FAQ: Die drei häufigsten Kundenfragen zu unserer E-Rechnungslösung für SAP
Die E-Rechnungswelt ist bunt gemixt. Es gibt verschiedenen Lösungen und Ansätze, Rechnungen digital abzubilden. Man kann nicht pauschal sagen, dass es eine Lösung gibt, die für alle funktioniert. Es kommt immer darauf an, wie Sie aktuell aufgestellt sind und welches Ziel Sie verfolgen. Da mich in den letzten Monaten vermehrt Fragen zu unserer eignen E-Rechnungslösung erreichen, werde ich im folgenden Blogbeitrag in Kürze auf die 3 häufigsten Fragen zu unserer E-Rechnungslösung für SAP eingehen.
“Warum sind elektronische Rechnungen für mich relevant?”
Seit dem November 2020 sind alle Rechnungssteller in der Pflicht, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch zu übermitteln. Auch private Unternehmen sehen das Potenzial und machen E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Wenn Sie also nicht auf den digitalen Rechnungsversand umstellen, könnte das für Sie Auftragsverlust bedeuten.
Was mir im Rahmen von E-Rechnungsprojekten immer wieder klar wird: Rechnungen sind Dokumente, die an den Kunden des Unternehmens adressiert sind und somit automatisch auch Ihr Unternehmen repräsentieren. Ihre Rechnung ist also eine Ihrer wichtigsten Visitenkarten. Sie sollten sich immer die Fragen stellen: Wie möchten Sie auftreten? Wie professionell ist das? Passt Ihre Rechnung zu Ihnen und Ihrem Unternehmen?
Ich stelle immer wieder fest, dass Kunden alte, geliebte SAPscript-Rechnungen ausgeben. Diese Rechnungen sehen veraltet aus und wenn Sie diese Rechnung an einen Kunden oder Lieferanten schicken, hat das eine Wirkung. Da muss Ihnen bewusst sein.
“Kann ich der Rechnungs-E-Mail weitere Dokumente hinzufügen?”
Wenn Sie eine Rechnung per Mail verschicken, können Sie in den Anhang dieser E-Mail PDFs dazu packen. Das ist kein Problem. Weitere Begleitdokumente können Sie zu der Hauptrechnung hinzufügen. Dabei kommt es auf die Technologie an. Hier im elektrischen Rechnungskontext haben Sie die Möglichkeit, PDF/A-3 Dokumente zu nutzen. Ein kleiner Hinweis: Lassen Sie die E-Mail nicht zu sehr ausufern. Hintergrund ist, dass auch E-Mails von der Dateigröße eine bestimmte Dateibeschränkung haben, wenn diese zu groß werden, dann macht ihr E-Mail-Provider Ihnen einen Strich durch die Rechnung, indem dieser Ihnen sagt: Diese E-Mail kann nicht zugestellt werden, da die Datei zu groß ist. Weniger ist an diesem Punkt manchmal mehr. Die kleine Dateigröße ist bereist ein großer Vorteil der elektronischen Rechnung, versuchen Sie daher Ihre E-Mail nicht durch zu viele zusätzliche Dokumente zu stark zu vergrößern.
“Gibt es bei Ihrer E-Rechnungslösung eine Archievierungsfunktion?”
Ja, eine Archievierungsfunktion ist als Standard mit in unserer Lösung mit inbegriffen. Eine Besonderheit unserer Lösung gibt es dabei bei dem Thema Dokumentensicherheit. Sie haben hier die Möglichkeit, über eine weitere Komponente eine Verschlüsselung und einen Kennwortschutz festzulegen. In diesem Zuge gibt es die Funktion, dass Sie Dokumente ohne Kennwortschutz im Archive ablegen können. So kann jeder Sachbearbeiter unkompliziert die Dokumente sichten, aber das Dokument, das an den Kunden geschickt wird, besitzt wieder den Kennwortschutz. Diese Funktion ist in unserer Lösung standardmäßig mit angebunden.
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Ihre Fragen wurden nicht beantwortet
Ich hoffe, dieses FAQ konnte einige Ihrer Fragen zu unserer E-Rechnungslösung bereits beantworten. Haben Sie weitere Fragen oder Anmerkungen? Dann kommentieren Sie gerne unter diesem Beitrag oder schreiben Sie mir an girke@mind-forms.de.
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