Howto: In 7 Schritten zur Dokumentenarchivierung mit ArchiveLink
Aufgrund gesetzlicher Regelungen und dem bevorstehenden Umstieg auf S/4HANA ist eine revisionssichere Archivierung für Unternehmen unumgänglich. Durch die Nutzung der integrierten SAP ArchiveLink-Schnittstelle stellen Sie sicher, die Anforderungen nach den gesetzlichen Vorgaben der „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD) einzuhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in 7 Schritten die Dokumentenarchivierung mit ArchiveLink umsetzen können.
Das Wichtigste im Überblick
- Revisionssichere Archivierung ist aufgrund gesetzlicher Vorgaben und S/4HANA zwingend erforderlich.
- SAP ArchiveLink ermöglicht eine GoBD-konforme Dokumentenarchivierung direkt aus dem SAP-System heraus.
- Die technische Umsetzung umfasst Tabellenanpassungen, Content Repositories, Dokumentenarten und Customizing.
- Über Reports und Standard-Funktionsbausteine lassen sich Dokumente ablegen und anschließend testen und anzeigen.
Schritt 1: Tabellenbereich vorbereiten
Im ersten Schritt erstellen Sie einen Bereich, in dem die Dokumente abgelegt werden. Öffnen Sie dazu die Transaktion SE80 und suchen Sie die Tabelle SDOKCONT1. Anschließend wählen Sie mittels Kontextmenü die Funktion „als lokales Objekt kopieren“ aus und legen einen beliebigen Namen fest. Wichtig ist dabei, dass Sie die Erweiterungskategorie der Tabelle definieren und die gespeicherte Änderung aktivieren.
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Schritt 2: Ablageort mittels Content Repository erstellen
Mit dem Content Repository wird im nächsten Schritt ein Ablageort für die Dokumente geschaffen. Öffnen Sie dazu die OAC0 und erstellen Sie ein beliebiges Content Repository. Wichtig ist, dass im Feld „Document Area“ der Wert „ArchiveLink“ und unter „Storage Type“ „SAP-System Database“ ausgewählt ist. Die in Schritt 1 erstellte Tabelle wird anschließend im Bereich „Content Tables“ eingetragen.
Schritt 3: Dokumentenart einrichten
Tragen Sie für einen ersten Test mithilfe der Transaktion OAC2 eine beliebige Dokumentenart ein. Wählen Sie dazu einen beliebigen Dokumentennamen, das passende Objekt, eine beliebige Beschreibung und „Class“ aus. Das Feld „Class“ beschreibt die gewünschte Dateiendung.
Schritt 4: Dokumentenverknüpfung einrichten
Verknüpfen Sie nun das im ersten Schritt erstellte Content Repository mit der Dokumentenart, dem gewählten Objekt des Dokuments und der Verknüpfungstabelle TOA01 in der Transaktion OAC3. Die Grundlagen rund um das Customizing sind nun komplett.
Schritt 5: Report zur Ablage von Dokumenten erstellen
Damit ein Dokument im SAP-System abgelegt werden kann, fehlt noch ein abschließender Report, der es erlaubt, Einträge in den wichtigsten Tabellen vorzunehmen und das Dokument entgegenzunehmen. Der Report benötigt die folgenden Eingabefelder:
- Dateiname
- Content Repository
- Dokumenttyp (Dateiendung)
- Dokumentobjekt
- Dokumenttyp
- Objekt-ID
Anschließend müssen Sie die Funktionsbausteine ARCHIVOBJECT_CREATE_FILE sowie ARCHIV-CONNECTION-INSERT einbinden und korrekt befüllen. Diese beiden Funktionsbausteine führen zu den jeweiligen Einträgen in den entsprechenden Tabellen und zum Upload des Dokuments.
Schritt 6: Dokument ablegen
Im nächsten Schritt müssen Sie den Report aufrufen und die relevanten Daten eintragen. Dazu müssen Sie hier Einträge in der Tabelle TOA01 und in Schritt 1 durch den Report vornehmen. Diese können Sie auch mittels SE11 oder SE16 anschauen.
Schritt 7: Aufruf des Dokumentes testen
Mithilfe der Transaktion SE37 und dem Funktionsmodul ARCHIVOBJECT_DISPLAY können Sie nun im letzten Schritt die ArcDocID aus Schritt 6 eingeben und auf „Ausführen“ klicken. Anschließend wird der Document Viewer geöffnet und das Dokument ist zu sehen.
Fazit: Dokumentenarchivierung mit ArchiveLink
Die revisionssichere Dokumentenarchivierung ist für Unternehmen sowohl aus regulatorischer Sicht als auch im Zuge der S/4HANA-Transformation unverzichtbar. Mit SAP ArchiveLink steht eine standardisierte und bewährte Schnittstelle zur Verfügung, um Dokumente GoBD-konform im SAP-System zu archivieren.
Die beschriebenen sieben Schritte zeigen praxisnah, wie sich ArchiveLink technisch einrichten und testen lässt – von der Tabellenvorbereitung über das Customizing bis hin zur Ablage und Anzeige von Dokumenten. Damit schaffen Unternehmen eine belastbare Grundlage für rechtssichere Archivierungsprozesse und zukünftige Systemumstellungen.
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Dieser Artikel erschien bereits im November 2021. Der Artikel wurde am 03.02.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Warum ist ArchiveLink für die GoBD-Konformität der Dokumentenarchivierung relevant?
ArchiveLink stellt sicher, dass Dokumente revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden und erfüllt damit zentrale Anforderungen der GoBD an elektronische Aufbewahrungssysteme.
Ist die beschriebene Vorgehensweise auch für S/4HANA geeignet?
Ja, ArchiveLink ist sowohl in klassischen SAP-Systemen als auch in S/4HANA verfügbar und bildet eine wichtige Basis für die Archivierung im S/4HANA-Umfeld.
Werden für die Dokumentenablage Eigenentwicklungen benötigt?
Für die eigentliche Ablage ist ein eigener Report erforderlich, der Standard-Funktionsbausteine nutzt. Das grundlegende Archivierungsframework stellt SAP jedoch standardmäßig bereit.
Wie kann geprüft werden, ob die Archivierung korrekt funktioniert?
Die Funktionsfähigkeit lässt sich über das Anzeigen der archivierten Dokumente testen, zum Beispiel mit dem Funktionsmodul ARCHIVOBJECT_DISPLAY und der zugehörigen ArcDocID.
