Beispiele für E-Rechnungen
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen in Deutschland kaufen, müssen dafür E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen außerdem E-Rechnungen versenden können. Aber wie sieht so eine E-Rechnung konkret aus? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Beispiele für die relevanten Standards für E-Rechnungen in Deutschland.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungspflicht: Empfang ab 2025, Versand ab 2027 verpflichtend für B2B in Deutschland.
- XML ist das vorgegebene Format für E-Rechnungen. Es ist maschinenlesbar und für die automatisierte Verarbeitung geeignet.
- Standards in Deutschland: XRechnung (nur XML) und ZUGFeRD (XML in PDF/A-3 eingebettet).
- XRechnung unterstützt CII und UBL, ZUGFeRD nur CII; Visualisierungstools erleichtern die menschliche Lesbarkeit.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format wie beispielsweise der Extensible Markup Language (deutsch: Erweiterbare Auszeichnungssprache, kurz: XML). Eine XML-Datei ist für Menschen nur schwer lesbar, Computer können mit diesem Format jedoch sehr gut umgehen. Das hat den Vorteil, dass Computer E-Rechnungen im XML-Format sehr schnell automatisiert verarbeiten können. So können die üblichen Standardrechnungen in einem Unternehmen ohne manuellen Aufwand vom Computer automatisch ausgestellt und beglichen werden. Der Mensch kann dann bei den komplizierten Rechnungen eingreifen.
Welche Standards gibt es für die E-Rechnung in Deutschland?
In Deutschland werden die beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Eine XRechnung besteht nur aus einer reinen XML-Datei, während eine ZUGFeRD-Rechnung die XML-Datei in eine PDF-Datei einbettet. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann deshalb direkt gut von einem Menschen gelesen werden. Um eine XRechnung gut lesen zu können, benötigen Sie in Ihrem ERP-System ein Tool zur Visualisierung der XML-Datei.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD ist, dass XRechnung sowohl den Cross Industry Invoice (CII)-Standard als auch die Universal Business Language (UBL) unterstützt, während ZUGFeRD nur CII verwendet.
Beispiel 1: Aufbau einer XRechnung in CII
Im Folgenden sehen Sie den Rechnungskopf einer XRechnung im XML-Format.
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100" xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"> <rsm:ExchangedDocumentContext> <ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter> <ram:ID>urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung:3.0.2</ram:ID> </ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter> </rsm:ExchangedDocumentContext> <rsm:ExchangedDocument> <ram:ID>RE-2025-0001</ram:ID> <ram:Name>Beispielrechnung</ram:Name> <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <ram:IssueDateTime> <udt:DateTimeString format="102">20250224</udt:DateTimeString> </ram:IssueDateTime> </rsm:ExchangedDocument> </rsm:CrossIndustryInvoice>
Generell lässt sich gut erkennen, warum es sich bei XML um ein sogenanntes strukturiertes Format handelt. Die Informationen werden in Knoten untereinander geordnet. Oft werden die einzelnen Zeilen zur besseren Lesbarkeit für Menschen jeweils eingerückt. Jede Information wird mit einer Bezeichnung umrahmt, die anzeigt, um was für eine Information es sich handelt.
Beispielsweise steht vor der Rechnungsnummer RE-2025-0001 die Bezeichnung <ram:ID>. ID steht hier für Identifikator. Nach der Rechnungsnummer kommt erneut die Bezeichnung </ram:ID> mit einem Schrägstrich vor der Bezeichnung, um anzuzeigen, dass die Information in dieser Zeile abgeschlossen ist.
Zu Beginn und am Ende der XML sehen Sie die Angabe, dass die XRechnung den CII-Standard nutzt. Außerdem können Sie sehen, dass die E-Rechnung in der XRechnungs-Version 3.0.2 erstellt wurde. Dabei handelt es sich um die aktuelle Version des Standards (Stand August 2025).
Weiter unten sehen Sie die typischen Angaben, die ein Rechnungskopf enthält:
- Rechnungsnummer (RE-2025-0001)
- Bezeichnung der Rechnung (Beispielrechnung)
- Rechnungstyp (380, Handelsrechnung)
- Rechnungsdatum (24.02.2025).
Beispiel 2: Aufbau einer XRechnung in UBL
Hier sehen Sie den Rechnungskopf einer XRechnung, die in UBL erstellt wurde.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"> <cbc:UBLVersionID>2.1</cbc:UBLVersionID> <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017</cbc:CustomizationID> <cbc:ProfileID>urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung:3.0.2</cbc:ProfileID> <cbc:ID>RE-2025-0001</cbc:ID> <cbc:IssueDate>2025-02-24</cbc:IssueDate> <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode> </Invoice>
Der Rechnungskopf der E-Rechnung sieht in UBL ähnlich aus, wie in CII, nur etwas kompakter. Er enthält ebenfalls alle wichtigen Informationen und funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie in CII.
Es ist also möglich, mit etwas Übung eine XML-Datei zu entziffern. Zur besseren Übersicht für Menschen gibt es Tools zur Visualisierung von XRechnungen.
Beispiel 3: Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
Hier sehen Sie die XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100" xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInfor mationEntity:100"> <rsm:ExchangedDocumentContext> <ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter> <ram:ID>urn:ferd:invoice:2p3:comfort</ram:ID> </ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter> </rsm:ExchangedDocumentContext> <rsm:ExchangedDocument> <ram:ID>RE-2025-0001</ram:ID> <ram:Name>Rechnung</ram:Name> <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <ram:IssueDateTime> <udt:DateTimeString format="102">20250224</udt:DateTimeString> </ram:IssueDateTime> </rsm:ExchangedDocument> </rsm:CrossIndustryInvoice>
Die XML-Datei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht grundsätzlich ähnlich aus wie die XML-Datei einer XRechnung und enthält ebenfalls alle wichtigen Informationen. Sie wird im Anhang einer PDF/A-3-Datei verschickt. Dieses besondere PDF-Format eignet sich für die lange Archivierung einer Datei und erlaubt es, weitere Dateien an die PDF-Datei anzuhängen.
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Fazit
Eine E-Rechnung enthält die üblichen Angaben wie Rechnungsdatum und Rechnungsnummer in einem strukturierten Format wie XML. Computer können mit dem XML-Format sehr gut umgehen, für Menschen ist eine XML-Datei nur mit etwas Übung lesbar und auch dann ist der Umgang mit einer XML-Datei für Menschen umständlich. Eine XRechnung muss deshalb mit einem Tool visualisiert werden, damit Menschen schnell die Rechnung prüfen können. Eine ZUGFeRD-Rechnung bettet die XML-Datei in eine PDF-Datei ein. So kann ein Mensch die PDF-Datei prüfen, während der Computer nur mit der XML-Datei arbeitet.
Beide Dateien enthalten jedoch die gleichen Angaben und können beispielsweise von SAP S/4HANA problemlos verarbeitet werden. Tools wie das SAP Ariba Invoice Management oder das SAP Invoice Management by OpenText verbessern die Verarbeitung von E-Rechnungen. Für die internationale Rechnungsstellung bietet sich SAP DRC an.
Websession: E-Rechnung
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FAQ
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung im B2B-Bereich?
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind sie zusätzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Was ist eine E-Rechnung und in welchem Format muss sie ausgestellt werden?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, typischerweise XML. Dieses Format ist maschinenlesbar und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es in Deutschland?
In Deutschland werden XRechnung und ZUGFeRD genutzt. XRechnung ist eine reine XML-Datei, während ZUGFeRD die XML-Datei in eine PDF/A-3-Datei einbettet, die auch für Menschen leicht lesbar ist.
Was ist der Unterschied zwischen CII und UBL?
Beide sind XML-Standards zur Strukturierung von Rechnungsdaten. XRechnung unterstützt CII und UBL, ZUGFeRD hingegen nur CII. Der Aufbau ist ähnlich, wobei UBL etwas kompakter ist.
