Vorbereitung auf die Einführung von E-Rechnungen: Was Sie jetzt schon tun können
Sie wollen weg vom papierbasierten Prozess und hin zu elektronischen Rechnungen? Das ist gar nicht so einfach und erfordert eine gute Vorbereitung, ein Verständnis der einzusetzenden Formate und ein gewisses Maß an Change Management, um Projektrisiken während der Einführung vorzubeugen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie jetzt schon tun können, um Ihr Projekt zum Erfolg zu bringen.
Die optimale Vorbereitung
Zunächst sollten Sie wissen, wie Ihr aktueller Rechnungsprozess aussieht – von Rechnungserstellung sowie -ausgabe bis zum Rechnungsversand. Wie erstellen Sie gerade Rechnungen? Um einen Überblick zu erhalten, empfiehlt es sich, jeden Schritt Ihres Rechnungsprozesses zu beschreiben und zu visualisieren.
Fragen Sie auch rechtzeitig Ihre Kapazitäten an. Kapazitäten brauchen Sie insbesondere im Fachbereich, da diese Projekte in der Regel fachbereichsgetriebene Projekte sind. Zudem sollten Sie sich Gedanken über Ihr gewünschtes Format machen. Ermitteln Sie den Bedarf dafür und prüfen Sie die technischen Grundlagen.
Zusätzlich sollten Sie Ihre Anforderungen an das Projekt aufschreiben und priorisieren. Vergessen Sie den Austausch mit Ihrem ersten Pilotkunden nicht. Dieser kann zum Beispiel prüfen, ob die E-Rechnung verarbeitet werden kann und so wertvolles Feedback geben.
Diese Fragen sollten Sie sich stellen
Bevor Ihr Einführungsprojekt startet, sind also einige Vorbereitungen zu treffen. Beantworten Sie sich abschließend nochmal folgende Fragen:
- Wie sieht mein aktueller Rechnungsprozess aus?
- Wurden die Kapazitäten bereits angefragt?
- Welches Format möchte ich einführen? ZUGFeRD, XRechnung oder beides?
- Wie sehen meine Anforderungen an das Projekt aus?
Nutzen Sie unser Best-Practice-Vorgehen für Ihr Einführungsprojekt
Damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird, sind neben der Vorbereitung auf die Projekteinführung ein strukturiertes Vorgehen, eine aktive Kommunikation und eine klare Aufgaben- und Verantwortungsaufteilung essenziell. Wenn Sie mehr wissen wollen, nehmen Sie gerne an unserem Live-Webinar zum Thema am 02.07. teil. Dort berichten wir von unserem Best-Practice-Projektvorgehen, das sich aus 4 Jahren Erfahrung mit Einführungsprojekten herauskristallisiert hat. Profitieren Sie von den Erfahrungen unserer Experten. Klicken Sie hier und melden Sie sich kostenlos an.
