SAP ILM
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- SAP ILM unterstützt Unternehmen dabei, Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg regelbasiert zu archivieren, zu sperren und zu löschen.
- Die Lösung hilft dabei, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen umzusetzen, etwa im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen und Löschvorgaben.
- SAP ILM eignet sich nicht nur für den laufenden Betrieb, sondern auch für die Stilllegung von Altsystemen und den weiteren Zugriff auf relevante Daten.
- Unternehmen profitieren von mehr Kontrolle über ihre Daten, geringeren Risiken und einer Entlastung ihrer produktiven Systeme.
SAP ILM Definition
ILM ist das Information Lifecycle Management von SAP. Es dient der automatisierten Verwaltung von Datenflüssen und den damit verbundenen Metadaten. Da der Umgang mit personenbezogenen Daten sehr sensibel ist, wollen Unternehmen diese in der Regel löschen, sobald sie sie nicht mehr benötigen. Dafür müssen sie die Daten während ihres Lebenszyklus verfolgen und prüfen, wann dessen Ende erreicht ist. Diese Aufgabe übernimmt ILM und entlastet den Nutzer gleichzeitig von manuellen Vorgängen in diesem Zusammenhang. Insgesamt unterstützt SAP Unternehmen mit ILM dabei, Aufbewahrungs-, Sperr-, Lösch- und Stilllegungsanforderungen regelbasiert umzusetzen, auch im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung.
DSGVO
In der Vergangenheit nutzten Unternehmen SAP ILM nicht flächendeckend. Gestiegene Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften und die daraus erwachsene Notwendigkeit eines verbesserten Risikomanagements, haben die Situation jedoch verändert. Auch der Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften spielt hier eine Rolle. Spätestens seit dem Inkrafttreten der EU-DSGVO am 25. Mai 2018 ist SAP ILM für viele Unternehmen ein wichtiger Baustein im datenschutzkonformen Umgang mit SAP-Daten. Denn das Tool lässt sich nicht nur für Stilllegungen, sondern auch im laufenden Betrieb einsetzen.
Unternehmen müssen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung in ihren IT-Systemen umsetzen. Schon die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) forderte, dass SAP seinen Anwenderunternehmen eine kostenfreie und effiziente Möglichkeit bieten muss, die Anforderungen der DSGVO in ihren ERP-Systemen umzusetzen.
Einsatzbereiche
Wer mit Systemen von SAP wie SAP S/4HANA arbeitet, speichert darin eine Vielzahl von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen. Darunter befinden sich auch immer wieder Daten mit personenbezogenen Informationen. Deren Speicherung ist in Europa und anderswo an bestimmte Bedingungen geknüpft. In Europa ist in diesem Zusammenhang die DSGVO zu berücksichtigen. Die Staaten möchten die Persönlichkeitsrechte ihrer Bürger schützen und machen daher strenge Vorgaben für den legalen Umgang mit solchen personenbezogenen Daten.
SAP ILM kommt zum Einsatz, wenn Anwender Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO und allgemein beim Thema Datenschutz benötigen. Eine besondere Relevanz besitzen in dieser Hinsicht Daten, die ihren Lebenszyklus bereits überschritten haben. Gerade hier treten Verstöße gegen den Datenschutz auf, weshalb in Unternehmen häufig Bedarf für spezielle Lösungen entsteht. Das gilt insbesondere dort, wo große Datenmengen anfallen und Mitarbeitende die manuelle Verfolgung nicht mehr zuverlässig leisten können.
Mit dem SAP ILM kann die DSGVO-konforme Archivierung personenbezogener Daten umgesetzt werden. Wir unterstützen Sie bei der Einführung des SAP ILM von Anfang bis Ende.
Datenverstöße
Verstöße gegen die DSGVO passieren schnell. Für den Einzelnen ist es nicht immer leicht, einen solchen Verstoß überhaupt zu erkennen. Daher gehört es zur Pflicht eines Unternehmens, bei seinen Beschäftigten die Sensibilität dafür zu wecken und sie im Umgang mit geschützten Daten zu schulen.
Die Schutzvorschriften der DSGVO beziehen sich auf personenbezogene Daten. Diese liegen in SAP-Landschaften an vielen Stellen vor, etwa in HR-, Business-Partner-, Kunden-, Lieferanten- und transaktionsnahen Datenbeständen. Da die IT-Systeme in Unternehmen heute immer komplexer werden und dezentral angesiedelt sind, ist es schwierig geworden, nachzuvollziehen, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wie Unternehmen mit ihnen umgehen müssen.
Information Lifecycle Management
Mit dem Tool können Unternehmen Daten automatisiert zu einem vorgegebenen Stichtag vernichten, wobei SAP ILM diesen Vorgang protokolliert und nachweisbar macht. Kaum ein Unternehmen wird diesen Prozess jedoch komplett automatisieren. In der Praxis sieht das Vorgehen in der Regel eher so aus: Unternehmen identifizieren Daten, die sie vernichten wollen, sammeln diese und legen das Protokoll dem für die Daten verantwortlichen Information Owner vor, in der Regel dem IT-Leiter. Dieser kontrolliert das Protokoll und gibt die Datenvernichtung frei.
Wo traditionelle Methoden des Datenmanagements bislang ausreichen, stoßen sie angesichts zusätzlicher Anforderungen an Aufbewahrungsfristen, Speicherbegrenzung, Löschvorgaben und Nachweispflichten an ihre Grenzen. Mit SAP ILM können Unternehmen sowohl produktive als auch archivierte Daten und Dokumente in ILM-fähigen Speicher- und Archivierungsszenarien revisionssicher ablegen. So schützen sie diese vor verfrühter Löschung und entlasten gleichzeitig die Datenbank. Das Unternehmen kontrolliert damit den Lebenszyklus seiner Daten von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Aus dem SAP-ERP-System heraus lassen sich Löschfristen setzen und Löschvorgänge steuern.
Fähigkeiten
ILM kann Daten archivieren, sperren und löschen. Anhand verschiedener Parameter wie etwa des Speicherzeitraums kann der Anwender sicherstellen, dass ILM diese Vorgänge zum gewünschten Zeitpunkt auslöst und beispielsweise personenbezogene Daten nicht zu früh oder zu spät aus der Datenbank entfernt.
Die Löschung der Daten ist dabei eine der Hauptfunktionen von ILM, auch wenn das System diesen Vorgang streng genommen nicht selbst vornimmt. Stattdessen arbeitet ILM mit dafür geeigneten Lösch- und Schreibprogrammen zusammen. Das dient einer höheren Sicherheit. Vor der eigentlichen Löschung erfolgt ein Upload der Daten in ein Archiv und deren letztmalige Überprüfung.
Module
ILM basiert auf dem Zusammenspiel mehrerer Module. Das System führt dabei die verschiedenen Funktionen in einer Lösung zusammen. Zu unterscheiden sind insgesamt drei Grundmodule.
Modul für die Datenarchivierung
Eine der wesentlichen Funktionen von ILM beseht darin, die Daten bereitzuhalten, solange sie das Ende ihres Lebenszyklus noch nicht erreicht haben. Dafür ist die Archivierung notwendig, die das System im Modul für die Datenarchivierung vornimmt. Zudem sind Funktionen vorhanden, die das Zusammenspiel mit dem Retention Management und dem Retention Warehouse ermöglichen.
Modul für das Retention Management
In diesem Modul finden sich alle Funktionen, die der Nutzer für die DSGVO-konforme Verwaltung, Speicherung und Vernichtung seiner Daten benötigt. Dazu gehört auch die Berücksichtigung des End-of-Life bestimmter Daten.
Modul für das Retention Warehouse
Hierbei handelt es sich um den dritten Grundbaustein von SAP ILM. Zu unterscheiden sind die Prozesse für die Systemstilllegung sowie für Auditing und Reporting. Bei der Systemstilllegung geht es darum, die Daten aus dem System zu entfernen und in einem ILM-fähigen System abzulegen. Das bedeutet, dass die Daten bei Bedarf trotz Stilllegung weiterhin für Auditing und Reporting zur Verfügung stehen. Für entsprechende Anfragen erfolgt die Vorbereitung der Daten im BI-InfoProvider. Selbst Jahre nach der Stilllegung ist es damit möglich, mit den Daten zu arbeiten.
Vorteile
Die Vorteile der Lösung ILM erstrecken sich im Wesentlichen auf die Effizienzsteigerung im Umgang mit Daten sowie auf eine bessere Kontrolle und Minimierung von Risiken. Hinzu kommen Kostenreduzierungen.
Risikokontrolle
Grundsätzlich geht mit dem Einsatz von ILM ein höheres Maß an Kontrolle über die Daten einher. Die Löschung der Daten erfolgt automatisch und zu einem vorher definierten Stichtag im Rahmen eines regelbasierten Vorgangs. Das bedeutet, dass sich die vorgenommenen Schritte bei einer Prüfung sehr viel einfacher nachvollziehen lassen. Das schafft zusätzliche Rechtssicherheit. Wer seine Datenaufbewahrung auf diese Weise verwaltet, erhält damit Vorteile bei der Umsetzung der DSGVO.
Neben der vollständig automatisierten Löschung von Daten ist auch eine teilautomatisierte Herangehensweise möglich. Bei besonders sensiblen Daten behält der Nutzer damit weiterhin die Kontrolle über den Vorgang und kann eingreifen. In diesem Sinne bietet ILM ein hohes Maß an Flexibilität bei der Umsetzung der Lösung.
Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen
Diese ergeben sich aus der einfachen Tatsache, dass die zeitnahe und automatische Datenvernichtung Speicherplatz schneller wieder zur Verfügung stellt. Da sich weniger Altdatenbestände in der Datenbank befinden, arbeitet diese mit höherer Geschwindigkeit. Die Löschung trägt außerdem zu mehr Übersichtlichkeit bei. Die Mitarbeitenden müssen weniger Zeit für die Suche nach benötigten Dateien aufwenden. Dadurch lassen sich die Kosten dank der eingesparten Zeit im Umgang mit den SAP-Systemen senken.
Integration von SAP ILM in bestehende Systeme
SAP ILM (Information Lifecycle Management) ist eine leistungsfähige Lösung zur Verwaltung und zum Schutz von Daten. Die Integration von SAP ILM in bestehende Systeme und Prozesse kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Um SAP ILM erfolgreich in bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren, sollten Unternehmen zunächst eine gründliche Analyse durchführen und prüfen, wie sich die Lösung auf vorhandene Workflows auswirkt. Eine sorgfältige Planung und Implementierung ist erforderlich, damit die Integration reibungslos verläuft und die Daten im Unternehmen geschützt bleiben. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden entsprechend zu schulen und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie die neuen Prozesse und Systeme effektiv nutzen können.
Mit der richtigen Planung und Umsetzung lässt sich SAP ILM nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse integrieren und hilft Unternehmen dabei, ihre Daten effektiv zu verwalten und zu schützen.
Einsatz von SAP ILM in S/4 HANA
Information Lifecycle Management (ILM) lässt sich auch in SAP S/4HANA-Umgebungen sinnvoll einsetzen. Die Lösung hilft Unternehmen dabei, Daten regelbasiert zu verwalten, zu schützen, zu archivieren und zu löschen. Mit der Integration von SAP ILM in S/4HANA können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse unterstützen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie Anforderungen an Datenschutz und Compliance besser umsetzen. Von der Archivierung von Daten bis hin zur Einhaltung von Richtlinien wie der DSGVO kann SAP ILM Unternehmen dabei helfen, ihre Daten zu schützen und effizient zu verwalten. Wenn Sie SAP S/4HANA nutzen, sollten Sie prüfen, wie Sie SAP ILM in Ihre Datenstrategie integrieren können, um Ihre Daten zu schützen und Ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Fazit
Die meisten Unternehmen sehen sich heute schnell wachsenden Datenmengen gegenüber. Viele davon sind von der DSGVO betroffen, weil sie personenbezogene Informationen umfassen. Entscheidend ist, dass Unternehmen Daten nicht mehr speichern oder verwenden dürfen, sobald der ursprüngliche Zweck entfällt. Da es für Mitarbeitende gerade in größeren Organisationen häufig kaum möglich ist, Daten während ihres gesamten Lebenszyklus manuell zu betreuen, liegt der Einsatz von Lösungen wie ILM nahe. Der entscheidende Vorteil besteht in der Automatisierung vieler Vorgänge, die sich manuell nicht mehr bewältigen lassen. Der Einsatz ist sinnvoll für alle Anwender, die mit SAP-Systemen arbeiten, darin Daten speichern und gesetzliche Anforderungen effizienter umsetzen möchten.
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Dieser Artikel wurde bereits im September 2019 veröffentlicht und am 30. April 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist SAP ILM?
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Datenschutzverpflichtungen, indem es die Verwaltung von Datenflüssen und dazugehörigen Metadaten automatisiert.
Wie ist SAP ILM aufgebaut?
SAP ILM besteht aus drei unterschiedlichen Grundmodulen: Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse.
Was ist die Hauptfunktion des ILM?
Eine der Hauptfunktionen des ILM ist die Datenarchivierung. SAP ILM erweitert die Standardfunktionalität der SAP-Datenarchivierung, sodass die Datenverwaltung den internen, externen und gesetzlichen Anforderungen an die Datenaufbewahrung und deren Vernichtung im Zeitablauf entspricht.
Wer kann mir beim Thema SAP ILM helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP ILM benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
