Jeden Tag entstehen in Unternehmen tausende Dokumente, doch viele Prozesse dahinter sind unnötig kompliziert. Output Management Software verspricht mehr Effizienz, Sicherheit und Automatisierung. Die Herausforderung: Der Markt bietet zahlreiche Lösungen. Ein strukturierter Vergleich hilft, die passende Software für die eigenen Anforderungen auszuwählen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Definition: Ein Output-Management-System (OMS) erstellt, verarbeitet und verteilt Dokumente automatisiert und verbessert so die Effizienz von Kommunikationsprozessen.
- Wichtige Kriterien für den Vergleich: Optionen zur Automatisierung, Integrationsfähigkeit in bestehende IT- und SAP-Landschaften, Multi-Channel-Fähigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit.
- Unterschiedliche Lösungen setzen verschiedene Schwerpunkte: Neben klassischem Dokumentenmanagement fokussieren manche Produkte zum Beispiel auf Customer Communication Management oder agieren als zentrale Kommunikationsplattformen.
Output-Management-System vs. Dokumentenmanagement (DMS)
Ein OMS erstellt, verarbeitet und verteilt Dokumente über verschiedene Kommunikationskanäle. Beim DMS stehen dagegen die Verwaltung, Archivierung und das Wiederfinden bereits vorhandener Dokumente im Mittelpunkt. In der Praxis werden häufig beide Lösungen ergänzend eingesetzt, um durchgängige Dokumentenprozesse zu unterstützen.
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Die wichtigsten Kriterien beim Vergleich von Output-Management-Software
Die Auswahl an professionellen Output-Management-Lösungen ist mittlerweile groß. Damit Sie mit Ihrer Entscheidung langfristig zufrieden sind, definieren Sie im Vorfeld klar Ihre Anforderungen. Beachten Sie dabei auch, welche Einsatzszenarien Sie zukünftig planen. Welche Kriterien Sie in Ihre Anforderungsliste aufnehmen sollten? Aus unserer Erfahrung sind die folgenden nicht verhandelbar:
Automatisierungsoptionen und Funktionsumfang
Moderne Lösungen erstellen, verarbeiten und verteilen Dokumente aus unterschiedlichen Datenquellen und unterstützen Funktionen wie Vorlagenmanagement, Personalisierung und automatisierte Workflows. KI-gestützte Automatisierungsmöglichkeiten sollten selbstverständlicher Bestandteil der Software sein.
Integration und Skalierbarkeit
Eine Output-Management-Software sollte sich einfach in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Zuverlässige Schnittstellen sind entscheidend. Gleichzeitig muss die Lösung auch bei großen Dokumentenmengen stabil arbeiten und mit wachsenden Anforderungen skalieren können.
Cloud-Bereitstellung und Zukunftssicherheit
Abhängig von Ihrer bestehenden IT-Organisation und Ihren Anforderungen an Datenschutz und Flexibilität sollte die Output-Management-Lösung On-Premises-, Cloud- oder hybride Betriebsmodelle unterstützen. Eine zukunftssichere OMS-Lösung sollte sich an die langfristige Digitalisierungsstrategie des Unternehmens anpassen lassen.
Multichannel-Kommunikation
Unternehmen stellen Dokumente heute über verschiedene Kanäle bereit. Moderne Lösungen unterstützen daher die Ausgabe über Print, E-Mail, Portale oder digitale Postfächer und ermöglichen eine konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg.
Sicherheit und Compliance
Da Dokumente häufig sensible Informationen enthalten, prüfen Sie die Möglichkeiten der Software, Datenschutzvorschriften einzuhalten, Zugriffskontrollen umzusetzen und eine revisionssichere Verarbeitung sicherzustellen. Je nach Branche werden Output-Management-Lösungen benötigt, die hier einen besonderen Schwerpunkt setzen.
Vergleich ausgewählter Output-Management-Lösungen
Am Markt für Output-Management-Software finden sich verschiedene Lösungsansätze. Während klassische Systeme ausschließlich die Erstellung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten unterstützen, erweitern moderne Customer-Communication-Management-Plattformen (CCM) diesen Ansatz um Personalisierung, digitale Kanäle und eine durchgängige Kundenkommunikation.
| Lösung | Stärken | Typische Einsatzszenarien | Für wen geeignet? |
| Adobe Experience Manager (AEM Forms) | Moderne Formular- und Dokumentenerstellung, Personalisierung, Integration digitaler Kanäle, Verbindung von Content Management und Kommunikation | Digitale Anträge, Kundenportale, Self-Services, personalisierte Kundenkommunikation und digitale Geschäftsprozesse | Unternehmen mit Fokus auf digitale Kundenerlebnisse, Formularprozesse und personalisierte Kommunikation |
| OpenText Exstream | Hohe Skalierbarkeit, leistungsfähige Dokumentenerstellung, zentrale Vorlagenverwaltung, Unterstützung komplexer Kommunikationsprozesse | Erstellung großer Mengen an Rechnungen, Verträgen, Bescheiden und Kundeninformationen aus ERP- und SAP-Systemen | Große Unternehmen mit hohen Dokumentenvolumen sowie Anforderungen an Stabilität, Compliance und Integration |
| Quadient Inspire | Multichannel-Kommunikation, Automatisierung, Personalisierung und Verwaltung komplexer Kommunikationsvorlagen | Kundenkommunikation über Print, E-Mail, Portale und digitale Kanäle sowie automatisierte Dokumentenprozesse | Unternehmen, die ihre Kundenkommunikation kanalübergreifend modernisieren möchten |
| Compart DocBridge | Leistungsstarke Verarbeitung großer Dokumentenmengen, Formatkonvertierung und Steuerung von Dokumentenströmen | SAP-Ausgaben, Massendokumente, Druck- und Versandprozesse sowie hybride Dokumentenverteilung | Unternehmen mit umfangreichen Output-Prozessen und hohen Anforderungen an technische Performance |
| Tungsten Automation (ehemals Kofax) | Dokumentenautomatisierung, Workflow-Unterstützung und Integration verschiedener Datenquellen | Automatisierte Dokumentenprozesse, Verarbeitung von Geschäftsdokumenten und Optimierung manueller Abläufe | Unternehmen, die Output-Management mit Prozessautomatisierung und digitalen Workflows verbinden möchten |
Kosten und Wirtschaftlichkeit bewerten
Der Preis ist ein wichtiges Kriterium, greift bei der Auswahl einer Output-Management-Software aber zu kurz. Die Entscheidung sollte den Preis im Kontext des langfristigen Nutzens für das Unternehmen bewerten.
Betrachten Sie daher neben Lizenz- und Implementierungskosten auch Betriebskosten, Wartungsaufwand und Schulungsbedarf. Hier können Lösungen erhebliche Unterschiede zeigen, die die initialen Kosten relativieren. Berücksichtigen Sie zudem Einsparpotenziale durch automatisierte Prozesse, geringeren manuellen Aufwand und eine effizientere Dokumentenverteilung.
Der wirtschaftliche Mehrwert zeigt sich auch indirekt: Eine moderne Lösung kann auch die Qualität und Konsistenz der Kundenkommunikation verbessern und Bearbeitungszeiten im Service verkürzen.
Fazit: Wer ganzheitlich vergleicht, trifft eine zukunftssichere Entscheidung
Die Wahl einer Output-Management-Software erfordert eine ganzheitliche Betrachtung von Funktionen, Integrationsfähigkeit, Sicherheit, Automatisierung und Wirtschaftlichkeit. Die passende Lösung ist nicht automatisch die Software mit dem größten Funktionsumfang, sondern die Plattform, die optimal zu den individuellen Anforderungen passt.
Unternehmen sollten sich daher Zeit nehmen, ihre Anforderungen klar zu formulieren und zu priorisieren. Ausgangspunkt hierfür sind die aktuellen und geplanten Dokumentenprozesse.
Output Management entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Bestandteil moderner Unternehmenskommunikation. Wenn Sie sich bei der Wahl einer neuen Lösung Beratung wünschen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir unterstützen Sie, die individuell richtige Software zu finden und fachgerecht einzuführen.
FAQ
1) Was ist ein Output-Management-System (OMS)?
Ein Output-Management-System ist eine Softwarelösung zur zentralen Erstellung, Verarbeitung und Verteilung von Unternehmensdokumenten. Sie verarbeitet Daten aus Systemen wie SAP, ERP oder CRM und stellt Dokumente automatisiert über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Brief oder Kundenportale bereit.
2) Welche Kriterien sind bei einem OMS-Vergleich wichtig?
Ein OMS-Vergleich sollte Kriterien wie Automatisierungsgrad, Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Systeme, Unterstützung verschiedener Kommunikationskanäle, Skalierbarkeit sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen berücksichtigen.
3) Welche Output-Management-Software gibt es?
Zu den etablierten Lösungen im Bereich Output Management zählen Adobe Experience Manager (AEM Forms), OpenText Exstream, Quadient Inspire, Compart DocBridge und Tungsten Automation (ehemals Kofax). Die Lösungen unterscheiden sich vor allem hinsichtlich Funktionsumfang, Einsatzszenarien und Integrationsmöglichkeiten.
4) Für welche Unternehmen empfiehlt sich überhaupt der Einsatz einer Output-Management-Software?
Von einer Output-Management-Software profitieren vor allem Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, komplexen IT-Landschaften oder dem Ziel, Kommunikationsprozesse weitreichend und kanalübergreifend zu automatisieren.
Wer kann mir beim Thema OMS-Vergleich: Unsere Empfehlungen für starke Output-Management-Software helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema OMS-Vergleich: Unsere Empfehlungen für starke Output-Management-Software benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
