XRechnung: Mit welchen Herausforderungen und Sicherheitsbedenken Sie rechnen sollten

Ab November 2020 führen alle öffentlichen Auftraggeber die elektronische Rechnung verpflichtend ein. Dabei wird die XRechnung als deutscher E-Rechnungsstandard etabliert. Das Format basiert auf der EU-Norm EN 16931 und ermöglicht, die Anforderungen einheitlich für öffentliche Auftraggeber umzusetzen. Einen Haken hat das Format jedoch: Es ist für Menschen nicht lesbar und besteht nur aus einem strukturiertem Datensatz. Das stellt Mitarbeiter und die vorhandene IT-Umgebung vor neue Herausforderungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, mit welchen Herausforderungen Sie bei der XRechnung rechnen sollten, welche Sicherheitsbedenken es gibt und wie Sie diese lösen können.

Herausforderungen bei XRechnung

Wie eingangs bereits erwähnt, besteht das elektronische Rechnungsformat XRechnung lediglich aus einer maschinenlesbaren XML-Datei. Das führt zu Problemen, sobald Anwender oder Wirtschaftsprüfer Zugriff auf die Inhalte der Rechnung benötigen. Um dieser Herausforderung entgegenzuwirken, wurden Programme und Viewer entwickelt, die eine XML-Datei als menschenlesbare Datei anzeigen können. Das bedeutet für Sie und Ihre Mitarbeiter, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung einsehen wollen, ein weiteres Programm nutzen oder in einen Viewer wechseln müssen. Wenn Sie XRechnung als E-Rechnungslösung bei Ihnen einführen und die XML-Datei menschenlesbar machen wollen, müssen Sie also Folgendes bedenken:

• Das Programm zur Umwandlung verursacht zusätzliche Kosten
• Kostenlose XML-Viewer aus dem Web bieten keine 100-prozentige Datensicherheit
• Zusätzliche Medienbrüche führen zu einer höheren Fehlerquote und ineffizienteren Prozessen

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Andere E-Rechnungsformate wie bspw. ZUGFeRD sind hybride E-Rechnungsformate und arbeiten sowohl mit einer maschinenlesbaren (XML) als auch einer für den Menschen lesbaren Komponente (PDF). Mit einer hybriden Lösung umgehen Sie diese Herausforderung direkt.

Sicherheitsbedenken beim Versand von XRechnung

Sie können die XRechnung, genauso wie alle anderen Rechnungsformate, per E-Mail versenden. Die Frage, die ich Ihnen jedoch stelle: Sollten Sie das? Denn ich kann Ihnen sagen: Der Versand per E-Mail ist sehr unsicher. Die E-Mail und die XML-Datei können auf dem Weg manipuliert werden und diese Manipulationen sind nur schwer zu erkennen. Um den E-Mail-Versand der XRechnung sicherer zu gestalten, möchte ich Ihnen gerne zwei Möglichkeiten zum alternativen E-Mail-Versand vorstellen:

DE-Mail

DE-Mails sind eine Alternative zu klassischen E-Mails. Sie werden auf dem Transportweg verschlüsselt und ein Mitlesen bzw. Verändern ist nicht möglich. Neben der Standard-Transportverschlüsselung können DE-Mails optional auch Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden. Zusätzlich bietet die DE-Mail eine gesetzlich abgesicherte Zustellung Ihrer Rechnungen, weil der Versand, der Empfang und die Inhalte rechtswirksam nachgewiesen werden können.

PEPPOL-Anbindung

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und wurde von der Europäischen Union entwickelt. XRechnungen und deren Anlagen werden via PEPPOL-Anbindung direkt und sicher übertragen. Zur Übertragung benötigen Sie jedoch einen zertifizierten Zugangspunkt – den PEPPOL Access Point. Einen solchen Zugangspunkt einzurichten, ist technisch anspruchsvoll. Daher greifen viele Unternehmen auch auf spezialisierte Dienstleister zurück, über die mit dem PEPPOL-Netzwerk kommuniziert wird.

Bereiten Sie sich vor!

E-Rechnungen werden ab November 2020 an öffentliche Auftraggeber Pflicht. Auch wenn Sie jetzt sagen, dass Sie keine öffentlichen Geschäftsbeziehungen pflegen, kann ich Ihnen sagen: Große Konzerne wie bspw. BMW ziehen bereits nach und führen für Ihre Lieferanten verpflichtend den elektronischen Rechnungsversand ein. Daher empfehle ich Ihnen, sich bereits jetzt mit der Thematik und vor allem mit den Herausforderungen und den Sicherheitsbedenken auseinander zu setzen.

E-Rechnung – Digitaler Rechnungsversand

Sie versenden Ihre Rechnungen noch per Post? Spätestens Ende 2020 könnte das für Sie Auftragsverlust bedeuten, denn öffentliche Auftraggeber führen ab November 2020 E-Rechnungen verpflichten ein. Auch private Unternehmen sehen das Potential und machen E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Wir haben eine Lösung entwickelt, mit der Sie viel Zeit und Kosten in der Rechnungsstellung sparen und zudem zukunftsorientiert und EU-Norm-konform arbeiten.

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Haben Sie sich bereits für das E-Rechnungsformat XRechnung entschieden, dann sollten Sie die Sicherheit Ihres Rechnungsversands prüfen. Haben Sie sich noch nicht für ein Rechnungsformat entschieden, dann rate ich Ihnen besonders im B2B-Bereich dazu, ein hybrides E-Rechnungsformat wie z. B. ZUGFeRD zu nutzen.

Haben Sie zum Thema XRechnung oder E-Rechnungen im Allgemeinen noch Fragen? Dann schreiben Sie mir gerne direkt hier oder per Mail an girke@mind-forms.de. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.