SAP Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung
Wer sich mit SAP Archivierung beschäftigt kommt um die Begriffe Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung nicht herum. Viele Webseiten und auch Berater nutzen die Begriffe entweder synonym, oder nur einen der beiden.
Der Unterschied liegt – wie so häufig – im Detail. Datenarchivierung bedeutet, dass Zeilen aus Datenbanktabellen archiviert werden. Bei der Dokumentenarchivierung werden Dokumente wie PDFs, Word-Dateien oder E-Mails archiviert. Der Unterschied liegt also in der Art der archivierten Daten.
Sowohl bei der Datenarchivierung als auch bei der Dokumentenarchivierung wird über die SAP Schnittstelle ArchiveLink archiviert. Der eigentliche Archivierungsprozess bei der Daten- und Dokumentenarchivierung unterscheidet sich jedoch.
Der Archivierungsprozess
Datenarchivierung
Bei der Datenarchivierung schreibt SAP Zeilen aus Datenbanktabellen in Archivdateien. Das bedeutet, dass archivierte Daten nur noch über gesonderte Transaktionen verfügbar sind. Je nach Applikation greifen auch die gewöhnlichen Transaktionen für Zugriffe auf archivierte Daten zu, wie z.B. im FI. Wichtig bei der Datenarchivierung ist, dass Sie dabei die gesetzlichen Vorgaben nicht außer Acht lassen. In in diesem Beitrag erfahren Sie mehr.
Dokumentenarchivierung
Dokumentenarchivierung ist im Vergleich etwas einfacher, da SAP die Dokumente auch im Archiv leicht lesen kann. Dadurch ist der Archivzugriff meistens nahtlos in den Standard-Transaktionen möglich. In den meisten Fällen werden Erzeugnisse wie PDFs sogar direkt im Archiv abgelegt und nur noch per Link mit den SAP Business Objekten verknüpft.
Am Ende liegen beide Arten, Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung, wieder als Dateien vor: Entweder als Archivdateien oder als Dokumentdateien wie PDF oder Word. Sie sind also aus Sicht vom Archivsystem gar nicht so unterschiedlich.
Wo liegen die meisten Ersparnispotenziale?
Wie Sie am meisten Speicherplatz in der Datenbank und dem Application Server des Produktivsystems sparen können hängt ganz von Ihrem individuellen Anwendungsfall ab. Archiviert ihr SAP System viele Dokumente, zum Beispiel eingehende und ausgehende Vertriebsdokumente, eingehende und ausgehende E-Mails oder Drucklisten? Auch von Bedeutung ist, wie viele Daten bei Ihnen in den Tabellen liegen. Die lässt sich relativ leicht über die Transaktion DB02 ermitteln.
Fazit und Handlungsempfehlung
Es ist sinnvoll beide Arten der Archivierung zu verfolgen. Bei beiden lässt sich Speicherplatz sparen, der gerade in Zeiten von HANA DB sehr teuer sind. Bei neuen Entwicklungen empfehle ich die Datenarchivierung bereits im Konzept mit zu verankern. Sollte ihr SAP System bereits länger im Einsatz sein, lohnt es sich aus Performance- und Speicherplatz-Gründen einen Blick auf Datenarchivierung zu schmeißen.
Mein Tipp: Machen Sie sich selbst ein Bild von Ihren Datenmengen und werfen Sie einen Blick auf die Transaktion DB02.
Möchten Sie mehr zum Thema Archivierung in SAP erfahren? Dann schauen Sie sich gerne weiter auf unserem Blog um. Sprechen Sie auch direkt mit mir, wie wir das Thema Archivierung bei Ihnen angehen können.
