Welches ZUGFeRD-Profil kann ich verwenden?
ZUGFeRD ist neben der XRechnung eines der beiden relevanten Formate für E-Rechnungen. Je nachdem, für welches ZUGFeRD-Profil Sie sich entscheiden, lässt sich ZUGFeRD individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwender anpassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche ZUGFeRD-Profile es gibt und wofür sich die Profile jeweils eignen.
Was sind ZUGFeRD-Profile?
Die ZUGFeRD-Profile legen fest, wie viele Informationen Sie mittels der ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermitteln können.
Beispielhaft dafür sind vordefinierte Felder, die in jeder ZUGFeRD-XML vorhanden sein müssen. Dazu gehört beispielsweise eine Rechnungsnummer, welche ein elementarer Bestandteil von jeder Rechnung nach § 14 UStG ist. Eine Positionsnummer hingegen ist kein elementarer Bestandteil einer Rechnung. Für einen elementaren Rechnungsaufbau ist es nicht relevant, ob eine Position an Nummer 3 oder 42 aufgeführt wird. Aus diesem Grund ist ein Feld für Positionsnummern erst in einem ZUGFeRD-Profil vorhanden, welches einen höheren Detailgrad aufweist.
In der aktuellen ZUGFeRD-Version 2.3.2 (Stand Mai 2025) gibt es sechs Profile.
Minimum und Basic WL
Die beiden Profile Minimum und Basic WL (without lines) sind für Deutschland nicht relevant, da sie zu wenige Informationen enthalten, um eine E-Rechnung auszugeben, die dem § 14 UStG entspricht.
Basic
Das ZUGFeRD-Profil Basic enthält dem Finanzministerium zufolge alle Angaben, die eine E-Rechnung enthalten muss, damit sie dem § 14 UStG entspricht. E-Rechnungen, die Anwender mit diesem Profil erstellen, sind jedoch nur für sehr einfache Geschäftsprozesse geeignet und werden aus diesem Grund in Deutschland so gut wie nie verwendet.
EN 16931 (ehemals Comfort)
Das Profil EN 16931 ist nach der Norm benannt, die europaweit vorgibt, wie eine E-Rechnung aufgebaut sein muss. Vormals hieß dieses Profil Comfort. E-Rechnungen in diesem Profil enthalten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Sie können außerdem für komplexe Geschäftsprozesse genutzt werden, da auch zusätzliche Angaben wie Positionsnummern hinzugefügt werden können.
Extended
Das Extended-Profil eignet sich für komplexe Geschäftsprozesse und erfüllt alle Anforderungen an E-Rechnungen. Im Extended-Profil werden alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängt von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant jedoch üblich sind, können Anwender als Freitext übertragen (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).
XRechnung
Das ZUGFeRD-Profil XRechnung wurde 2022 eingeführt und ist nach der XRechnung benannt, dem zweiten in Deutschland relevanten Format für E-Rechnungen. Im Gegensatz zu allen anderen ZUGFeRD-Profilen enthalten E-Rechnungen, die Anwender mithilfe dieses Profils erstellen, keine PDF-Datei, sondern nur eine strukturierte XML-Datei. Laut dem BMI werden E-Rechnungen, die mithilfe dieses Profils erstellt werden, auch von der Bundesverwaltung akzeptiert. Dennoch bleibt im B2G-Bereich die klassische XRechnung das relevante Format für E-Rechnungen.
Verwendung eigener Felder in ZUGFeRD-Profilen
Es kann jedoch passieren, dass das gewählte ZUGFeRD-Profil nicht alle Felder beinhaltet, die der Kunde oder der Lieferant haben möchte. In solchen Fällen ist es notwendig, dass kundeneigene Felder in die XML-Datei hinzugefügt werden. Diese sind dann ein Bestandteil der ZUGFeRD-XML, gehören jedoch nicht zum Standard, den das Profil definiert. Dementsprechend ist es möglich, dass das kundeneigene Feld nicht (korrekt) ausgelesen und verarbeitet wird.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
Fazit: ZUGFeRD-Profile
Die sechs verschiedenen Profile machen das ZUGFeRD-Format flexibel anpassbar für verschiedene Anforderungen im Unternehmen. Üblicherweise nutzen Unternehmen direkt die umfangreichen Profile EN 16931 oder Extended. Interessant ist, dass durch das Profil XRechnung E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch von der Bundesverwaltung akzeptiert werden.
Websession E-Rechnung
Wenn Sie weitere Informationen über das ZUGFeRD-Format oder generell über E-Rechnungen erhalten möchten, vereinbaren Sie gerne eine kostenlose Websession.
