E-Rechnungseingang automatisieren: So profitieren Unternehmen
Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Doch die Umstellung auf digitale Rechnungen ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie bietet auch enorme Potenziale für Effizienzsteigerungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einem automatisierten E-Rechnungseingang nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch die Prozesse in der Finanzbuchhaltung optimieren.
Das Wichtigste im Überblick
- Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen, was eine digitale Umstellung der Rechnungsprozesse erfordert.
- Ziel ist eine weitgehende Automatisierung des gesamten Rechnungsworkflows, von Empfang über Prüfung bis hin zur Archivierung.
- Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile wie Kostenersparnis, Fehlerminimierung, schnellere Zahlungsabwicklung und höhere Transparenz.
- SAP bietet verschiedene Lösungen (z. B. SAP Ariba Invoice Management), die Unternehmen helfen, den E-Rechnungseingang zu automatisieren und gesetzliche Anforderungen wie GoBD einzuhalten.
Worum geht es bei dem E-Rechnungseingang?
Der E-Rechnungseingang bezeichnet die Verarbeitung von E-Rechnungen, die in digitaler Form meist als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung in ein Unternehmen gelangen. Seit Anfang 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, zu gewährleisten, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Aktuell geschieht die Übermittlung und damit der Empfang von E-Rechnungen noch häufig per E-Mail. Branchenverbände wie die DSAG beispielsweise fordert jedoch, mit der E-Rechnungspflicht ab 2027 auch eine zentrale Lösung wie Peppol oder ein eigenes deutsches Portal für die Übermittlung von E-Rechnungen einzurichten. Das soll für zusätzliche Standardisierung sorgen und die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen weiter vereinfachen.
Denn die möglichst weitgehende automatisierte Verarbeitung ist das Ziel eines modernen E-Rechnungseingangs. Idealerweise sollte der gesamte Rechnungsworkflow vom Empfang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Archivierung der eingehenden E-Rechnungen ohne Medienbrüche und manuelle Eingriffe ablaufen. In einem vollständig automatisierten E-Rechnungseingang sind manuelle Eingriffe nur bei komplizierten und ungewöhnlichen Fällen notwendig.
ERP-Systeme wie SAP und andere moderne Buchhaltungssoftware ermöglichen diesen Grad der Automatisierung schon heute, indem sie eine durchgängige, systemgestützte Bearbeitung gewährleisten. Die zunehmende Einbindung von Künstlicher Intelligenz in die Prozesse der Verarbeitung von E-Rechnungen verbessert die Effizienz des E-Rechnungseingangs weiter.
Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung sind zahlreich und weitreichend. Besonders Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse auf die digitale Ebene heben, können von signifikanten Effizienzgewinnen profitieren.
Automatisierung von Routineaufgaben
Der manuelle Aufwand für die Rechnungsbearbeitung wird reduziert. Intelligente Workflows erkennen Rechnungsdaten automatisch, prüfen diese auf Richtigkeit und leiten sie an die zuständigen Stellen weiter. Dieser Automatisierungsgrad beschleunigt den gesamten Prozess – vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Durch digitale Workflows wird jeder Bearbeitungsschritt dokumentiert. Dies bietet nicht nur eine lückenlose Nachverfolgbarkeit für interne Kontrollprozesse, sondern hilft auch bei externen Prüfungen und erfüllt die Anforderungen an die Revisionssicherheit gemäß GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung).
Fehlerminimierung
Fehler durch manuelle Eingaben, wie sie in der papierbasierten Rechnungsbearbeitung häufig auftreten, werden durch strukturierte Daten und automatisierte Prüfmechanismen minimiert. Zudem ermöglicht die digitale Verknüpfung von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten einen effizienten Abgleich und vermeidet doppelte oder fehlerhafte Buchungen.
Kostenersparnis
Zahlreiche Studien belegen, dass die digitale Rechnungsverarbeitung im Vergleich zur papierbasierten Bearbeitung erheblich kostengünstiger ist. Lagerkosten entfallen, und die Recherche nach älteren Rechnungen wird durch die digitale Archivierung vereinfacht.
Schnellere Zahlungsabwicklung
Die schnellere Bearbeitung von Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, Zahlungsziele und Skonti besser zu nutzen. So können Unternehmen Mahngebühren vermeiden und ihre Liquiditätsplanung optimieren.
Integration von Lösungen in SAP
SAP bietet verschiedene Lösungen, die die elektronische Rechnungsverarbeitung maßgeblich unterstützen. Eine dieser Lösungen ist SAP Ariba Invoice Management, eine cloudbasierte Lösung, die eine medienbruchfreie Kommunikation mit Lieferanten ermöglicht und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen automatisiert. Weitere Lösungen wie SAP Invoice Management by OpenText und xSuite Invoice bieten eine tiefe Integration in das SAP-System und unterstützen eine automatisierte und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung.
Mit diesen Tools können Unternehmen nicht nur den Rechnungseingang optimieren, sondern auch sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen wie die GoBD eingehalten werden und die Rechnungsdaten revisionssicher archiviert werden.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
E-Rechnungseingang automatisieren
Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Rechnungswesen. Sie spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ermöglicht auch eine effiziente, fehlerfreie und transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Die Verpflichtung, E-Rechnungen im B2B-Bereich ab Januar 2025 zu empfangen, wird den Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse weiter beschleunigen.
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse in ERP-Systeme wie SAP integrieren, profitieren von einer vollständigen Automatisierung und verbessern sowohl die Effizienz als auch die Kontrolle über ihre finanziellen Abläufe. Die digitale Transformation der Rechnungsverarbeitung ist somit nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance, die Arbeitsweise in der Finanzabteilung zukunftssicher und effizient zu gestalten.
Websession: E-Rechnungseingang
Interessieren Sie sich für moderne Lösungen für den E-Rechnungseingang? Dann vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren E-Rechnungsexperten!
FAQ
Was sind die wesentlichen Anforderungen und Herausforderungen beim Umstieg auf den E-Rechnungseingang seit Januar 2025?
Der Umstieg auf den E-Rechnungseingang erfordert die Integration digitaler Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD in den Unternehmen. Die Herausforderung liegt in der nahtlosen Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und der Sicherstellung einer effizienten und fehlerfreien Verarbeitung.
Welche Vorteile bietet die Umstellung auf den E-Rechnungseingang?
Die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, wie eine höhere Effizienz, weniger Fehler, schnellere Zahlungsabwicklung, Transparenz und eine kostengünstigere Handhabung im Vergleich zur papierbasierten Bearbeitung.
Wie unterstützt SAP die E-Rechnungseingang-Umstellung?
SAP bietet Lösungen wie SAP Ariba Invoice Management und SAP Invoice Management by OpenText, die die digitale Verarbeitung von Rechnungen automatisieren und eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme ermöglichen. Dies sorgt für eine effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsbearbeitung.
Welche rechtlichen Anforderungen müssen beim E-Rechnungseingang beachtet werden?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass der E-Rechnungseingang den GoBD-Vorgaben (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) entspricht. Dazu gehören unter anderem die revisionssichere Archivierung und die korrekte Verarbeitung der Rechnungsdaten.
