So legen Sie XML-Dokumente in ZUGFeRD an
Das Format ZUGFeRD erfüllt die seit Januar 2025 geltenden Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich, da es eine XML-Datei enthält und deshalb digital verarbeitet werden kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das XML-Dokument in einer ZUGFeRD-Rechnung anlegen.
Das Wichtigste im Überblick
- ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das sowohl eine lesbare PDF als auch eine maschinenlesbare XML-Datei umfasst.
- Die Version 2.3.3 von ZUGFeRD ist seit Mai 2025 gültig und beinhaltet neue Code-Listen des Europäischen Komitees für Normung (CEN).
- SAP bietet mit „SAP Document and Reporting Compliance“ eine Lösung zur Integration von ZUGFeRD in Unternehmen.
- FeRD stellt auf seiner Webseite Begleitdokumente bereit, die den Aufbau der erforderlichen XML-Dateien zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen erläutern.
Das Format ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format für E-Rechnungen, das maschinell und für Menschen lesbar ist. Dabei ist ZUGFeRD neben XRechnung das zweite relevante Format für E-Rechnungen in Deutschland. Die Rechnungen im ZUGFeRD-Format bestehen aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei und einer für Maschinen lesbaren XML-Datei im Anhang. Die passende Buchhaltungssoftware kann ZUGFeRD-Rechnungen daher auch automatisiert verarbeiten.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die E-Rechnung mit SAP umsetzen möchten, gibt es hier mit SAP Document and Reporting Compliance ein Modul für die Erzeugung und Übermittlung von E-Rechnungen, das auch das ZUGFeRD-Format unterstützt.
Dieser Beitrag bezieht sich auf die aktuelle ZUGFeRD Version 2.3.3. Diese Version ist seit Mai 2025 gültig und enthält nun die vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlichten Code-Listen, die auch von der EN 16931 gefordert werden. ZUGFeRD-Nutzer müssen in jedem Fall auf die neueste Version upgraden.
ZUGFeRD ist außerdem kompatibel mit dem nahezu identischen französischen Format Factur-X.
Begleitdokumente zur ZUGFeRD-Rechnung
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen, müssen Sie entsprechende XML-Dateien erstellen. Auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) können Sie zu diesem Zweck Dokumente herunterladen, die den Aufbau der XML-Dokumente erklären.
In dem Ordner finden Sie einfache Beispiele von Rechnungen für verschiedene Waren und Dienstleistungen. Dabei finden Sie zu den verschiedenen ZUGFeRD-Profilen wie Minimum, Basic oder Extended eigene Beispiele. Im Ordner „Dokumentationen“ finden Sie neben Codelisten für Factur-X außerdem technische Anhänge für jedes der Profile. Der Ordner „Schema“ enthält die Schemata, die den Aufbau der XML abhängig vom jeweiligen Profil definieren, als XSD-Dateien.
Das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung
Im Allgemeinen besteht das XML-Dokument einer ZUGFeRD-Rechnung aus 7 unterschiedlichen Bereichen mit jeweils anderen Informationen:
Das XML-Dokument untergliedert sich in 7 verschiedene Bereiche
Das XML-Dokument untergliedert sich in 7 verschiedene Bereiche
Bereich 1: ExchangedDocumentContext – Eigenschaft der Nachricht
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf. Hierunter fällt unter anderem das angewendete ZUGFeRD-Profil.
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf
Bereich 2: ExchangedDocument – Dokumenteigenschaften
Unter diesem Knoten geben Sie die Kopfdaten der Rechnung an. Hierunter fallen zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum. Über den Knoten IncludedNote können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen.
In diesem Bereich geben Nutzer die Kopfdaten der Rechnung an
Bereich 3: Informationen zum Geschäftsvorfall
In diesem Bereich halten Sie Informationen zum Geschäftsvorfall fest.
Bereich 4: IncludedSupplyChainTradeLineltem – Angaben zu einer Rechnungsposition
In diesem Bereich des XML-Dokuments der ZUGFeRD-Rechnung finden Sie Angaben zur Rechnungsposition. Hierunter fallen zum Beispiel allgemeine Positionsangaben wie die Positionsnummer aber auch spezifischere Informationen, beispielsweise das Produkt. Auch alle Angaben zur Preiszusammensetzung geben Sie in diesem Knoten an. Dabei können auch Rabatte oder Zuschläge mit aufgeführt werden.
Bereich 5: ApplicableHeaderTradeAgreement – Vertragsangaben
In diesem Knoten halten Sie Vertragsangaben für Sender und Empfänger fest. Hierzu gehören zum Beispiel Name und Adresse des Rechnungsausstellers sowie die Verkäuferangaben.
Bereich 6: ApplicableHeaderTradeDelivery – Angaben zur Lieferung
In diesem Abschnitt dokumentieren Sie Lieferangaben. Diese sind zwar optional – dennoch muss der Knoten im XML-Dokument der ZUGFeRD-Rechnung auftauchen, auch wenn er leer bleibt.
Bereich 7: ApplicableHeaderTradeSettlement – Zahlungsangaben
In diesem Bereich halten Sie Angaben zur Zahlung der Rechnung fest. Hierzu zählen zum Beispiel die Rechnungswährung oder Kopfrabatte. Auch die Gesamtbeträge sind hier zu finden.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: XML-Dokumente im ZUGFeRD-Format
E-Rechnungen bieten Ihnen viele Vorteile. Insbesondere mit dem Format ZUGFeRD können Sie maschinenlesbare Rechnungen erstellen, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Hierzu müssen Sie ein XML-Dokument aufbauen und dort entsprechende Daten einpflegen.
Websession: ZUGFeRD
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema ZUGFeRD-Rechnung haben, vereinbaren Sie gerne einen Termin! Wir beantworten Ihre Fragen und helfen Ihnen dabei, ZUGFeRD in Ihr IT-System zu integrieren.
Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2024. Der Artikel wurde am 07.08.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für E-Rechnungen, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Es besteht aus einer PDF-Datei für den Menschen und einer XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung.
Welche Version von ZUGFeRD ist derzeit gültig?
Die aktuelle Version von ZUGFeRD ist 2.3.3, die seit Mai 2025 gültig ist. Diese Version enthält neue Code-Listen, die vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht wurden.
Wie funktioniert die Integration von ZUGFeRD in SAP?
Um ZUGFeRD in SAP zu nutzen, können Unternehmen das Modul „SAP Document and Reporting Compliance“ verwenden, das die Erzeugung und Übermittlung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format unterstützt.
Welche Dokumente sind zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung erforderlich?
Zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung müssen entsprechende XML-Dateien erstellt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stellt auf seiner Webseite Dokumente zur Verfügung, die den Aufbau dieser XML-Dokumente erklären.
