Die elektronische Signatur
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift in einem digitalen Dokument, beispielsweise einem PDF-Dokument. Das Gegenteil ist eine Unterschrift mit einem Kugelschreiber auf einem Blatt Papier. In der EU bildet die Verordnung eIDAS die rechtliche Grundlage für die digitale Unterschrift.
Generell werden drei Arten der digitalen Unterschrift unterschieden:
Einfache elektronische Signatur
Eine einfache elektronische Signatur (EES) ist die digitale Unterschrift mit der geringsten Rechtsgültigkeit. Eine EES ist beispielsweise der Schriftzug, den Sie auf dem Tablet eines Paketboten eintragen. Auch wenn Sie beispielsweise Ihre Unterschrift auf einem Blatt Papier einscannen, auf Ihren PC laden und dort als Bild in ein PDF-Dokument einfügen, handelt es sich hierbei um eine EES.
Diese Art der digitalen Unterschrift ist weit verbreitet. Sie bietet jedoch wenig Sicherheit, da jede beliebige Person eine Unterschrift einscannen und dann in Dokumente einfügen kann. Grundsätzlich gilt, dass die EES nur dann eine gültige Unterschrift ist, wenn das für den Vertrag geltende Gesetz die Formfreiheit zulässt. Die EES ist also rechtlich eher mit einem Handschlag nach einem mündlichen Vertrag zu vergleichen als mit einer tatsächlichen Unterschrift.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet mehr Sicherheit als die EES. Sie ermöglicht die Identifizierung der unterzeichnenden Person, wird mit elektronischen Mitteln erstellt und durch eine Authentifizierung ausgelöst. Außerdem sind nachträgliche Änderungen an der FES erkennbar.
Um eine FES erstellen zu können, benötigen Sie einen Anbieter, der die oben genannten Anforderungen gewährleistet. Dann eignet sich die FES aufgrund ihrer hohen Rechtssicherheit für die üblichen Arten von Verträgen wie Arbeits- oder Kaufverträge.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen an eine digitale Unterschrift. Sie hat deshalb die höchste Rechtswirkung und steht rechtlich auf einer Stufe mit der handschriftlichen Unterschrift.
Für ihre Ausstellung ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nötig, der die Identität der unterschreibenden Person verifiziert. Dies kann beispielsweise mithilfe einer visuellen Prüfung des Personalausweises in einem Videotelefonat erfolgen. Außerdem muss zur Authentifizierung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per App oder SMS-TAN vorgenommen werden.
Der offizielle Anbieter der Bundesdruckerei-Gruppe für die Ausstellung qualifizierter elektronischer Signaturen ist D-Trust. Daneben gibt es weitere zertifizierte private Anbieter, die ebenfalls eine QES ausstellen dürfen.
Die elektronische Signatur in SAP
Für die elektronische Signatur von Dokumenten und Formularen in SAP gibt es verschiedene Möglichkeiten. Funktionen zur einfachen digitalen Signatur sind in SAP bereits integriert. Für die sichere Verwaltung von geschäftskritischen Dokumenten sowie umfangreiche Signaturfunktionen in Formularen wird zusätzliche Software benötigt.
SAP Signature Management by Docusign
Das SAP Signature Management by Docusign ist eine Lösung für die sichere elektronische Signatur von Dokumenten in SAP. Sie ist Teil der Business Technology Platform und deshalb gut integrierbar in SAP S/4HANA oder SAP Ariba-Produkte.
Gerade im Personalwesen kann das Tool die Prozesse rund um die Signatur digitaler Dokumente automatisieren. Gleichzeitig steht die Sicherheit im Fokus der Software, weshalb sie sich besonders für die Verwaltung von Dokumenten mit sensiblen Daten eignet.
Das Tool ist außerdem mobil verfügbar, sodass Mitarbeiter auch unterwegs Dokumente elektronisch signieren können. Aber auch den Kunden ermöglicht das Signature Management eine reibungslose und sichere Signatur von wichtigen Dokumenten.
SAP NetWeaver
Mithilfe der Komponente Secure Store and Forward (SSF) von SAP NetWeaver sind ebenfalls die elektronische Signatur sowie der sichere Versand von Dokumenten möglich. Die digitale Unterschrift ist hier fälschungssicher und der Unterzeichner eindeutig identifizierbar.
Für die Funktion der SSF-Mechanismen wird die SAP Security Library benötigt, die standardmäßig im SAP-System installiert ist.
Signaturfunktion CA-DSG in SAP S/4HANA
Mithilfe der Signaturfunktion CA-DSG können Sie in SAP S/4HANA digitale Dokumente elektronisch signieren. Die Signaturfunktion ist vollständig integriert und deshalb beliebig mit anderen Anwendungen in S/4HANA kompatibel. Der Unterzeichner des Dokuments ist mit der Signaturfunktion eindeutig identifizierbar. Die Funktion hält außerdem fest, wann das Dokument elektronisch signiert wurde. Da die Signaturfunktion ebenfalls auf den SSF-Mechanismen basiert, ist sie auch mit NetWeaver-Komponenten integrierbar.
Adobe Forms
In der SAP-Formularlösung Adobe Forms sind ebenfalls elektronische Signaturen auf Formularen möglich. Die Signatur auf einem Formular bezieht sich nur auf die unterschriebene Version des Formulars. Signiert ein Nutzer ein Formular und ändert danach Daten in Eingabefeldern, wird der Ersteller hierüber informiert. Um die nachträgliche Änderung von Daten zu unterbinden, können Sie im LiveCycle Designer bei der Erstellung des Formulars einstellen, dass das Formular nach erfolgter Unterschrift gesperrt wird.
Adobe Forms ermöglicht außerdem die Prüfung der Unterschriften in einem Formular. Nach erfolgter Prüfung erhalten Sie eine Meldung zum Status der Unterschrift.
Auch Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) oder SAP-Ariba-Produkte für die digitale Buchhaltung und elektronische Rechnungsstellung ermöglichen das digitale Unterschreiben von Dokumenten.
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Fazit
Die Unterschrift gehört fest zum Unternehmensalltag. Damit digitale Dokumente nicht ausgedruckt und wieder eingescannt werden müssen, gibt es die elektronische Signatur. Je nachdem, wie wichtig das Dokument ist, dass Sie unterschreiben müssen, gibt es hier verschiedene Konzepte. Während die einfache elektronische Signatur rechtlich eher einem Handschlag gleicht, eignet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur für wichtige Verträge und hat rechtlich Bestand. Die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur, was sie allerdings auch vergleichsweise aufwendig macht.
In SAP gibt es verschiedene Tools, um Dokumente digital zu unterschreiben. Bereits mit dem SAP-System ausgeliefert werden Funktionen zur digitalen Signatur von Dokumenten direkt im System. Für die sichere Verwaltung von kritischen Dokumenten sowie erweiterte Signaturfunktionen wie eine mobile Anwendung eignet sich das Signature Management by Docusign. Wenn Sie Formulare mit der Möglichkeit zur Signatur erstellen möchten, ist dies mit Adobe Forms möglich.
Websession: Elektronische Signatur
Haben Sie noch Fragen zur elektronischen Signatur? Zögern Sie nicht und fragen Sie uns! Wir beraten Sie dazu, wie Sie in Ihrem Unternehmen digitale Dokumente gesetzeskonform elektronisch signieren können.
Weitere Informationen
- Artikel der Bundesdruckerei zur Gültigkeit elektronischer Signaturen
- Grundlagen der elektronischen Signatur des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
FAQ
Was ist eine elektronische Signatur?
Dabei handelt es sich um eine digitale Methode, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Unversehrtheit eines elektronischen Dokuments sicherzustellen. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift und ermöglicht rechtssichere, digitale Geschäftsprozesse.
Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es und wie unterscheiden sie sich?
Es gibt drei Arten:
- die einfache elektronische Signatur (EES) ist weit verbreitet und schnell umgesetzt, bietet jedoch die geringste Sicherheit
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ermöglicht eine sichere Identifizierung, nachträgliche Änderungen sind erkennbar
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet den höchsten Sicherheitsstandard und die höchste Rechtswirkung
Wie kann man Dokumente in SAP elektronisch signieren?
In SAP gibt es integrierte Funktionen für einfache digitale Signaturen sowie erweiterte Lösungen wie das SAP Signature Management by Docusign für sichere und mobile Signaturen. Zudem unterstützt SAP NetWeaver mit der Komponente Secure Store and Forward (SSF) digitale Unterschriften und den sicheren Versand von Dokumenten. Auch die Formulartechnologie Adobe Forms bietet die Funktion an, Formulare zu erstellen, die Felder für eine digitale Unterschriften enthalten.
