Pflicht zur E-Rechnung ab 01.01.2025
Die Digitalisierung entwächst in Hinblick auf Rechnungen den Kinderschuhen, was Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Wer bisher noch einfache PDF-Rechnungen per E-Mail versendet, muss sich im B2B-Bereich umgewöhnen. Aus dem Wachstumschancengesetz geht jetzt nämlich klar hervor, was genau als elektronische Rechnung gilt und ab wann eine E-Rechnungspflicht gilt. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die Neuerungen und die Implikationen, die sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben.
Warum sich B2B-Unternehmen jetzt auf eine E-Rechnungspflicht einstellen müssen
Mit dem sich seit 2023 in der Planung befindenden Wachstumschancengesetz gehen verschiedene Änderungen im Steuerrecht einher, die auch das Thema E-Rechnung berühren. Regelungen zur elektronischen Rechnung lassen sich dabei im Umsatzsteuerrecht (USt) finden. Nach dem Gesetz soll in mehreren Schritten eine Verpflichtung für die Verwendung von E-Rechnungen umgesetzt werden, bis im Jahr 2028 europaweit ein einheitliches Meldeverfahren realisiert sein soll.
E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025
Grundsätzlich sind somit alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Ausnahmsweise lassen sich aber zwecks einer Entlastungsregelung Papier- und PDF-Rechnungen noch bis Ende 2027 versenden, soweit sie gewisse Kriterien erfüllen. Die E-Rechnungspflicht bezieht sich dabei auf den B2B-Bereich im Inland und soll sowohl bei den Leistenden als auch bei den Empfängern zu Erleichterungen führen.
Für den Empfang von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber aber nun Klarheit geschaffen: Hier gelten keine Übergangsfristen. Das bedeutet für Ihr Unternehmen, dass Sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen und zu verarbeiten.
Gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnungspflicht
Die Einführung eines elektronischen Meldesystems ist im Rahmen der ViDA-Initiative (“VAT [Value Added Tax; Umsatzsteuer] in the Digital Age”) der EU-Kommission überall in Europa vorgesehen, Deutschland möchte bei der Umsetzung mit dem Wachstumschancengesetz aber eine Vorreiterrolle einnehmen. Dafür war sogar eine entsprechende Genehmigung durch den EU-Rat erforderlich, damit die E-Rechnungspflicht in Deutschland noch vor den ViDA-Maßnahmen kommen kann. Damit ist auch klar, dass das Thema für im B2B tätige Unternehmen in Deutschland ab jetzt eine entsprechende Dringlichkeit haben sollte.
Die Änderungen des Wachstumschancengesetzes sind dabei nur dann relevant, wenn Leistungen zwischen Unternehmen stattfinden und diese im Inland ansässig sind. Handelt es sich nicht um steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG, bestand hier schon immer eine Pflicht zur Rechnungserstellung. Neu ist aber, dass diese zukünftig elektronisch zu erfolgen hat. Und dabei geht es nicht um PDF-Dokumente. Denn mit der E-Rechnung möchte der Gesetzgeber die Digitalisierung vorantreiben und auf ein strukturiertes Datenformat setzen. Eingescannte Rechnungen oder PDF-Dateien, deren Inhalt sich nicht von jenem der Papierrechnungen unterscheidet, reichen also nicht mehr aus. Damit lässt man Entwicklungen aus den Anfangsjahren der Digitalisierung hinter sich. Stattdessen müssen Unternehmen sich mit den neuen Rechnungsformaten auseinandersetzen und entsprechende E-Rechnungen empfangen, erstellen und senden können.
Diese Änderungen bringt das Wachstumschancengesetz mit sich
Mit dem Wachstumschancengesetz ist eine Begriffsklärung in Hinblick auf elektronische Rechnungen verbunden. Diese heißen nun E-Rechnungen (auch: eRechnungen) und sind von den sonstigen Rechnungen zu unterscheiden. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E sollen nur noch Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format mit einer Syntax gem. RL 2014/55/EU als E-Rechnungen gelten. Diese müssen sich elektronisch empfangen und verarbeiten lassen. Als Beispiel lässt sich das XML-Format nennen. Es ist sogar möglich, dass Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger untereinander vereinbaren, welches Format sie verwenden möchten. Am Ende müssen sich die relevanten Rechnungsinformationen aber immer in ein Format extrahieren lassen, das den allgemeinen Anforderungen der EU-Norm entspricht.
Zu den sonstigen Rechnungen gehören dann die alten Papierrechnungen. Doch auch PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Die Verabschiedung des Gesetzes ist bereits am 17.11.2023 im Bundestag erfolgt. Der Bundesrat hat diesem Gesetz am 22.03.2024 zugestimmt, so dass der Umsetzung nun nichts mehr im Wege steht.
Fristen und Übergangsregelungen ab dem 01.01.2025
Mit Berücksichtigung des Umstellungsaufwands für Unternehmen sind vorübergehende Ausnahmen vorgesehen, die in bestimmten Fällen Unternehmen von der E-Rechnungspflicht befreien und einen Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen erlauben:
- Ab dem 01.01.2025 gilt grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich, sofern das Unternehmen nicht ausdrücklich eine der Übergangsregelungen in Anspruch nimmt.
- Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, sofern der Umsatz nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 entstanden ist.
- Bis Ende 2027 dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, sofern der Umsatz nach dem 31.12.2025 und vor dem 01.01.2028 entstanden ist und das Unternehmen im vorherigen Kalenderjahr maximal 800.000 Euro Gesamtumsatz verbucht hat.
- Darüber hinaus können bis Ende 2027 E-Rechnungsformate, die nicht der Gesetzesdefinition der E-Rechnung entsprechen, für Umsätze bis zum 1. Januar 2028 genutzt werden, sofern diese über elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.
- Ab dem 01.01.2028 sind dann alle Vorgaben für Empfang, Übermittlung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen strikt einzuhalten. Die Übergangsregelungen enden spätestens hier.
So sollen die E-Rechnungen aussehen
Für B2B-Unternehmen stellt sich die Frage, welche Rechnungsformate sie von nun an verwenden können. Diese müssen die durch die EU festgelegten Normen erfüllen und zum Beispiel maschinenlesbar sein und sich automatisch weiterverarbeiten lassen. Passende Formate stehen bereits zur Verfügung. Zu nennen sind hier zum Beispiel die XRechnung und das Hybrid-Format ZUGFeRD. Unternehmen können damit den zukünftigen Anforderungen an ihre Rechnungserstellung vollumfänglich entsprechen. Das hat das BMF in einem Schreiben vom 2.10.2023 bestätigt. Das bedeutet aber nicht, dass nicht auch andere Rechnungsformate infrage kämen. Hier ist also gerade in der Anfangszeit von einer gewissen Vielfalt an Formaten auszugehen.
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Am Format ZUGFeRD ist interessant, dass dieses für den Empfänger wie eine herkömmliche Rechnung aussieht und gleichzeitig den benötigten Datensatz enthält. Das dürfte gerade für kleine Unternehmen in der Umstellungsphase relevant sein. Die XRechnung wiederum ist bereits aus dem öffentlichen Auftragswesen bekannt und in Deutschland etabliert.
Abgrenzung von der E-Rechnungsverordnung
Festlegungen für elektronische Rechnungen hat bereits die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) von 2017 getroffen. Diese bezieht sich jedoch auf öffentliche Aufträge. Daher ist es normal, dass Unternehmen bei Leistungen, die sie für den Staat erbringen, schon länger auf E-Rechnungen setzen und sich hier zum Beispiel für die Übermittlung auf einen Dienstleister verlassen. Mit dem Wachstumschancengesetz gewinnen diese Veränderungen jetzt auch für den B2B-Bereich an Bedeutung.
Fazit: E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025
Wann die elektronische Rechnung Pflicht ist, hat das Wachstumschancengesetz für B2B-Unternehmen geklärt. Ab dem 01.01.2025 geht es los, die vollständige Umsetzung des elektronischen Meldewesens erfolgt dann schrittweise in den kommenden Jahren. Mit dualen Formaten wie ZUGFeRD ist sichergestellt, dass sich das maschinenauswertbare XML-Format erst einmal wie eine herkömmliche PDF-Rechnungen lesen lässt. Das sollte gerade kleineren Unternehmen die Umstellung erleichtern.
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FAQ
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Zur E-Rechnungspflicht sind ab 01.01.2025 alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die steuerpflichtige Leistungen erbringen oder empfangen. Dies gilt für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus; es müssen strukturierte elektronische Formate, wie XML, verwendet werden.
Wie funktioniert der E-Rechnungsversand?
Die meisten E-Rechnungen in Europa werden über das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) versendet.
Der E-Rechnungsversand über PEPPOL funktioniert nach dem 4-Corner-Modell. Unternehmen (Corner 1) senden Rechnungen über einen Access Point (Corner 2), der mittels der Empfänger-ID (Participant-ID) die Zieladresse ermittelt. Diese Informationen gelangen zum SMP-Server, der die Empfänger (Corner 4) über einen weiteren Access Point (Corner 3) erreicht. Die Rechnungen sind in einem Standardformat, oft als XML-Datei, und werden in einem technischen Umschlag (SBD) versendet. Dadurch bleibt die Struktur der Rechnung unverändert, während sie sicher und effizient über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt wird.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in ihrem Format und Anwendungsbereich. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, wobei jede Rechnung ein PDF-Dokument und eine angehängte XML-Datei enthält. Es wird sowohl im Business-to-Business (B2B) als auch im Business-to-Government (B2G) Bereich verwendet. XRechnung hingegen basiert ausschließlich auf XML ohne PDF-Element und findet nur im B2G-Bereich Anwendung. ZUGFeRD wird von der FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) verwaltet, während die XRechnung von der staatlichen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut wird.
