ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im B2B-Bereich, sofern Sie ein geeignetes Profil verwenden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; für die verpflichtende Ausstellung gelten noch Übergangsfristen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist.
Das Wichtigste im Überblick
- Hybrides Format: ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit strukturierten, maschinenlesbaren XML-Rechnungsdaten.
- Aktuelle Version: FeRD hat ZUGFeRD 2.5.2 am 4. August 2026 veröffentlicht. Die Version gilt ab dem 1. September 2026 und löst ZUGFeRD 2.5 ab.
- SAP-Integration: Mit SAP Document and Reporting Compliance können Unternehmen elektronische Rechnungsprozesse auch für ZUGFeRD abbilden.
- Technische Umsetzung: FeRD stellt Spezifikationen, Codelisten, XSD- und Schematron-Dateien sowie Musterrechnungen bereit, die bei Erstellung und Validierung der XML-Daten helfen
Das Format ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format für E-Rechnungen, das sowohl maschinell als auch für Menschen lesbar ist. Neben XRechnung gehört ZUGFeRD zu den etablierten E-Rechnungsformaten in Deutschland. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten, strukturierten XML-Rechnungsdaten. Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann diese Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten.
Wenn Sie die E-Rechnung mit SAP umsetzen möchten, bietet SAP Document and Reporting Compliance eine Lösung für elektronische Rechnungs- und Meldeprozesse. SAP unterstützt dabei unter anderem ZUGFeRD-basierte Prozesse. Welche ZUGFeRD-Version unterstützt wird, sollten Sie vor der Implementierung anhand des jeweiligen SAP-Releasestands prüfen.
FeRD hat ZUGFeRD 2.5.2 am 4. August 2026 veröffentlicht. Die Version gilt ab dem 1. September 2026 und ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2. Bis dahin ist ZUGFeRD 2.5 relevant. Beide Versionen basieren weiterhin auf UN/CEFACT CII D22B.
Ein pauschales Upgrade auf jede neue ZUGFeRD-Version ist steuerrechtlich nicht vorgeschrieben. Für neue Implementierungen empfiehlt es sich jedoch, die aktuellen Spezifikationen und Validierungsartefakte zu berücksichtigen. Wichtig ist außerdem das gewählte Profil: Nach Angaben des BMF erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Neuerungen in Version 2.5 und 2.5.2
Mit ZUGFeRD 2.5 hat FeRD die Validierungsartefakte und Codelisten an den aktuellen Stand der EN 16931 angepasst. Die technische Basis bleibt UN/CEFACT CII D22B.
Vor allem das Profil EXTENDED wurde erweitert. Dazu gehören unter anderem zusätzliche Angaben zu Steuerbefreiungsgründen bei Zu- und Abschlägen, weitere Datenfelder für Zahlungsmittel und Zahlungen durch Dritte sowie die Möglichkeit, unter bestimmten Bedingungen negative Einzelpreise abzubilden. Diese Erweiterungen unterstützen zugleich die Anforderungen der französischen B2B-E-Rechnungsreform und die Weiterentwicklung der EN 16931.
Mit ZUGFeRD 2.5.2 hat FeRD im August 2026 vor allem Inkonsistenzen im EXTENDED-Profil korrigiert. Dazu gehören Anpassungen an Umsatzsteuerregeln, Artikelattributen und der Berechnung von Rechnungspositionsbeträgen. Die Version gilt ab dem 1. September 2026.
ZUGFeRD 2.5.2 ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2. FeRD und die französische Partnerorganisation FNFE-MPE entwickeln beide Formate gemeinsam weiter. Das gewinnt zusätzlich an Bedeutung, da die französische B2B-E-Rechnungsreform ab dem 1. September 2026 schrittweise startet.
FeRD hat außerdem bereits ein weiteres Release für Herbst 2026 angekündigt. Dieses soll voraussichtlich unter anderem Bruttorechnungen sowie weitere Funktionen aus der überarbeiteten EN 16931 unterstützen.
Begleitdokumente zur ZUGFeRD-Rechnung
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen, müssen Sie entsprechende XML-Dateien erstellen. Auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) können Sie zu diesem Zweck Dokumente herunterladen, die den Aufbau der XML-Dokumente erklären.
Im aktuellen Release-Paket finden Sie unter anderem Musterrechnungen für die verschiedenen ZUGFeRD-Profile. Außerdem stellt FeRD technische Anhänge, Codelisten sowie Schema- und XSLT-Dateien bereit. Für jedes der fünf Profile gibt es eigene XSD- und Schematron-Validierungsartefakte. Diese Dateien helfen Ihnen dabei, die XML-Struktur sowie die darin enthaltenen Geschäftsregeln technisch zu prüfen.
Das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung
Im Allgemeinen besteht das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung aus 7 unterschiedlichen Bereichen mit jeweils anderen Informationen:
Bereich 1: ExchangedDocumentContext – Eigenschaft der Nachricht
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf. Hierunter fällt unter anderem das angewendete ZUGFeRD-Profil.
Bereich 2: ExchangedDocument – Dokumenteigenschaften
An dieser Stelle geben Sie die Kopfdaten der Rechnung an. Hierunter fallen zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum. Über den Knoten IncludedNote können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen.
Bereich 3: Informationen zum Geschäftsvorfall
In diesem Bereich halten Sie Informationen zum Geschäftsvorfall fest.
Bereich 4: IncludedSupplyChainTradeLineItem – Angaben zu einer Rechnungsposition
In Bereich 4 des XML-Dokuments der ZUGFeRD-Rechnung finden Sie Angaben zur Rechnungsposition. Hierunter fallen zum Beispiel allgemeine Positionsangaben wie die Positionsnummer, aber auch spezifischere Informationen, beispielsweise das Produkt. Auch alle Angaben zur Preiszusammensetzung geben Sie in diesem Knoten an. Dabei können auch Rabatte oder Zuschläge mit aufgeführt werden.
Bereich 5: ApplicableHeaderTradeAgreement – Vertragsangaben
In diesem Knoten halten Sie Vertragsangaben für Sender und Empfänger fest. Hierzu gehören zum Beispiel Name und Adresse des Rechnungsausstellers sowie die Verkäuferangaben.
Bereich 6: ApplicableHeaderTradeDelivery – Angaben zur Lieferung
In diesem Bereich hinterlegen Sie Angaben zur Lieferung, beispielsweise das tatsächliche Lieferdatum oder Informationen zum Warenempfänger. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorfall und Profil ab.
Wichtig ist: Erzeugen Sie keine leeren XML-Elemente. Wenn optionale Angaben nicht vorliegen und das entsprechende Element nicht benötigt wird, sollten Sie es weglassen, anstatt einen leeren Knoten in die XML-Datei zu schreiben. Aktuelle ZUGFeRD-Validierungsregeln prüfen solche leeren Elemente.
Bereich 7: ApplicableHeaderTradeSettlement – Zahlungsangaben
Am Ende halten Sie Angaben zur Zahlung der Rechnung fest. Hierzu zählen zum Beispiel die Rechnungswährung oder Kopfrabatte. Auch die Gesamtbeträge sind hier zu finden.
Fazit: XML-Dokumente im ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten und ermöglicht dadurch automatisierte Rechnungsprozesse. Entscheidend ist jedoch nicht nur der Aufbau der XML-Datei: Verwenden Sie die passenden ZUGFeRD-Profile, berücksichtigen Sie die aktuellen Spezifikationen und validieren Sie Ihre Rechnungen vor dem Versand.
Gerade durch die regelmäßigen Updates von ZUGFeRD und EN 16931 lohnt es sich, auch Ihre SAP-Prozesse und Schnittstellen regelmäßig zu prüfen.
Websession: ZUGFeRD
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema ZUGFeRD-Rechnung haben, vereinbaren Sie gerne einen Termin! Wir beantworten Ihre Fragen und helfen Ihnen dabei, ZUGFeRD in Ihr IT-System zu integrieren.
Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2024. Der Artikel wurde am 21.08.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für E-Rechnungen, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Es besteht aus einer PDF-Datei für den Menschen und einer XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung.
Welche Version von ZUGFeRD ist derzeit aktuell?
FeRD hat ZUGFeRD 2.5.2 am 4. August 2026 veröffentlicht. Die Version gilt ab dem 1. September 2026. Bis zum 31. August 2026 ist ZUGFeRD 2.5 relevant. ZUGFeRD 2.5.2 ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2 und basiert weiterhin auf UN/CEFACT CII D22B.
Wie funktioniert die Integration von ZUGFeRD in SAP?
Um ZUGFeRD in SAP zu nutzen, können Unternehmen das Modul „SAP Document and Reporting Compliance“ verwenden, das die Erzeugung und Übermittlung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format unterstützt.
Welche Dokumente sind zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung erforderlich?
Zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung müssen entsprechende XML-Dateien erstellt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stellt auf seiner Webseite Dokumente zur Verfügung, die den Aufbau dieser XML-Dokumente erklären.
