E-Rechnung
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden digital ausgestellt und dem Empfänger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alles enthalten, was bisher auch für Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben war (Rechnungsnummer, Empfänger, Betrag etc.). Diese Informationen müssen nun in einem strukturierten Format an den Empfänger übermittelt werden.
Bei dem strukturierten Format handelt es sich üblicherweise um das XML-Format (Extensible Markup Language), eine Auszeichnungssprache, die Informationen in einem für Computer gut lesbaren Format darstellt. Eine Rechnung, die Sie lediglich als PDF-Datei übermitteln, ist somit keine elektronische Rechnung.
Rechnungen im XML-Format können Sie einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem übernehmen. Dieses Vorgehen verkürzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln können.
Beispielhafter Aufbau einer E-Rechnung. Hier im ZUGFeRD-Format.
Fristen für die E-Rechnung
Obwohl seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich gilt, gibt es einige Ausnahmen. So haben Unternehmen genug Zeit, um die Umstellung durchzuführen.
- Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen auf Papier oder in unstrukturierten Formaten (also z.B. PDF-Format) verschickt werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen, die 2026 maximal 800.000 Euro Umsatz hatten, weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungen verschicken. Für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz in 2026 bleibt zudem das EDI-Verfahren weiterhin gesezteskonform.
- Ab Anfang 2028 müssen Unternehmen in Deutschland für B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Rechtliche Vorgaben E-Rechnung
Neben den üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG muss die E-Rechnung in einem strukturierten Format wie XML vorliegen. Diese Anforderung erfüllen in Deutschland aktuell die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD. Der Empfänger muss allerdings nicht mehr dem Empfang einer E-Rechnung zustimmen. Stattdessen muss der Empfänger zustimmen, wenn er eine Rechnung in einem unstrukturierten Format, also als reine PDF-Datei, erhält. Genau wie bisher müssen Sie auch E-Rechnungen 10 Jahre aufbewahren.
Funktionsweise und Übermittlung der elektronischen Rechnung
Sie erstellen eine E-Rechnung elektronisch, innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems. Anschließend übertragen Sie die Rechnung über E-Mail oder über eine andere Schnittstelle elektronisch an den Empfänger. Dies verhindert Medienbrüche und fördert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich können Sie die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem übernehmen.
Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen, wodurch Sie die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgleichen und bearbeiten können. Zusätzlich ermöglicht die elektronische Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.
Die Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt in einigen EU-Staaten über eine zentrale Plattform. In Deutschland sind Unternehmen frei in Ihrer Wahl der Übermittlung, allerdings gewinnt das Peppol-Netzwerk an Bedeutung. Dieser Übertragungsweg für elektronische Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen ist international auch außerhalb der EU etabliert und wird auch von öffentlichen Behörden genutzt. Der Versand von E-Rechnungen erfolgt hier sicher und schnell. Daneben können Sie E-Rechnungen jedoch auch ganz schlicht per E-Mail verschicken.
Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
Die Implementierung der E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung, Auswahl des geeigneten Standards, Anpassung interner Prozesse, Kommunikation mit Geschäftspartnern, Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Überwachung. Eine umfassende Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der Ausgangspunkt, gefolgt von der Auswahl des passenden E-Rechnungsstandards wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Integration einer E-Invoicing-Software, die nahtlos in die vorhandenen Systeme integriert werden kann, ist entscheidend. Die Anpassung interner Prozesse und die Schulung der Mitarbeiter gewährleisten einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung. Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist wichtig, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Einführung in SAP-Systeme
Wenn Ihr Unternehmen SAP nutzt, gibt es verschiedene Softwarelösungen zur Auswahl. Wir bei mindsquare empfehlen für größere Unternehmen auf SAP Document and Reporting Compliance zu setzen und diese Lösung durch Software von Drittanbietern zu ergänzen. So können Sie die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen vollständig automatisieren. Das führt dazu, dass die SAP-Software die Standard-Rechnungen ohne menschliche Eingriffe selbstständig verarbeitet und sich die Mitarbeiter auf die komplizierten Fälle konzentrieren können.
Formate für die E-Rechnung
Für E-Rechnungen gibt es in Deutschland zwei relevante Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Im Rechnungseingang sollten Sie darauf achtne, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen beider Formate verarbeiten kann. Im Rechnungsausgang können Sie sich jedoch auf eines der Formate fokussieren.
XRechnung
Das Format XRechnung enthält ausschließlich die Rechnungsinformationen in einer XML-Datei und ist für Menschen deshalb nicht direkt gut lesbar. Um eine XRechnung lesbar zu machen, benötigen Sie zusätzliche Software. Die XRechnung kommt bereits seit 2020 für Umsätze im B2G-Bereich, also zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden, zum Einsatz. Dort ist sie nach wie vor das bevorzugte Format.
Aber auch für B2B-Umsätze ist die XRechnung beliebt, da sie allen gesetzlichen Vorgaben entspricht und von allen gängigen Softwarelösungen für die elektronische Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen unterstützt wird.
ZUGFeRD
Das Format ZUGFeRD enthält neben der XML-Datei auch eine PDF-Datei und ist somit direkt auch für Menschen lesbar. Die XML-Datei ist in den Anhang einer PDF/A-3 eingebettet und kann so ebenfalls von den gängigen Softwarelösungen erstellt und verarbeitet werden. ZUGFeRD entspricht genau wie XRechnung allen Vorgaben und eignet sich besonders für KMU, da die Rechnungen unkompliziert von Menschen geprüft werden können.
Theoretisch kommen E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch für B2G-Umsätze infrage, wenn Sie das besondere Profil “XRechnung” auswählen. Dann fällt die PDF weg und die ZUGFeRD-Rechnung besteht nur noch aus einer XML-Datei. Hier besteht allerdings noch Unklarheit und für B2G-Umsätze wird auch weiterhin die XRechnung das relevante Format bleiben, da sie bereits etabliert ist.
Unternehmen, die mit französischen Unternehmen Geschäfte tätigen, profitieren außerdem davon, dass ZUGFeRD quasi identisch ist mit dem französischen Format Factur-X. Dies erleichtert die elektronische Rechnungsstellung zwischen den beiden Ländern.
Vorteile
Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger eine große Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gefördert und vereinfacht wird.
Administrativer Aufwand
Klassische Papierrechnungen müssen Sie drucken, sortieren und verwalten. Im Gegensatz dazu können Sie digitale Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des Geschäftsprozesses möglich ist.
Zudem können Sie elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und ermöglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.
Handhabung der E-Rechnung
Um eine digitale Rechnung zu erstellen, benötigen Sie keinerlei IT-Spezialkenntnisse. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.
Die Vorlagen können Sie hierbei durch Textbausteine, Steuersätze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Sie Fehlerquoten dauerhaft senken können.
Sicherheit der elektronischen Rechnung
Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen für etwaige Prüfungen durch die Behörden für 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So kann ein Wasserschaden, ein Brand oder UV-Licht die wertvollen Daten einfach zerstören. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.
Im Gegensatz dazu speichern Sie elektronische Rechnungen auf der Festplatte. Dank Einsatz smarter Technologien können Sie die wertvollen Daten regelmäßig intern archivieren oder auch in die Cloud übertragen. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt behördliche Prüfungen.
Porto- und Papierkosten
Rechnungen, die Sie über die Post versenden, kosten Zeit und Geld. So müssen Sie jede Papierrechnung drucken, kuvertieren und frankieren. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.
Der Einsatz von digitalen Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den mühsamen Gang zu Post obsolet. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu kümmern.
Umlaufzeiten von Rechnungen
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die elektronische Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.
Das führt zu einer gesteigerten Liquidität und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem können Sie durch den Einsatz der E-Rechnung Übertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausnützen und Rechnungsdetails einfach und unabhängig vom verwendeten Endgerät prüfen.
Zahlungsfristen der E-Rechnung
Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da Sie elektronische Rechnungen schneller zustellen können, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.
Zusätzlich können Sie die verbesserte Liquidität nutzen, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.
Fazit
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung für deutsche Unternehmen am 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung der neue Standard im Invoicing. Für viele Unternehmen stellt die Einführung jedoch noch immer eine Herausforderung mit Unsicherheiten dar.
Dabei bietet die E-Rechnung viele Vorteile: Sie ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarelösungen unterstützt, führt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erhöhter Flexibilität und zu mehr Datensicherheit.
All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch ökonomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig sinkt und Sie dadurch natürliche Ressourcen schonen.
Wenn Sie noch Fragen zur E-Rechnung haben oder dazu, wie Sie Ihre Rechnungsstellung für die E-Rechnung fit machen, kommen Sie gerne auf uns zu und profitieren Sie von unseren Erfahrungen mit der Einführung von E-Rechnungssoftware in Unternehmen.
Weitere Informationen
- Umfassendes Dokument zur E-Rechnung des Finanzministeriums mit allen gesetzlichen Vorgaben
- E-Rechnung (Bundesinnenministerium)
- Artikel der DSAG zu den gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung und SAP
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im XML-Format erstellt und übermittelt wird. Sie muss alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die nicht strukturiert ist, muss eine E-Rechnung in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, um eine einfache Weiterverarbeitung im Buchhaltungssystem zu ermöglichen.
Welche Fristen gelten für die Einführung der E-Rechnungspflicht?
- Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder im unstrukturierten PDF-Format verschicken, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro weiterhin unstrukturierte Rechnungen nutzen.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Welche Formate gibt es für die E-Rechnung in Deutschland?
In Deutschland gibt es zwei wichtige Formate für E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
- XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das seit 2020 im öffentlichen Sektor (B2G) verwendet wird, jedoch auch für Unternehmen jeder Größe und Branche infrage kommt.
- ZUGFeRD bettet die XML-Datei in eine PDF-Datei ein und eignet sich deshalb besonders für kleinere Unternehmen.
Wie funktioniert die Übermittlung der E-Rechnung?
E-Rechnungen werden in einem Softwaresystem erstellt und elektronisch übermittelt. In Deutschland können Unternehmen die Rechnung per E-Mail oder über das Netzwerk Peppol versenden. Das Peppol-Netzwerk bietet eine sichere und schnelle Übertragungsmöglichkeit und wird auch von öffentlichen Behörden genutzt.
