ZUGFeRD 2.1 – So ist das E-Invoicing-Format aufgebaut

Ihr Unternehmen hat E-Invoicing eingeführt und Sie stehen jetzt vor der Herausforderung, eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen bzw. zu prüfen und wissen nicht genau, wie Sie starten sollen? Das kann ich gut verstehen, schließlich ist die E-Rechnung eigentlich für den Computer und nicht für den Menschen gedacht. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ein Grundverständnis des Aufbaus der ZUGFeRD 2.1-XML-Datei so wichtig ist, wie die XML-Datei inhaltlich aufgebaut ist und wo Sie sich entscheidende Informationen beschaffen können.

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Warum sollte ich den Aufbau der ZUGFeRD-2.1-XML-Datei verstehen?

Sobald Sie sich mit dem Thema E-Invoicing beschäftigen, werden Sie früher oder später auch auf ZUGFeRD stoßen. Um dabei den Überblick über die Funktionsweise zu behalten, sollten Sie auch den Aufbau des Rechnungsformates kennen. Schauen wir uns dafür einmal zwei mögliche Szenarien an:

Szenario 1: Sie haben E-Invoicing neu eingeführt

Wenn Sie E-Invoicing gerade neu eingeführt haben, müssen Sie darüber entscheiden, welche Felder der Druckrechnung in die E-Rechnung übernommen werden sollen. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie eine Zuordnung von Druckrechnungsfeld zu ZUGFeRD-Feld vornehmen können. Das wiederum können Sie nur, wenn Sie den Aufbau der XML-Datei und deren Felder verstehen.

Szenario 2: Sie erstellen bzw. prüfen erstmals eine ZUGFeRD-Rechnung

Analog gilt das auch für den Fall, wenn Sie zum ersten Mal eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen oder prüfen wollen. Eine E-Rechnung zu lesen, bringt bereits einige Herausforderungen mit sich. Sich parallel zusätzlich in den Aufbau der XML-Datei einzuarbeiten, bedeutet daher außerordentlichen Mehraufwand. Ein Grundverständnis für den Aufbau spart somit wertvolle Arbeitszeit und Kosten.

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Wie ist eine ZUGFeRD-2.1-XML-Datei aufgebaut?

Ein Infopaket zum ZUGFeRD-2.1-Release vom 24.03.2020 können Sie online herunterladen, direkt auf der offiziellen Website von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland). Um Validierungen, Abhängigkeiten und Hintergründe des ZUGFeRD-Formats zu verstehen, können Sie sich auch in die Geschäftsregeln von ZUGFeRD 1.0 einlesen, da diese eine ausführlichere Beschreibung enthalten.

Im Wesentlichen besteht die ZUGFeRD-2.1-XML-Datei aus 3 Hauptbausteinen, wobei sich der dritte Baustein noch einmal in 4 weitere Hauptkategorien unterteilen lässt:

1. ExchangedDocumentContext
2. ExchangedDocument
3. SupplyChainTradeTransaction

• •  IncludedSupplyChainTradeLineItem
  • ApplicableHeaderTradeAgreement
  • ApplicableHeaderTradeDelivery
  • ApplicableHeaderTradeDelivery

Überblick Aufbau ZUGFeRD 2.1

Aber was genau steht hinter diesen Bausteinen?

1. Eigenschaften der Nachricht – z. B. ob es sich nur um eine Testrechnung oder um eine zu verbuchende Rechnung handelt
2. Dokumenteigenschaften – z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbezeichnung, etc.
3. Informationen zum Geschäftsvorfall

• • Angaben zu einer Rechnungsposition
  • Vertragsangaben
  • Angaben zur Lieferung
  • Zahlungsangaben

Wo finde ich weitere Informationen zum ZUGFeRD-2.1-Format?

Das neue Format ZUGFeRD 2.1 hatte seinen Release am 24.03.2020. Es handelt sich also um ein noch sehr junges Format, zu dem Best Practices und Bug Fixes erst noch entstehen müssen. Da ZUGFeRD 1.0 und 2.1 die gleiche fachliche Basis haben, können Sie für den Einstieg in ZUGFeRD 2.1 auch Informationen zu ZUGFeRD 1.0 nutzen. Behalten Sie dabei aber immer im Hinterkopf, dass die neue Version auch einige Anpassungen enthält. Aktuelle Informationen und offizielle Dokumente finden Sie immer auf der offiziellen Seite vom FeRD: www.ferd-net.de.

E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang

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Zudem sind meine Kollegen und ich in ZUGFeRD sehr erfahren. Haben Sie eine konkrete Frage zum Thema E-Invoicing? Rufen Sie einfach durch unter 0211 9462 8572-35 oder schreiben Sie mir eine Mail an info@mind-forms.de.

Ausblick für ZUGFeRD 2.1

Die elektronische Rechnungsstellung wird ab den 27.11.2020 für Geschäftspartner des Bundes zur Pflicht. Auch private Unternehmen schreiben ihren Kreditoren immer häufiger die elektronische Rechnungserstellung vor. Aus meiner Sicht ist ZUGFeRD 2.1 langfristig die optimale Lösung zum E-Invoicing. Das Format ist zu 100% EU-Norm-16931-konform, eignet sich also auch zur Erstellung von XRechnung (dem E-Invoicing-Format für Behörden) und wird mit hoher Wahrscheinlichkeit noch für mehrere Jahre nützlich sein. Zudem macht das hybride ZUGFeRD die Rechnungsverarbeitung durch die Darstellung im PDF-Format für den Menschen um einiges einfacher.

Patrick Steffens

Mein Name ist Patrick Steffens und ich bin technikbegeisterter SAP-Formularexperte bei der Mindsquare. Ich bin spezialisiert auf Formularthemen wie ZUGFeRD und der Entwicklung in SAPScript, Smartforms und Adobe Forms sowie der Migration alter auf neue Technologien. Durch die ABAP-Zertifizierung TAW12 und der ERP Zertifizierung TERP10 bringe ich darüber hinaus ein breites Wissen über ABAP, ABAP OO und verschiedenen SAP Komponenten wie SD und MM mit, das ich Ihnen gerne zur Verfügung stelle.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!