ZUGFeRD-Rechnung: Die hybride Lösung für Ihre E-Rechnungen
Seit Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern empfangen können. Ab 2027 müssen die meisten deutschen Unternehmen außerdem E-Rechnungen ausstellen können. Neben der XRechnung ist in Deutschland die ZUGFeRD-Rechnung ein zentraler Standard. Lesen Sie hier, was die ZUGFeRD so besonders macht und wie Sie in SAP mit ZUGFeRD-Rechnungen arbeiten können.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen und ZUGFeRD: Ab Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch ausstellen. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das XML-Daten in eine PDF-Datei einbettet, um sowohl für Maschinen als auch für Menschen zugänglich zu sein.
- Vorteile von ZUGFeRD: Die ZUGFeRD-Rechnung bietet Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion, revisionssichere Archivierung und Flexibilität. Unternehmen können das Format an ihre Bedürfnisse anpassen und dabei die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
- Internationale Nutzung: ZUGFeRD wird in Deutschland verwendet und ist mit dem französischen Format Factur-X kompatibel, was die internationale Zusammenarbeit erleichtert.
- Integration in SAP: Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) können Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, versenden und automatisieren. Das System ermöglicht die nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und die digitale Verarbeitung von Rechnungen.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet einen hybriden Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es erfüllt die Norm EN 16931, die vorschreibt, dass eine E-Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XML vorliegen muss.
Das Besondere an der ZUGFeRD-Rechnung ist, dass sie nicht nur in einer strukturierten XML-Datei vorliegt, sondern diese XML-Datei auch in eine PDF-Datei eingebettet ist. Bei der PDF-Datei handelt es sich um eine PDF/A-3. Dieses spezielle PDF-Format ist besonders gut für wichtige Geschäftsdokumente geeignet, da es einmal ausgestellt nicht mehr ohne weiteres verändert werden kann.
ZUGFeRD verbindet die XML-Datei mit einer PDF
Diese Kombination aus PDF und XML ermöglicht es Menschen, wie gewohnt mit der PDF zu arbeiten, während die maschinenlesbare XML-Datei im Hintergrund die Verarbeitung durch Computersysteme ermöglicht. Dies erleichtert den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung, da Unternehmen weiterhin mit einer PDF-Datei arbeiten können, die gleichzeitig alle Vorteile einer elektronischen, automatisierbaren Verarbeitung bietet.
Bezüglich der Übermittlung einer ZUGFeRD-Rechnung ist es seit kurzem möglich, das Peppol-Netzwerk zu nutzen. Dadurch zieht die ZUGFeRD-Rechnung im Bereich der Übertragung mit der XRechnung gleich.
Vorteile einer ZUGFeRD-Rechnung
Die ZUGFeRD-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen in ihrem Rechnungsprozess erheblich unterstützen können.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Durch die Kombination von PDF und XML können Unternehmen ihre Rechnungen sowohl für den Menschen als auch für Maschinen zugänglich machen. Der Mensch kann die Rechnung im gewohnten PDF-Format überprüfen, während das System die XML-Daten automatisch ausliest und verarbeitet.
Unternehmen, die Ihr Rechnungswesen voll automatisieren wollen, können dies mit ZUGFeRD problemlos umsetzen. Wer jedoch einfach die gesetzlichen Vorgaben erfüllen möchte, kann trotzdem weiterhin nur das PDF-Dokument prüfen und die XML ignorieren. Dadurch wird zwar Potenzial verschenkt, jedoch lässt sich so grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung sehr effizient mit ZUGFeRD umsetzen.
Fehlerreduktion
Ein entscheidender Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung ist die Reduktion von Fehlern. Durch die maschinenlesbare XML-Datei werden Eingabefehler, die bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten häufig vorkommen, minimiert. Die automatisierte Verarbeitung sorgt für eine hohe Genauigkeit und spart wertvolle Arbeitszeit.
Revisionssichere Archivierung
ZUGFeRD nutzt das spezielle PDF/A-3-Format, das für die revisionssichere Archivierung konzipiert ist. PDF/A-3 stellt sicher, dass die Rechnung auch Jahre später noch problemlos geöffnet und verarbeitet werden kann, was bei herkömmlichen PDF-Dateien nicht garantiert ist. Dies sorgt für eine langfristige und rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen wie nach GoBD vorgeschrieben.
Internationale Zusammenarbeit
ZUGFeRD wurde in enger Zusammenarbeit mit Frankreich entwickelt, wo das Format unter dem Namen Factur-X verwendet wird. Diese internationale Kooperation ermöglicht es Unternehmen, die regelmäßig mit französischen Partnern zusammenarbeiten, von der Kompatibilität der beiden Formate zu profitieren.
Tatsächlich ist ZUGFeRD durch diese Verwendbarkeit in zwei größeren Ländern einzigartig. Alle anderen Formate für E-Rechnungen, wie auch die XRechnung, sind nur in jeweils einem Land zulässig.
Flexibilität bei der Anwendung
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, mit denen Unternehmen das Format flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen können. So gibt es beispielsweise das Profil „EN 16931“, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, und das Profil „XRechnung“, das ausschließlich als strukturierte XML-Datei ohne PDF-Dokument ausgegeben wird.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Ein kurzer Vergleich
In Deutschland gibt es neben ZUGFeRD auch die XRechnung. Der größte Unterschied zwischen den beiden Standards besteht darin, dass die XRechnung nur aus einer XML-Datei besteht, während ZUGFeRD als hybrides Format die XML-Datei in ein PDF-Dokument einbettet. Aus diesem Grund spricht man oft davon, dass ZUGFeRD sich deshalb besser für KMU eignet, da kleine Unternehmen ohne digitalisierte Rechnungsverarbeitung die XML einfach ignorieren und die ZUGFeRD-Rechnung konventionell per Hand verarbeiten können.
Demgegenüber ist die XRechnung hingegen vor allem für den öffentlichen Sektor relevant, da dieses Format in der öffentlichen Verwaltung als Standard verwendet wird. Durch das Profil „XRechnung“ versucht ZUGFeRD jedoch, in diesem Bereich ebenfalls an Relevanz zu gewinnen.
Die ZUGFeRD-Rechnung in SAP
Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) können Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen problemlos erstellen und übermitteln. Dabei unterstützt DRC sowohl den Versand per E-Mail als auch die Übermittlung von E-Rechnungen im ZUGFeRD via Peppol. Neben diesen international gängigen Übertragungswegen ermöglicht DRC auch die Übermittlung von E-Rechnungen in anderen, länderspezifischen Formaten.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht nur den Ausgang von ZUGFeRD-Rechnungen, sondern auch den Eingang, sprich Prüfung, Verbuchung und Zahlungsabwicklung, mit SAP umsetzen möchten, empfehlen wir zusätzlich das SAP Invoice Management von OpenText. Kombiniert mit SAP DRC ermöglicht diese Lösung die vollständige Automatisierung Ihres Rechnungswesens und die effiziente Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
ZUGFeRD: Wenn es beides sein soll
Die ZUGFeRD-Rechnung ist eine flexible und effiziente Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Sie kombiniert die Vorteile der strukturierten XML-Datei mit dem traditionellen PDF-Format und ermöglicht so sowohl die automatisierte als auch die manuelle Verarbeitung der E-Rechnung.
Die Integration in SAP und anderen ERP-Systemen ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen, während Unternehmen durch die revisionssichere Archivierung und die flexiblen Profile ihre Rechnungsprozesse auf die eigenen Bedürfnisse anpassen können. Insgesamt bietet ZUGFeRD eine zukunftssichere und gesetzeskonforme Lösung, die Unternehmen hilft, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren und zu optimieren.
Websession: ZUGFeRD
Haben Sie noch Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung? Zögern Sie nicht und sprechen Sie uns an! Unsere E-Rechnungsexperten kümmern sich gerne um Ihre individuellen Fragen und beraten Sie hinsichtlich der Umsetzung von ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen.
FAQ
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung und warum ist sie besonders?
Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format für den elektronischen Rechnungsaustausch, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein eingebettetes PDF-Dokument umfasst. Diese Kombination ermöglicht eine effiziente und benutzerfreundliche Rechnungsstellung, bei der Unternehmen sowohl auf das gewohnte PDF zugreifen als auch die Vorteile einer automatisierbaren, strukturierten XML-Datenverarbeitung nutzen können.
Welche Vorteile bietet die ZUGFeRD-Rechnung für Unternehmen?
Die ZUGFeRD-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung durch die Kombination von PDF und XML, Fehlerreduktion dank maschinenlesbarer Daten und revisionssichere Archivierung im PDF/A-3-Format. Unternehmen profitieren von einer flexiblen, international kompatiblen Lösung, die es ermöglicht, den Rechnungsprozess sowohl manuell als auch voll automatisiert zu gestalten.
Was unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung?
Der wichtigste Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in der Struktur: ZUGFeRD kombiniert eine XML-Datei mit einem PDF, wodurch es für kleine und mittelständische Unternehmen einfacher wird, Rechnungen manuell zu verarbeiten. Im Gegensatz dazu besteht die XRechnung ausschließlich aus einer XML-Datei und ist speziell für den öffentlichen Sektor vorgesehen. ZUGFeRD ist flexibler und für Unternehmen geeignet, die eine Kombination aus manueller und automatisierter Rechnungsbearbeitung benötigen.
Wie kann ich ZUGFeRD-Rechnungen in SAP nutzen?
In SAP können Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen problemlos mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) erstellen und übermitteln. DRC unterstützt den Versand über E-Mail und das Peppol-Netzwerk. Für die vollständige Automatisierung des Rechnungswesens empfiehlt sich zusätzlich die Nutzung von SAP Invoice Management von OpenText, das in Kombination mit SAP DRC die Bearbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen optimiert und automatisiert.
