E-Invoicing in anderen EU-Staaten
Seit 2019 müssen Unternehmen in EU-Staaten, wenn sie eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, diese Rechnung als E-Rechnung übermitteln, also üblicherweise als strukturierte XML-Datei. Dabei gibt es einige länderspezifische Lösungen für die E-Rechnung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie andere EU-Staaten die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) handhaben.
E-Invoicing in der EU: Die gesetzliche Vorgabe
In der EU gibt es die Europäische Norm EN 16931, welche die E-Rechnung im B2G-Bereich normiert. Es geht also darum, wie Unternehmen eine elektronische Rechnung an eine öffentliche Stelle wie ein Ministerium zu stellen haben.
Einige Länder wie Deutschland oder Italien haben zusätzliche Regelungen für den B2B-Bereich erlassen, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. So müssen Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich E-Rechnungen verarbeiten können. Dafür gibt es die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung.
Solche speziellen Formate gibt es in jedem EU-Staat. Damit Sie wissen, auf welche Regeln und Formate Sie achten müssen, wenn Sie Geschäfte mit Kunden in anderen EU-Staaten machen, haben wir hier die Regelungen für einige EU-Staaten zusammengetragen.
Frankreich
In Frankreich müssen Unternehmen ab dem 1. September 2026 im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Größere Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt auch in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen, für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. September 2027.
Frankreich hat gemeinsam mit Deutschland das hybride Format Factur-X entwickelt, das in Deutschland ZUGFeRD heißt und aus einem PDF-Dokument besteht, in das eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Die XML-Datei kann von Computern automatisiert verarbeitet werden, während Menschen die Rechnung mithilfe des PDF-Dokuments unkompliziert prüfen können.
Neben Factur-X werden in Frankreich auch E-Rechnungen als reine XML-Dateien mit den Standards UBL und CII verwendet.
Für die Übermittlung der E-Rechnungen war in Frankreich ursprünglich die staatliche Plattform Chorus Pro vorgesehen. Seit dem 15. Oktober 2024 dürfen E-Rechnungen im B2B-Bereich nur noch über zertifizierte Dienstleister, sogenannte PDP, übermittelt werden. Unternehmen müssen zum Austausch von Rechnungen einen der zertifizierten PDP nutzen, der direkte Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen ist nicht zulässig.
E-Invoicing in der EU: Rollout-Plan (Stand: Januar 2025)
Italien
Italien ist in der EU der Vorreiter für das E-Invoicing. Seit Anfang 2024 sind E-Rechnungen für die Bereiche B2G und B2B für Unternehmen jeder Größe verpflichtend. Außerdem müssen Unternehmen im B2C-Bereich eine E-Rechnung ausstellen, wenn der private Kunde es verlangt.
Das Format für E-Rechnungen in Italien ist FatturaPA. Das Format ist rein XML-basiert, es gibt jedoch spezielle Erweiterungen, um PDF-Rechnungen direkt in XML zu konvertieren.
Als Plattform für die Übermittlung der E-Rechnungen dient das Sistema di Interscambio (SdI). Das SdI überprüft dabei alle eingehenden E-Rechnungen auf Vollständigkeit, fehlerhafte E-Rechnungen werden an den Aussteller zurückgeschickt und gelten als nicht zugestellt. Unternehmen müssen die E-Rechnung innerhalb von 12 Tagen zustellen. Bei Nichteinhaltung dieser Frist drohen empfindliche Strafen.
Niederlande
In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung nur für den B2G-Bereich verpflichtend. Für den B2B-Bereich ist die Verwendung von E-Rechnungen freiwillig und der Kunde muss dem Erhalt einer E-Rechnung vorher zustimmen.
Die E-Rechnungen an öffentliche Stellen werden mittels Peppol oder mithilfe des Leveranciersportaal (deutsch: Lieferantenportal) gestellt.
Aktuell gibt es keine direkten Bestrebungen, die E-Rechnung wie in Deutschland auch im B2B-Bereich verpflichtend zu machen. Da der Trend in der EU jedoch insgesamt in Richtung E-Rechnung geht, ist es zu erwarten, dass dieser Schritt in den nächsten Jahren unternommen wird.
Österreich
In Österreich gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch nur im B2G-Bereich. Über das Portal e-Rechnung.gv.at werden E-Rechnungen im österreichischen XML-Format ebInterface ausgetauscht. Auch in Österreich gibt es derzeit keine konkreten Pläne, die E-Rechnung auch für den B2B-Bereich verpflichtend zu machen.
Spanien
In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ebenfalls verpflichtend und wird mit dem Format FacturaE über die Plattform PGEFe abgewickelt. Für den B2B-Bereich soll die E-Rechnung ebenfalls verpflichtend werden, die Verpflichtung wird aber vermutlich erst 2027 kommen.
Polen
In Polen gilt aktuell auch eine E-Rechnungs-Pflicht für den B2G-Bereich. Die Pflicht für den B2B-Bereich soll ab 1. Februar 2026 für große Unternehmen und ab Mitte 2026 für alle Unternehmen folgen. E-Rechnungen werden in Polen über die Plattform KSeF im XML-Format übermittelt.
E-Invoicing in der EU mithilfe von SAP DRC
Es gibt also viele verschiedene länderspezifische Regelungen, die gerade für Unternehmen, die viele internationale Kunden haben, ein Problem darstellen können.
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) ist eine Lösung für Unternehmen, um mit elektronischen Dokumenten aller Art umzugehen – auch mit E-Rechnungen. DRC hilft Unternehmen dabei, weltweit Compliance-Anforderungen im Umgang mit elektronischen Dokumenten zu erfüllen. So können Sie beispielsweise die Übertragung von elektronischen Dokumenten via Peppol automatisieren.
Da DRC auf dem eDocument Framework basiert, verfügt die Anwendung über alle nötigen Funktionen, um E-Rechnungen erstellen und verarbeiten zu können. DRC wandelt die Rechnung in eine XML-Datei um und übermittelt sie an die vorgesehene Stelle. Hier hilft Ihnen auch das SAP Application Interface Framework (AIF), mit dessen Hilfe die Rechnungsdaten auf das jeweilige länderspezifische XML-Format anpassen lassen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: E-Invoicing in der EU
Wie Sie im Beitrag gelesen haben, kocht jeder EU-Staat beim Thema E-Invoicing sein eigenes Süppchen. Die Zusammenarbeit von Deutschland und Frankreich bei ZUGFeRD bzw. Factur-X bildet eine Ausnahme.
Während Staaten wie die Niederlande oder Spanien die EU-Vorgabe für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich umsetzen, sind Länder wie Frankreich und Deutschland bei der E-Rechnung schon etwas weiter und machen sie auch verpflichtend für den B2B-Bereich. In Italien können sogar private Kunden eine E-Rechnung verlangen, die E-Rechnung erhält hier also Einzug in den B2C-Bereich.
Perspektivisch werden auch weitere Länder wie die Niederlande oder Österreich mit der E-Rechnung im B2B-Bereich nachziehen, da sich durch die automatisierte Rechnungsstellung viele Vorteile ergeben wie höhere Effizienz, Vermeidung von Steuerbetrug und Schonung von natürlichen Ressourcen.
Wenn Ihr Unternehmen Kunden in verschiedenen EU-Ländern hat, hilft Ihnen SAP DRC dabei, die Rechnung im jeweils länderspezifischen Format für E-Rechnungen zu stellen. So können Sie sicher sein, dass Sie alle Vorgaben erfüllen und reduzieren die Compliance-Risiken.
Wenn Sie weitere Fragen zur E-Rechnung im EU-weiten Kontext haben, sprechen Sie uns gerne an.
