So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an
Da E-Rechnungen seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend sind, müssen sich jetzt alle Unternehmen mit der Einführung von E-Rechnungen beschäftigen. Wie Sie diesen Prozess angehen können und welche Tools hilfreich sind, erfahren Sie hier.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die die gleichen rechtlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen und die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format wie XML enthalten müssen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
- Vorteile: E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten im Vergleich zu Papierrechnungen und ermöglichen eine effiziente maschinelle Verarbeitung.
- Tools: Verschiedene Softwarelösungen wie SAP DRC, sevdesk und lexoffice bieten Funktionen zur Erstellung, Validierung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
- Implementierung: Eine schrittweise Einführung erfordert die Klärung von Zielen, die Auswahl des richtigen Tools, die Integration in bestehende Systeme sowie Schulungen für Mitarbeiter und Stakeholder.
Was ist eine E-Rechnung?
Bei elektronischen Rechnungen (kurz: E-Rechnung) handelt es sich um digitale Dokumente, die die gleichen inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllen wie traditionelle Rechnungen auf Papier. Sie müssen alle relevanten Rechnungsinformationen nach § 14 UStG enthalten und bei ihrer Archivierung außerdem die GoBD erfüllen. E-Rechnungen werden digital versendet und empfangen, was im Vergleich zu Papierrechnungen Zeit und Kosten spart. Die Übermittlung erfolgt entweder klassisch per E-Mail oder über spezielle Dienste wie das Peppol-Netzwerk.
Damit die E-Rechnungen ihren Zweck erfüllen, ist es entscheidend, dass sie in einem strukturierten XML-Format und nicht etwa als einfache PDF erstellt werden. Nur so lassen sie sich maschinell optimal verarbeiten. Damit das gelingt, gibt es in Deutschland die beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD. Während eine XRechnung aus einer XML-Datei besteht, wird bei einer ZUGFeRD-Rechnung die XML-Datei mit den Rechnungsinformationen in eine PDF-Datei eingebettet. Somit ähnelt die ZUGFeRD-Rechnung äußerlich viel eher der klassischen PDF-Rechnung.
Welche Tools können Sie für die Einführung von E-Rechnungen nutzen?
Da einfache PDF-Dateien nicht als E-Rechnung gelten, braucht es passende Tools zur Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen. Folgend stellen wir einige Optionen für Rechnungsstellungs-Software vor:
SAP Document and Reporting Compliance
SAP bietet mit Document and Reporting Compliance (kurz: SAP DRC) eine eigene Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen. In der Plattform lassen sich automatisiert verschiedene E-Dokumente, darunter auch E-Rechnungen, erstellen, in Echtzeit überwachen und bei Bedarf korrigieren. Zusätzlich bietet SAP DRC eine zentrale Plattform zur übersichtlichen Verwaltung Ihrer E-Rechnungen. Dazu kann das Tool auch auf Ihr ERP-System zugreifen und relevante Informationen übertragen.
Jedoch sind nicht alle Arbeitsschritte vom Empfang bis zur Weiterverarbeitung mit SAP DRC darstellbar. Deshalb empfehlen wir unseren Kunden die Kombination von DRC mit der Invoice-Management-Software von OpenText. Gemeinsam decken die beiden Lösungen sehr leistungsstark den Rechnungsausgang und -eingang ab.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab.
sevdesk
Die Software sevdesk ermöglicht sowohl die Erstellung als auch die Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Durch die automatisierte Validierung der E-Rechnungen in der Software entsprechen alle ausgehenden E-Rechnungen immer den geltenden Vorgaben. Mit sevdesk können Sie außerdem eingehende E-Rechnungen verarbeiten und GoBD-konform archivieren.
lexoffice
Die Buchhaltungssoftware lexoffice generiert auf Basis von bereits erstellten Angeboten auf Knopfdruck eine E-Rechnung mit allen relevanten Informationen. Dafür müssen Kontakte sowie die Produkte und zugehörige Preise für das E-Invoicing einmalig angelegt werden. Anschließend kann das Tool diese Informationen für die Rechnungserstellung nutzen.
So lassen sich E-Rechnungen optimal einführen
Einführung der E-Rechnung
1. Eigene Voraussetzungen und Ziele klären
Wie in den meisten Prozessen gilt es zu Beginn, Ziele zu definieren, die mit Hilfe der Einführung von E-Rechnungen erreicht werden sollen. Neben der Erfüllung gesetzlicher Pflichten stehen hier auch Themen wie Effizienzsteigerungen im Raum.
Des Weiteren müssen sich Unternehmen ihrer eigenen technischen Voraussetzungen bewusst werden. Dazu gehört zu überprüfen, ob vielleicht eine Software, die bereits in Verwendung ist, auch über Funktionen für E-Rechnungen verfügt. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Unternehmen sich über mögliche Tools und die Voraussetzungen für die Nutzung dieser Tools informieren.
2. Roadmap erstellen
Anschließend ist es empfehlenswert, eine individuelle Roadmap für die Einführung von E-Rechnungen zu erstellen. Hier legen Unternehmen verschiedene Phasen mit einem entsprechenden Zeitplan auf dem Weg zur Umstellung auf E-Rechnungen fest. Auch sollten hier verschiedene Teilschritte wie Rechnungseingang und Rechnungsausgang unterschieden werden: Nicht jedes Tool deckt alle Bereiche des E-Invoicings ab.
3. Tool wählen
Für die Wahl eines passenden Tools sind eine umfassende Recherche und gegebenenfalls auch die Einbindung externer Beratung für die Einführung von E-Rechnungen empfehlenswert. So stellen Unternehmen sicher, dass sie das richtige Tool für ihre Ziele und Anforderungen wählen. Zusätzlich sollte das Budget als Entscheidungsfaktor berücksichtigt werden.
4. Tool implementieren
Nach der Entscheidung gilt es, das gewählte Tool zu implementieren und in die bestehende Software-Landschaft zu integrieren. Dabei ist es wichtig, relevante Datenquellen anzubinden, sodass dem Tool für die Verarbeitung von E-Rechnungen alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Auch Maßnahmen zum Datenschutz sollten in diesem Schritt getroffen werden.
Des Weiteren sollte die Einführung schrittweise und mit entsprechenden Testläufen geschehen. So lassen sich Probleme frühzeitig identifizieren und Unternehmen können bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
5. Stakeholder vorbereiten
Sobald das Tool im Unternehmen zur Verfügung steht, sollten Mitarbeiter aller betroffenen Fachbereiche entsprechend geschult und so optimal auf die Nutzung der neuen Software vorbereitet werden. So stellen Unternehmen sicher, dass die Nutzer das neue Tool akzeptieren und richtig anwenden.
Die Vorbereitung betrifft allerdings nicht nur Mitarbeiter, sondern auch andere Stakeholder wie Kunden oder Lieferanten. Auch diese sollten über die Änderungen, die auf sie und ihre etablierten Prozesse zukommen, aufgeklärt werden.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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6. E-Rechnungen verarbeiten
Nach Abschluss dieser Schritte sind Unternehmen in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und selbst zu erstellen.
Fazit: E-Rechnungen richtig einführen
Damit Unternehmen die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen können, müssen sie zunächst ihre Ziele und technischen Voraussetzungen klären, um dann geeignete Softwarelösungen auszuwählen und zu implementieren. Tools wie SAP DRC, sevdesk und lexoffice bieten vielseitige Funktionen zur Erstellung, Validierung und Archivierung von E-Rechnungen. Eine sorgfältige Planung und schrittweise Einführung der E-Rechnungen sind entscheidend, um Effizienzgewinne zu erzielen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Zudem sollten auch Mitarbeiter und externe Stakeholder rechtzeitig auf die Umstellung vorbereitet werden.
Websession: E-Rechnung
Haben Sie noch Fragen zur Einführung der E-Rechnung? Vereinbaren Sie unverbindlich einen Termin und wir beraten Sie passend zu Ihren Anforderungen an eine moderne Lösung für E-Rechnungen!
Dieser Artikel erschien bereits im September 2024. Der Artikel wurde am 03.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei, während bei ZUGFeRD die XML-Daten in eine PDF eingebettet sind, wodurch sie visuell wie eine klassische PDF-Rechnung aussieht.
Welche Software eignet sich zur Erstellung von E-Rechnungen?
Zu den geeigneten Softwarelösungen zählen SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC), sevdesk und lexoffice, die jeweils unterschiedliche Funktionen zur Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen bieten.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen gesetzeskonform sind?
Durch die Nutzung von Software, die eine automatisierte Validierung ermöglicht, wird sichergestellt, dass alle E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Welche Schritte sind notwendig, um E-Rechnungen in meinem Unternehmen einzuführen?
Wichtige Schritte umfassen die Klärung der Ziele und technischen Voraussetzungen, die Auswahl und Implementierung eines passenden Tools sowie die Schulung von Mitarbeitern und Stakeholdern zur Nutzung der neuen Softwarelösung.
