Die Archivierung von E-Rechnungen
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine E-Rechnung?
- Vorgaben für die Archivierung von E-Rechnungen
- Neue Frist zur Archivierung
- Möglichkeiten zur Archivierung von E-Rechnungen
- Was ist ein DMS?
- Archivierung von E-Rechnungen in SAP
- Fazit
- Weitere Informationen
- FAQ
- Was gilt seit Januar 2025 im B2B-Bereich in Deutschland in Bezug auf E-Rechnungen?
- Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung von E-Rechnungen?
- Welche Softwarelösungen helfen bei der GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen in SAP?
- Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Archivierung von E-Rechnungen?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digital ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Dafür müssen die Rechnungsinformationen wie der Absender oder die Rechnungsnummer in einem strukturierten Format vorliegen, zum Beispiel als XML-Datei. Deshalb ist ein einfaches PDF-Dokument, das im Anhang einer E-Mail verschickt wird, keine E-Rechnung.
Die beiden in Deutschland relevanten Standards für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Während eine XRechnung ausschließlich aus einer XML-Datei besteht, ist die XML-Datei bei ZUGFeRD-Rechnungen in eine PDF-Datei eingebettet. Welcher Standard sich künftig durchsetzen wird, ist aktuell nicht absehbar, weshalb größere Unternehmen dafür sorgen, grundsätzlich mit beiden Standards umgehen zu können.
Vorgaben für die Archivierung von E-Rechnungen
Die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von geschäftlichen Dokumenten wie E-Rechnungen sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Das wichtigste Stichwort hier ist, dass Sie E-Rechnungen revisionssicher archivieren müssen. Um dies zu gewährleisten, müssen Unternehmen die folgenden Kriterien erfüllen:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
In einer Betriebsprüfung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein, wie genau ein Unternehmen seine E-Rechnungen archiviert. Dafür müssen Sie die Archivierungsprozesse nachvollziehbar dokumentieren.
Vollständigkeit
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle Rechnungen archivieren.
Richtigkeit
Die archivierten E-Rechnungen müssen mit den tatsächlich erhaltenen E-Rechnungen übereinstimmen.
Ordnung
Die E-Rechnungen müssen übersichtlich und identifizierbar archiviert werden. Das bedeutet vor allem, dass Unternehmen dazu in der Lage sein müssen, in einer Betriebsprüfung schnell die angeforderten E-Rechnungen vorlegen zu können.
Unveränderbarkeit
Archivierte E-Rechnungen dürfen grundsätzlich nicht nachträglich verändert werden. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, müssen sowohl die ursprüngliche E-Rechnung als auch die geänderte Version erkennbar bleiben. Dazu gehört auch, dass Unternehmen E-Rechnungen in dem Format archivieren müssen, in dem die E-Rechnungen eingegangen sind.
Neue Frist zur Archivierung
Bisher galt für die Aufbewahrung von Rechnungen die Frist von 10 Jahren. Mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz, das Anfang 2025 in Kraft getreten ist, verringert sich diese Frist auf 8 Jahre.
Möglichkeiten zur Archivierung von E-Rechnungen
Da eingehende E-Rechnungen oft von der verwendeten Software direkt gesetzeskonform archiviert werden, ist besonders die Archivierung ausgehender E-Rechnungen wichtig.
Grundsätzlich gilt hier, dass Unternehmen ihre E-Rechnungen nicht einfach ungeordnet auf einer Festplatte speichern sollten, da sie so die Vorgaben nach der GoBD nicht einhalten können. Für eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mehr oder weniger unumgänglich.
Was ist ein DMS?
Ein DMS ist eine Software zur Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten wie E-Rechnungen. Es sammelt und katalogisiert die E-Rechnungen eines Unternehmens zentral an einer Stelle. Die so gesicherten Dokumente sind im DMS gut wieder auffindbar und können schnell eingesehen und geprüft werden. Moderne DMS verfügen auch über KI-gestützte Suchfunktionen, sodass auch der Zugriff auf unstrukturierte Dokumente wie eingescannte Papierrechnungen möglich ist.
Da in einem DMS die Prozesse der Verwaltung und Archivierung standardisiert sind, werden die Kriterien der GoBD umfassend erfüllt. Die Prozesse, nach denen im DMS gearbeitet wird, sind nachvollziehbar und wenn die E-Rechnungen automatisiert archiviert werden, ist die Datenbank auch vollständig. Durch die digitale Katalogisierung der E-Rechnungen sind diese außerdem revisionssicher archiviert und im Fall einer Überprüfung können Unternehmen schnell die angeforderten E-Rechnungen bereitstellen. Die archivierten E-Rechnungen können außerdem nicht mehr geändert werden, ohne dass die Änderungen im DMS selbst festgehalten werden.
Archivierung von E-Rechnungen in SAP
SAP S/4HANA bietet bereits integrierte Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen. Diese integrierten Archivierungsfunktionen von SAP S/4HANA sind jedoch nicht auf eine revisionssichere Langzeitarchivierung im Sinne der GoBD ausgelegt. Im Folgenden finden Sie deshalb zwei Lösungen, mit denen Sie die E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform archivieren können.
ArchiveLink
Die klassische Schnittstelle, um Daten wie E-Rechnungen revisionssicher im Sinne der GoBD zu archivieren, ist ArchiveLink. Die Lösung ist als SAP-native Anwendung sehr gut integriert und deshalb eine gute Wahl für die Archivierung von E-Rechnungen in SAP. ArchiveLink dient dabei der Anbindung von externen DMS oder Archivsystemen an ein SAP-System.
ArchiveLink kann sowohl ein- als auch ausgehenden E-Rechnungen archivieren. Die Software ist vor allem deshalb vorteilhaft, da Sie archivierte E-Rechnungen schnell wiederfinden und die Originalrechnungen nicht unnötig vervielfältigt werden.
Im Zuge der Umstellung auf die Cloud-Services, ist ArchiveLink jedoch für Unternehmen, die eine starke Cloud-Strategie verfolgen, keine zukunftsfähige Option.
Content Management Interoperability Services
Unternehmen, die auf Public Cloud setzen, sollten sich deshalb die Anwendung Content Management Interoperability Services (CMIS) genauer anschauen. Diese Schnittstelle kann sowohl mit strukturierten als auch unstrukturierten Daten umgehen und eignet sich gut für die Archivierung von E-Rechnungen.
CMIS soll dafür sorgen, dass die Nutzer mit einer einzelnen Anfrage auf verschiedene DMS zugreifen können. Da die Anwendung direkt für den Einsatz in SAP Cloud-Systemen entwickelt wurde, ist sie hier die optimale Lösung für die Archivierung von E-Rechnungen.
Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten archivieren können.
d.velop
Der Softwareanbieter d.velop bietet ein DMS an, das explizit über eine GoBD-konforme Archivierungssoftware verfügt. So lassen sich E-Rechnungen den oben aufgeführten Kriterien entsprechend revisionssicher archivieren. Das DMS von d.velop ist außerdem gut integrierbar in verschiedene gängige Systeme wie MS Office-Software und auch SAP-Software. Das DMS von d.velop ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud verfügbar.
Fazit
Durch die E-Rechnungspflicht haben Unternehmen zunehmend mit E-Rechnungen im XML-Format zu tun. Damit diese gesetzeskonform den Vorgaben der GoBD entsprechend archiviert werden, müssen Sie einige Aspekte beachten. Die klassische SAP-Lösung ArchiveLink eignet sich dabei gut für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. Unternehmen, die eine Cloud-Strategie verfolgen, raten wir zu CMIS.
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Weitere Informationen
FAQ
Was gilt seit Januar 2025 im B2B-Bereich in Deutschland in Bezug auf E-Rechnungen?
Seit Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei ist zu beachten, dass ein PDF allein nicht als E-Rechnung gilt – die Daten müssen in einem strukturierten Format wie XML vorliegen.
Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung von E-Rechnungen?
E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet unter anderem: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit müssen gewährleistet sein.
Welche Softwarelösungen helfen bei der GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen in SAP?
Für SAP-Systeme gibt es zwei zentrale Archivierungsmöglichkeiten:
- ArchiveLink: eine klassische, gut integrierte Lösung für die Anbindung externer Archivsysteme, geeignet für Unternehmen mit On-Premises-Systemen.
- Content Management Interoperability Services (CMIS): eine moderne Schnittstelle für Cloud-Umgebungen, mit der Nutzer auf unterschiedliche DMS-Systeme zugreifen können
Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Archivierung von E-Rechnungen?
Ein DMS ermöglicht eine strukturierte, zentrale und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. Moderne DMS bieten Funktionen wie automatische Kategorisierung, schnelle Auffindbarkeit sowie KI-gestützte Suchoptionen. Anbieter wie d.velop bieten darüber hinaus GoBD-konforme Archivierungslösungen, die Sie sowohl On-Premises als auch in der Cloud nutzen können.
