser Software aber nicht in Fremdwährungen erstellen und es sind keine Buchhaltungsfunktionen vorhanden.
Zervant
Wer nicht unbedingt auf Automatisierungsfunktionen angewiesen ist, kann auf Zervant für die Rechnungsstellung zurückgreifen. Das bedeutet, dass die Lösung eher für kleine Rechnungsvolumen ausgelegt ist. Zu den Vorteilen gehört insbesondere die von allen überflüssigen Elementen befreite Benutzeroberfläche. Sie ermöglicht einen schnellen Einstieg und überfordert auch den gelegentlichen Nutzer nicht. Funktionen für die Buchhaltung sind nicht enthalten.
BuchhaltungsButler
Der BuchhaltungsButler hilft bei der einfachen Rechnungserstellung und punktet mit seiner smarten Belegverwaltung. Die Software ist einfach zu bedienen, lässt jedoch einige wichtige Funktionen vermissen. So sind zum Beispiel keine Zeiterfassung oder ein Mahnwesen vorhanden. Das ist wenig verwunderlich, weil bei diesem Angebot bereits dem Namen nach der Fokus auf die Buchhaltung gerichtet ist. Die intuitive Benutzeroberfläche stellt hier den wesentlichen Vorteil dar.
SAP Ariba Invoice Management
Bei dieser Lösung aus dem Hause SAP findet eine Integration von Einkauf und Rechnungsstellung statt. Durch die Bereitstellung in der Cloud und die Automatisierung von Rechnungsabstimmung und Genehmigungen soll sich die Komplexität im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung deutlich reduzieren lassen. Dank des elektronischen Workflows lassen sich Rechnungen automatisch weiterleiten und damit Verzögerungen bei der Bearbeitung vermeiden. Bei einer nahezu vollständig berührungsfreien Rechnungsstellung helfen auch weitere Services wie SAP Business AI.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
Die Rechnungsstellung geht heute deutlich leichter von der Hand, wenn eine passende Software zur Verfügung steht. Solo-Selbstständige profitieren von den Angeboten auf dem Markt ebenso wie KMU. Zu beachten ist jedoch, dass einige interessante Funktionen wie etwa ein Mahnwesen bei vielen Apps erst bei den Premium-Versionen bzw. gegen einen Aufpreis verfügbar sind.
FAQ: Rechnungsstellung Software
Welche Vorteile bietet eine Rechnungsstellung Software?
Eine Rechnungsstellung Software ermöglicht Unternehmen und Selbstständigen eine effiziente Erstellung, Verwaltung und den Versand von Rechnungen. Durch die Nutzung digitaler Vorlagen, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, werden Fehler vermieden und der gesamte Rechnungsprozess automatisiert. Dies führt zu einer Reduktion der Arbeitsbelastung und senkt die Kosten in der Buchhaltung.
Was sind E-Rechnungen und warum werden sie ab 2025 Pflicht?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Ab dem 01.01.2025 sind sie für Unternehmen verpflichtend. E-Rechnungen bieten den Vorteil einer schnelleren Weiterverarbeitung und einem höheren Automatisierungsgrad, was zu effizienteren Geschäftsprozessen führt. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen und ermöglichen den sicheren Versand über spezielle Netzwerke.
Welche Funktionen sollte eine gute Rechnungsstellung Software bieten?
Eine gute Rechnungsstellung Software sollte die Möglichkeit bieten, Rechnungen direkt aus Angeboten zu erstellen und viele Schritte des Prozesses zu automatisieren. Der Versand der Rechnungen sollte direkt aus der Software möglich sein, inklusive eines Mahnwesens für unbezahlte Rechnungen. Zudem sollte die Software die Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD ermöglichen und Unterstützung für Fremdwährungen sowie den Versand von Lieferscheinen bieten, um auch zukünftige Anforderungen zu erfüllen.
Weitere Informationen
- SAP Ariba Invoice Management (SAP)
- Vergleich Rechnungsprogramme (Unternehmerkanal)
- Rechnungssoftware Test (Experte.de)
- E-Rechnung (Knowhow)
