KSeF – Das polnische E-Rechnungssystem
Das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) ist das ab 2026 verpflichtende E-Rechnungssystem in Polen. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu vereinheitlichen, transparenter zu gestalten und sowohl für Unternehmen als auch für die Finanzverwaltung effizienter zu machen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie KSeF funktioniert und wie das System für deutsche Unternehmen funktioniert.
Das Wichtigste im Überblick
- KSeF ist das zentrale, staatliche E-Rechnungssystem in Polen und ab 2026 verpflichtend.
- Rechnungen gelten erst nach Validierung im KSeF als rechtlich ausgestellt (Clearance-Modell).
- Für deutsche Unternehmen mit Polen-Geschäft ist eine frühzeitige System- und Prozessanpassung erforderlich.
- KSeF 2.0 erweitert das System um genehmigungspflichtige Rechnungsanhänge und zusätzliche Funktionen.
Was ist KSeF?
KSeF ist ein staatlich betriebenes System zur Ausstellung, zum Empfang und zur Archivierung strukturierter elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Es ist Teil der polnischen Strategie zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und zur Steigerung der Steuereffizienz. Rechnungen werden nicht mehr als Papierdokument oder PDF versendet, sondern als XML-Dateien in das zentrale System hochgeladen. Jede Rechnung erhält in KSeF eine eindeutige Nummer, ist für den jeweiligen Empfänger abrufbar und wird dort zehn Jahre lang archiviert.
Der Versand per E-Mail oder der Ausdruck der Rechnung ist nicht vorgesehen. Rechnungen gehen im System nahezu in Echtzeit an den Empfänger und können nicht verloren gehen oder nachträglich verändert werden. Das standardisiert den Rechnungsprozess deutlich und reduziert das Fehlerrisiko.
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Wie funktioniert KSeF für deutsche Unternehmen?
Für deutsche Unternehmen ist KSeF insbesondere dann relevant, wenn sie in Polen umsatzsteuerlich registriert sind und dort Rechnungen ausstellen oder empfangen. Technisch basiert das System auf dem sogenannten Clearance-Modell: Unternehmen müssen die E-Rechnungen an die zentrale staatliche Plattform übermitteln und dort validieren lassen, bevor sie als rechtlich wirksam gelten.
Die Verpflichtung zur Nutzung wird schrittweise eingeführt:
- ab 1. Februar 2026 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN im Jahr 2024
- ab 1. April 2026 für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
- ab 1. Januar 2027 universell, auch für kleine Firmen mit einem monatlichen Umsatz von bis zu 10.000 PLN
Eine zentrale Besonderheit ist die Schonfrist im Jahr 2026: In diesem ersten Jahr der verpflichtenden Nutzung verhängen die polnischen Behörden keine finanziellen Strafen für die Nicht-Einhaltung der KSeF-spezifischen Vorgaben. Unternehmen erhalten damit Zeit, ihre Prozesse, Systeme und Formate auf das neue E-Rechnungsmodell umzustellen.
Während des Übergangszeitraums im Jahr 2026 können Unternehmen weiterhin konventionelle Rechnungen (papier- oder elektronisch) ausstellen. Voraussetzung ist, dass diese Rechnungen spätestens ab Januar 2027 über KSeF nachgereicht werden. Diese Regelung soll insbesondere internationalen Unternehmen den organisatorischen und technischen Übergang erleichtern.
Der Zugang kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen: über integrierte Finanz- und Buchhaltungsprogramme mittels API, über kostenlose Anwendungen des polnischen Finanzministeriums (z. B. die KSeF-Steuerzahler-Anwendung oder die mobile App) oder über das e Tax Office. Voraussetzung für die Nutzung ist grundsätzlich eine Internetverbindung; alternativ können Berechtigungen an Dritte, etwa ein Buchhaltungsbüro, vergeben werden.
KSeF und SAP
Die Standardlösung von SAP für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen an internationale Geschäftspartner ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Das Tool ermöglicht die Rechnungsstellung in über 60 verschiedenen Ländern und verfügt auch über die Möglichkeit, E-Rechnungen über KSeF auszustellen. Neben E-Rechnungen ist auch die Übermittlung von weiteren steuerlich relevanten Dokumenten an Finanzbehörden verschiedenster Länder möglich. Dieses breite Spektrum macht DRC zu einem sehr mächtigen Tool, das besonders für größere Unternehmen mit vielen internationalen Geschäftsbeziehungen interessant ist.
Abseits von SAP DRC erfolgt die Integration von KSeF in SAP meist über spezialisierte Software von Drittanbietern. SAP bleibt dabei das führende System für Rechnungsstellung und Buchhaltung, während die Drittsoftware die Umwandlung der Rechnungsdaten in das passende XML-Format sowie die Kommunikation mit KSeF übernimmt.
Da das System nach dem Clearance-Modell arbeitet, gilt eine Rechnung erst als rechtlich ausgestellt, wenn von der zentralen Plattform die Validierung erfolgt ist. Die dabei vergebene KSeF-Identifikationsnummer wird an SAP zurückgespielt und dort im Beleg hinterlegt. Auch der Empfang strukturierter Eingangsrechnungen kann so automatisiert in SAP integriert werden.
Vorteile von KSeF für Unternehmen
Mit KSeF sind mehrere betriebliche Vorteile verbunden:
- Vereinheitlichung der Rechnungsstellung und geringeres Fehlerrisiko,
- Verbesserter Dokumenten-Workflow durch nahezu sofortige Zustellung
- Direkte Übernahme von Rechnungsdaten in Unternehmens- und Buchhaltungssysteme
- Zentraler Zugriff auf Rechnungen für zehn Jahre, ohne eigene Archivierung
- Schnellere Mehrwertsteuerrückerstattung (40 statt 60 Tage)
- Mehr Vertrauen zwischen Geschäftspartnern, da Rechnungen eindeutig autorisiert sind
Auch für die Finanzverwaltung bringt das System Vorteile, etwa eine höhere Transparenz wirtschaftlicher Umsätze, effizientere Kontrollen und eine beschleunigte Abwicklung von Abrechnungen.
KSeF 2.0 – Neuerungen und Besonderheiten
Mit KSeF 2.0 wurde das System am 1. Januar 2026 funktional erweitert. Zentrale Neuerung ist die Möglichkeit, E-Rechnungen mit einem Anhang einzureichen und zu versenden. Voraussetzung dafür ist ein vorheriger Antrag über das e Tax Office. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von maximal drei Werktagen.
Der Anhang ist dabei integraler Bestandteil der XML-Rechnung. Unstrukturierte Dateien oder separate Dokumente werden nicht akzeptiert. Zulässig sind ausschließlich steuerlich relevante Informationen oder eng damit verbundene Daten. Marketingunterlagen, Verträge oder Preislisten dürfen nicht als Anhang übermittelt werden. Bei Verstößen kann das Recht zur Nutzung dieser Funktion entzogen werden. Unternehmen können die Nutzung von Rechnungen mit Anhang jederzeit beantragen oder wieder abmelden. Die Kommunikation über den Status des Antrags erfolgt per E-Mail. Nach Bestätigung ist die Ausstellung und der Versand entsprechender Rechnungen in KSeF 2.0 möglich.
Fazit
KSeF markiert eine tiefgreifende Modernisierung in der polnischen Rechnungsstellung. Für deutsche Unternehmen mit Polen-Geschäft ist eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Anforderungen entscheidend. Insbesondere die Integration in bestehende Systemlandschaften – häufig über Drittsoftware in Verbindung mit SAP – sowie die neuen Möglichkeiten von KSeF 2.0 sollten rechtzeitig eingeplant werden, um einen reibungslosen Übergang in den verpflichtenden Betrieb ab 2026 sicherzustellen.
Websession: KSeF
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FAQ
Was ist KSeF und ab wann ist es verpflichtend?
KSeF ist das nationale polnische System für elektronische Rechnungen. Die verpflichtende Nutzung beginnt gestaffelt ab Februar bzw. April 2026 und gilt ab Januar 2027 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
Welche Bedeutung hat KSeF für deutsche Unternehmen?
KSeF ist für deutsche Unternehmen relevant, wenn sie in Polen umsatzsteuerlich registriert sind und dort Rechnungen ausstellen oder empfangen. Ohne KSeF gelten Rechnungen künftig nicht als rechtswirksam.
Wie erfolgt die technische Anbindung an KSeF?
Die Anbindung erfolgt über APIs, staatliche KSeF-Anwendungen oder häufig über Drittsoftware, die zwischen ERP-Systemen wie SAP und der Plattform vermittelt.
Was ist neu an KSeF 2.0?
KSeF 2.0 ermöglicht seit Januar 2026 das Versenden von Rechnungen mit strukturierten Anhängen, sofern diese steuerlich relevant sind und zuvor genehmigt wurden.
