So legen Sie XML-Dokumente für ZUGFeRD 2.3.2 an
Das Format ZUGFeRD erfüllt die ab Januar 2025 geltenden Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, da es maschinell verarbeitet werden kann. Um mit ZUGFeRD arbeiten zu können, müssen Sie ein XML-Dokument anlegen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Format ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format für E-Rechnungen, das maschinell und für Menschen lesbar ist. Dabei ist ZUGFeRD neben XRechnung das zweite relevante Format für E-Rechnungen in Deutschland. Die Rechnungen im ZUGFeRD-Format bestehen aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei und einer für Maschinen lesbaren XML-Datei im Anhang. ZUGFeRD-Rechnungen können daher auch automatisiert weiterverarbeitet werden.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SAP nutzen, gibt es hier mit SAP Document and Reporting Compliance ein Modul für die Erzeugung und Verarbeitung von E-Rechnungen, das auch das ZUGFeRD-Format unterstützt.
Dieser Beitrag bezieht sich auf die aktuelle ZUGFeRD Version 2.3.2. ZUGFeRD ist außerdem kompatibel mit dem nahezu identischen französischen Format Factur-X.
Begleitdokumente zur ZUGFeRD-Rechnung
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen, müssen Sie entsprechende XML-Dateien erstellen. Auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) können Sie zu diesem Zweck Dokumente herunterladen, die den Aufbau der XML-Dokumente erklären.
Die Begleitdokumente geben Nutzern Informationen und Beispiele an die Hand
In dem Ordner finden Sie einfache Beispiele von Rechnungen für verschiedene Waren und Dienstleistungen. Dabei finden Sie zu den verschiedenen ZUGFeRD-Profilen wie Minimum, Basic oder Extended eigene Beispiele. Im Ordner „Dokumentationen“ finden Sie neben Codelisten für Factur-X außerdem technische Anhänge für jedes der Profile. Der Ordner „Schema“ enthält die Schemata, die den Aufbau der XML abhängig vom jeweiligen Profil definieren, als XSD-Dateien.
Das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung
Im Allgemeinen besteht das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung aus 7 unterschiedlichen Bereichen mit jeweils anderen Informationen:
Das XML-Dokument untergliedert sich in 7 verschiedene Bereiche
Bereich 1: ExchangedDocumentContext – Eigenschaft der Nachricht
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf. Hierunter fällt unter anderem das angewendete ZUGFeRD-Profil.
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf
Bereich 2: ExchangedDocument – Dokumenteigenschaften
Unter diesem Knoten geben Sie die Kopfdaten der Rechnung an. Hierunter fallen zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum. Über den Knoten IncludedNote können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen.
In diesem Bereich geben Nutzer die Kopfdaten der Rechnung an
Bereich 3: Informationen zum Geschäftsvorfall
In diesem Bereich halten Sie Informationen zum Geschäftsvorfall fest.
Bereich 4: IncludedSupplyChainTradeLineltem – Angaben zu einer Rechnungsposition
In diesem Bereich des XML-Dokuments der ZUGFeRD-Rechnung finden Sie Angaben zur Rechnungsposition. Hierunter fallen zum Beispiel allgemeine Positionsangaben wie die Positionsnummer aber auch spezifischere Informationen, z. B. das Produkt. Auch alle Angaben zur Preiszusammensetzung geben Sie in diesem Knoten an. Dabei können auch Rabatte oder Zuschläge mit aufgeführt werden.
Bereich 5: ApplicableHeaderTradeAgreement – Vertragsangaben
In diesem Knoten halten Sie Vertragsangaben für Sender und Empfänger fest. Hierzu gehören zum Beispiel Name und Adresse des Rechnungsausstellers sowie die Verkäuferangaben.
Bereich 6: ApplicableHeaderTradeDelivery – Angaben zur Lieferung
In diesem Abschnitt dokumentieren Sie Lieferangaben. Diese sind zwar optional – dennoch muss der Knoten im XML-Dokument der ZUGFeRD-Rechnung auftauchen, auch wenn er leer bleibt.
Bereich 7: ApplicableHeaderTradeSettlement – Zahlungsangaben
In diesem Bereich halten Sie Angaben zur Zahlung der Rechnung fest. Hierzu zählen zum Beispiel die Rechnungswährung oder Kopfrabatte. Auch die Gesamtbeträge werden hier aufgeführt.
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Fazit: XML-Dokumente im ZUGFeRD-Format
E-Rechnungen bieten Ihnen viele Vorteile. Insbesondere mit dem Format ZUGFeRD können Sie maschinenlesbare Rechnungen erstellen, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Hierzu müssen Sie ein XML-Dokument aufbauen und dort entsprechende Daten einpflegen.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema ZUGFeRD-Rechnung haben, kontaktieren Sie uns gerne. Als zertifizierter SAP-Partner helfen wir Ihnen außerdem dabei, Rechnungen im ZUGFeRD-Format in Ihrem SAP-System zu erzeugen und zu verarbeiten.
