PDF/A
Inhaltsverzeichnis
Was ist PDF/A?
Bei PDF/A (Portable Document Format Archivable) handelt es sich um eine Variante des bekannten PDF-Formats, die speziell für die Archivierung von PDF-Dokumenten über eine lange Zeit (10 Jahre und länger) konzipiert wurde.
Normale PDF-Dokumente können verschiedene Elemente wie externe Schriftarten, Verweise und Multimedia-Objekte enthalten. Wird ein PDF-Dokument, das solche externen Elemente enthält, archiviert und nach einigen Jahren wieder geöffnet, ist es möglich, dass der Zugriff auf die eingebundenen externen Elemente nicht mehr funktioniert. Das Dokument liegt in diesem Fall also nicht mehr so vor, wie es ursprünglich gespeichert wurde. Dadurch erfüllt es nicht mehr die Kriterien, die Dokumente für die revisionssichere Archivierung erfüllen müssen.
Demgegenüber können PDF/A-Dokumente zwar neben dem reinen Text auch Elemente wie spezielle Schriftarten oder Grafiken enthalten. Diese zusätzlichen Elemente sind in diesem Format jedoch direkt in das Dokument eingebettet. So sind auch die Metadaten des Dokuments wie der Urheber und das Erstellungsdatum direkt im Dokument enthalten sowie die verwendeten Farbräume festgelegt. Außerdem ist keine Verschlüsselung vorgesehen. All diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass das PDF-Dokument auch viele Jahre nach seiner Archivierung noch problemlos und unabhängig vom verwendeten Endgerät geöffnet werden kann. Es soll dann genau so aussehen und genau die Informationen enthalten wie am Tag seiner Archivierung.
Versionen des PDF/A-Formats
Das Format wurde 2005 veröffentlicht und seitdem weiterentwickelt. Dadurch gibt es verschiedene Versionen des Formats.
PDF/A-1
Die erste Version sorgt dafür, dass alle Elemente wie spezielle Schriftarten oder Grafiken direkt im Dokument eingebettet sind. Nutzer können die Dokumente elektronisch signieren und Hyperlinks einbetten. Die Verschlüsselung des Dokuments oder das Einbetten von Audio- und Videodateien ist nicht möglich, um die Langzeitarchivierung zu garantieren.
PDF/A-2
Diese Version erlaubt im Vergleich zur ersten einige neue Funktionen. So können Grafiken im JPEG-Format und transparente Elemente eingefügt werden. Außerdem können Nutzer fortgeschrittene elektronische Signaturen verwenden. Bei allen diesen Neuerungen sind Dokumente dieses Formats nach wie vor sehr gut für die Langzeitarchivierung geeignet.
PDF/A-3
Dokumente in diesem Format haben im Vergleich zu den bisherigen Versionen den großen Vorteil, dass sie die Einbettungen von Dateien in beliebigen Formaten ermöglichen. Aktuell ist diese Funktion besonders gefragt für ZUGFeRD-Rechnungen. Dieser Standard für E-Rechnungen besteht aus einem PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Beide Dateien enthalten jeweils die gleichen Rechnungsinformationen wie die Rechnungsnummer oder den Endbetrag. Dadurch können Nutzer entscheiden, ob sie die E-Rechnung manuell mithilfe des PDF-Dokuments prüfen oder eine Software die Prüfung automatisiert vornehmen lassen. Die Buchhaltungssoftware arbeitet dann mit der XML-Datei.
Das PDF/A-3-Format erlaubt in diesem Fall die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung für die aktuell geforderten acht Jahre. Wenn also nach einigen Jahren beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer die E-Rechnung öffnet, wird er das Dokument exakt so vorfinden, wie es archiviert wurde.
PDF-Dokumente in PDF/A konvertieren
Um PDF-Dokumente zu konvertieren, gibt es verschiedene Lösungen.
I love PDF – browserbasiert und schnell
Die schnellste Möglichkeit sind Tools, die Sie einfach in Ihrem Browser nutzen können, wie beispielsweise das Tool „I love PDF“. Bei diesen Tools ist die erste Konvertierung meistens kostenlos. Für weitere Konvertierungen benötigen Sie dann einen kostenpflichtigen Zugang.
Daneben gibt es auch installierte Software für die Konvertierung von PDF-Dokumenten. Die hat den Vorteil, dass Ihre Dokumente auf Ihrem Computer bleiben und nicht auf einer Website hochgeladen werden müssen. Das erhöht die Sicherheit und ermöglicht das Konvertieren der Dokumente auch offline.
Adobe Acrobat – die Premiumlösung
So bietet Adobe, der Marktführer auf dem Gebiet der PDF-Lösungen, die Konvertierung von PDF-Dokumenten in PDF/A-Dokumente in seiner Software Adobe Acrobat an. Öffnen Sie dafür das Dokument in Adobe Acrobat, wählen Sie das Werkzeug PDF-Standards anwenden und konvertieren Sie das Dokument. Die Adobe-Software funktioniert sehr zuverlässig und bietet neben der Konvertierung weitere Werkzeuge wie das Einfügen einer E-Signatur. Diese Tools sind jedoch nur in der kostenpflichtigen Version des Adobe Acrobat enthalten.
PDF24 – die kostenlose Lösung
Die Software PDF24 ermöglicht ebenfalls das Konvertieren von normalen PDF-Dokumenten in das PDF/A-Format. Über das Werkzeug PDF umwandeln in … können Sie beliebig viele PDF-Dokumente konvertieren. Dabei unterstützt PDF24 die verschiedenen Standards von PDF/A-1 bis -3. Die Software ist kostenlos und bietet neben der Konvertierung viele weitere nützliche Funktionen für die Arbeit mit PDF-Dokumenten.
PDF/A in SAP ADS
Die SAP Adobe Document Services (ADS) sind die Grundlage für die Ausgabe von PDF-Dokumenten aus Adobe Forms. Während mit den Vorgängern SAPscript und Smart Forms die Ausgabe von PDF/A-Dokumenten noch nicht möglich war, unterstützt ADS das PDF-Format für die Langzeitarchivierung. Diese Funktion kann auch genutzt werden, um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Hierfür ist die Einbettung einer XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument direkt mithilfe der ADS möglich. Dafür gibt es in der Klasse CL_FP_CONV_PDFA verschiedene Methoden für die unterschiedlichen Zielformate.
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Fazit
PDF/A ist ein spezielles Format für die langfristige Archivierung von PDF-Dokumenten. Es stellt sicher, dass Dokumente über Jahre hinweg unverändert und unabhängig vom verwendeten Gerät geöffnet werden können. Das Format hat sich über die Zeit weiterentwickelt, sodass es heute die drei Formate PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 gibt, die unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. Während PDF/A-1 grundlegende Archivierungsanforderungen erfüllt, ermöglicht die zweite Version zusätzliche Funktionen wie Transparenz und fortgeschrittene Signaturen. PDF/A-3 ist besonders nützlich für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, da es die Einbettung von XML-Dateien unterstützt.
Für die Konvertierung von normalen PDF-Dokumenten gibt es mehrere Softwarelösungen, darunter Adobe Acrobat und PDF24, die dabei sowohl Sicherheit als auch Benutzerfreundlichkeit bieten. Browsergestützte Tools für die Konvertierung sollten Sie nur nutzen, wenn es schnell gehen muss und die PDF-Dokumente keine vertraulichen Informationen enthalten.
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FAQ
Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein PDF-Format, das für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt wurde und sicherstellt, dass die Inhalte auch in vielen Jahren noch unverändert und zugänglich sind.
Welche Versionen von PDF/A gibt es?
Die Versionen PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 bieten jeweils unterschiedliche Funktionen, wobei PDF/A-3 das Einbetten von Dateien, wie z. B. XML, für ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt.
Wie kann ich ein normales PDF in PDF/A konvertieren?
Ein PDF-Dokument kann mit Tools wie Adobe Acrobat oder der kostenlosen Software PDF24 konvertiert werden. Beide bieten zuverlässige Lösungen für die Umwandlung in das Archivierungsformat.
Was sind die Vorteile von PDF/A-3?
Das Format ermöglicht das Einbetten von Dateien im XML-Format, was für E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format genutzt wird. Es sorgt außerdem dafür, dass die E-Rechnung in einigen Jahren noch genauso angezeigt wird, wie sie archiviert wurde.
Wer kann mir beim Thema PDF/A helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema PDF/A benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
