SAP Invoice Management
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Invoice Management?
- Wie kann digitales Invoice Management helfen?
- Vorteile des digitalen Invoice Managements
- Vergleich: Tools und Lösungen für das SAP Invoice Management
- Fazit
- Weitere Informationen
- FAQ
- Welche Vorteile bietet digitales Invoice Management für Unternehmen?
- Welche SAP-Lösungen gibt es für das Invoice Management?
- Wie hilft SAP Ariba Invoice Management bei der automatisierten Rechnungsprüfung?
- Welche speziellen Funktionen bietet SAP Ariba Central Invoice Management?
- Wie unterstützt SAP Invoice Management von OpenText die Rechnungsbearbeitung?
Was ist Invoice Management?
Invoice Management bezeichnet grundsätzlich die Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen (englisch: Invoice) auf analogem Weg als klassische Papierrechnung, digital als elektronisches Dokument beispielsweise im pdf-Format oder als E-Rechnung. Zur Verwaltung von Rechnungen gehören die folgenden Aufgaben:
- Stellen und Versenden von Rechnungen
- Eingang per Post, E-Mail oder über elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD
- Prüfung der Pflichtangaben wie Rechnungsnummer und Steuersatz, der Beträge und Abgleich mit dem Angebot und den erbrachten Leistungen
- Genehmigung der Rechnung durch die verantwortliche Person oder Abteilung
- Buchung in der Buchhaltungssoftware und Zuordnung zum richtigen Konto
- Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben in einem Ordner oder Dokumentenmanagementsystem
Wie kann digitales Invoice Management helfen?
Um E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können, hilft Ihnen ein digitales Invoice Management. Es kann mit den verschiedenen Formaten und Standards der E-Rechnungen umgehen und gestaltet die oben genannten Aufgaben effizienter:
- Automatisierte Ausstellung und Versendung einer Rechnung
- Zentraler Eingang, indem Rechnungen aus verschiedenen Quellen wie Scans, E-Mail und E-Rechnungen zusammengeführt werden
- Automatische Prüfung der Pflichtangaben, intelligenter Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Automatische Weiterleitung an die zuständige Stelle zur Genehmigung, Erinnerung an offene Rechnungen durch das System, digitale Signatur
- Nahtlose Übertragung in die Buchhaltungssoftware, automatisierte Zuordnung wiederkehrender Rechnungen zum richtigen Konto
- Gesetzeskonforme digitale Archivierung und schneller Zugriff auf alle Rechnungen
Vorteile des digitalen Invoice Managements
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Invoice Management nutzen, ergeben sich einige Vorteile.
Zeitersparnis
Dadurch, dass die manuelle Arbeit im Zusammenhang mit Rechnungen reduziert wird, sinkt auch der Zeitaufwand. Dieser Effekt ist bei klassischen Papierrechnungen besonders stark, da der Umgang mit den Briefen wegfällt. Allerdings wirkt sich die Zeitersparnis auch auf Rechnungen im pdf-Format aus, da die Daten und Beträge automatisch geprüft und die Rechnungen an die richtige Stelle zur Genehmigung weitergeleitet werden. Gerade E-Rechnungen sparen hier sehr viel Zeit, da die Verarbeitung vollständig automatisiert erfolgt.
Fehlerreduktion
Durch die Einführung eines digitalen Invoice Managements reduzieren Sie Flüchtigkeitsfehler. Eingehende Rechnungen werden automatisch auf Richtigkeit geprüft und ausgehende Rechnungen enthalten alle relevanten Daten und Beträge. So sind Ihre Lieferanten zufrieden und Sie erfüllen alle behördlichen Vorgaben.
Kostenkontrolle
Da die Rechnungen im Invoice Management schneller verarbeitet werden und durch die automatisierte Weiterleitung an die richtigen Stellen gelangen, vermeiden Sie Verzugszinsen und Mahngebühren. Außerdem können Sie Skonti besser ausnutzen.
Transparenz
Das Invoice Management dient als zentrale Plattform für die Verwaltung Ihrer Rechnungen und sorgt dadurch für eine höhere Transparenz. Ältere Rechnungen werden schneller gefunden und die Kommunikation über aktuelle Rechnungen ist einfacher.
Vergleich: Tools und Lösungen für das SAP Invoice Management
SAP Ariba Invoice Management
Ein digitales Invoice Management bringt Ihrem Unternehmen also einige Vorteile. SAP bietet hierfür unter anderem die Software Ariba Invoice Management an. Das Tool ist cloudbasiert und ermöglicht die Automatisierung des Eingangs, der Verarbeitung und der Bezahlung von Rechnungen. Als Ariba-Modul ist es dabei hochkompatibel mit den anderen Ariba-Produkten.
Ariba Invoice Management kann dabei sowohl mit Rechnungen umgehen, die durch das SAP Business Network bereitgestellt wurden, als auch mit papierbasierten Rechnungen aus verschiedenen Quellen.
Rechnungsprüfung und Genehmigung
Korrekte Rechnungen werden automatisch verarbeitet und beglichen, ohne dass ein Mitarbeiter sich darum kümmern muss. Sie können Regeln festlegen, anhand derer die eingehenden Rechnungen geprüft werden. So werden die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen vereinfacht und die hierfür benötigte Zeit stark verkürzt.
Rechnungen, die mit Fehlern bei Ihnen eingehen und die festgelegten Regeln verletzten, werden zur Korrektur an die Lieferanten zurückgeschickt. So liegt die Verantwortung für die korrekte Rechnungsstellung bei Ihrem Lieferanten. Dies verhindert auch, dass fehlerhafte Rechnungen in Ihrem SAP-System weitergegeben werden und sich ein Fehler durch den gesamtem Verwaltungsprozess zieht.
Einfache Bedienung
Die Bedienung der Abläufe der Software erfolgt intuitive über Drag & Drop. Sie benötigen also keine Kenntnisse einer Programmiersprache. Sie können die Bearbeitung der Rechnungen individuell anpassen, verschiedene Prioritäten vergeben und den gesamten Prozess permanent überwachen. Dabei ist die Oberfläche optisch ansprechend und übersichtlich.
Benutzeroberfläche des SAP Ariba Invoice Management (Quelle: SAP)
Insgesamt hilft SAP Ariba Invoice Management dabei, Rechnungen ohne manuellen Eingriff zu verarbeiten und zu begleichen. Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Kosten, da die Rechnungsprüfung und Verarbeitung beschleunigt werden, sondern sorgt auch dafür, dass sie durch die schnelle Bezahlung Skonti besser nutzen können.
SAP Ariba Central Invoice Management
Eine weitere Lösung ist das SAP Ariba Central Invoice Management.
Benutzeroberlfäche des SAP Ariba Central Invoice Management (Quelle: SAP)
Zentrale Plattform
Der besondere Anspruch der Anwendung, der mit dem Central im Produktnamen hervorgehoben werden soll, ist die Bereitstellung einer zentralen Plattform für die Verarbeitung von Rechnungen aller Formate. Durch die Zusammenführung in einer Plattform haben alle Beteiligten zu jeder Zeit den Status der Rechnungen im Blick.
Zukunftssicher
Es handelt sich um eine zukunftssichere Software, die speziell für die Anwendung in der S/4HANA-Umgebung entwickelt wurde und über eine Künstliche Intelligenz verfügt. Die Anwendung basiert auf der SAP Business Technology Platform. Sie ist dabei erweiterbar für andere ERP-Systeme, also im Gegensatz zum SAP Ariba Invoice Management weniger fokussiert auf das Ariba-Ökosystem.
Integrierte Texterkennung
SAP Ariba Central Invoice Management verfügt über eine integrierte Texterkennung (englisch: Optical Character Recognition, kurz: OCR). Das Tool kann also einen Text auf einem eingescannten Bild erkennen und in ein Text-Dokument umwandeln, das bearbeitet werden kann. Außerdem können Rechnungsfotos einfach hochgeladen werden. Neben Rechnungen in elektronischen Formaten können also auch Rechnungen in Papierform und als pdf-Dokument mit vergleichsweise wenig Aufwand automatisiert weiterverarbeitet werden.
Es handelt sich um eine cloudbasierte Lösung für die Verarbeitung von Rechnungen in sämtlichen Formaten. Die Rechnungen sind zentral einsehbar und die Verarbeitung wird durch Künstliche Intelligenz unterstützt. Durch die spezielle Entwicklung für S/4HANA ist SAP Ariba Central Invoice Management hochkompatibel mit SAP-Systemen und sehr gut in die SAP Business Technology Platform integrierbar.
SAP Invoice Management by OpenText
Eine weitere Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ist das SAP Invoice Management von OpenText. Dieses ist sowohl als cloudbasierte Anwendung wie auch on-premise verfügbar. Die Verfügbarkeit on-premise unterscheidet diese Lösung von den beiden anderen.
Prinzipiell verfolgt die Software die gleichen Ziele wie das SAP Ariba Invoice Management. Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang über die Verarbeitung bis zur Bezahlung wird automatisiert, sodass Zeit und Kosten gespart werden.
Das Vorgehen ist dabei recht ähnlich. So ermöglicht die Lösung von OpenText, genau wie die Lösung von Ariba, das Einführen von Regeln, nach denen die eingehenden Rechnungen geprüft werden, um den manuellen Eingriff in den Prozess der Verarbeitung von Rechnungen zu minimieren.
Verknüpfung mit SAP Information Capture
SAP Invoice Management von OpenText lässt sich darüber hinaus mit anderen OpenText-Anwendungen wie SAP Information Capture (auch: Intelligence Capture by OpenText) kombinieren. Hierbei handelt es sich um ein Add-on, das Künstliche Intelligenz in verschiedene Anwendungen von OpenText integriert. Das Tool kann dann genau wie die Software von Ariba mithilfe einer OCR Informationen von Papierdokumenten auslesen und digitalisieren. Die KI lernt dabei und verbessert ihre Leistung durch die Erfahrung im Umgang mit den Rechnungen, die regelmäßig eingehen.
Dabei können Sie festlegen, bei welchen Vorkommnissen menschliches Eingreifen nötig ist. Sie erhalten dann eine Meldungen, wenn ungewöhnliche Probleme oder vorher festgelegte Spezialfälle auftreten. So können sich die Anwender auf komplizierte Rechnungen und die Lösung schwieriger Problemfälle konzentrieren, während das SAP Invoice Management von OpenText die üblichen Standard-Rechnungen verarbeitet und begleicht.
SAP Invoice Management von OpenText (Quelle: OpenText)
Hohe Kompatibilität
Die Anwendung von OpenText ist außerdem kompatibel mit der SAP Business Technology Platform, dem SAP Business Network und mit SAP S/4HANA generell.
Insgesamt sorgt das SAP Invoice Management von OpenText durch die Automatisierung der Rechnungsverwaltung dafür, dass die Rechnungen nicht manuell ausgestellt und seltener direkt von Menschen geprüft werden müssen. Dadurch verringert sich die Fehlerquote und die Bezahlung läuft schneller. Außerdem können alle Beteiligten den Status der aktuell offenen Rechnungen einsehen, was die Kommunikation erleichtert.
Zudem profitieren Unternehmen davon, dass sie durch die frühere Bezahlung Skonti besser ausnutzen können und generell durch eine pünktliche und schnelle Bezahlung das Verhältnis zu ihren Lieferanten stärken. Durch die Kompatibilität mit S/4HANA und die Einbindung Künstlicher Intelligenz sind Sie mit dem SAP Invoice Management von OpenText bereit für die Zukunft.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
Fazit
Das digitale Invoice Management gestaltet die Aufgaben der Rechnungsverwaltung nicht nur effizienter, sondern hilft auch dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung im B2B-Bereich einzuhalten. SAP bietet drei interessante Softwarelösungen für das Invoice Management an. Wichtig ist, dass Sie darauf achten, wie kompatibel die Lösung mit Ihrem bestehenden SAP-System ist. Auch die Einbindung von Künstlicher Intelligenz ist von Vorteil, da Sie Ihr Invoice Management so fit für die Zukunft machen.
Als zertifizierter SAP-Berater helfen wir Ihnen bei der Auswahl und Einrichtung des passenden SAP Invoice Managements. Kontaktieren Sie uns dafür gerne und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
Weitere Informationen
- Rechnungsstellung und Zahlung mit SAP
- Expert Insights Artikel zu SAP Invoice Management von OpenText (englisch)
- heise.de Artikel: Digitale Rechnungen – Schneller zum Geld
FAQ
Welche Vorteile bietet digitales Invoice Management für Unternehmen?
Durch den Einsatz von digitalem Invoice Management können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, Fehler reduzieren und die Transparenz in der Rechnungsverwaltung erhöhen. Automatisierte Prüfungen und die Weiterleitung an zuständige Abteilungen sorgen für eine schnellere und genauere Verarbeitung von Rechnungen.
Welche SAP-Lösungen gibt es für das Invoice Management?
SAP bietet mehrere Lösungen für das digitale Invoice Management an, darunter SAP Ariba Invoice Management, SAP Ariba Central Invoice Management und SAP Invoice Management von OpenText. Jede Lösung bietet unterschiedliche Funktionen, wie z. B. die Integration von Künstlicher Intelligenz und eine einfache Bedienung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
Wie hilft SAP Ariba Invoice Management bei der automatisierten Rechnungsprüfung?
SAP Ariba Invoice Management automatisiert die Rechnungsprüfung, indem es festgelegte Regeln zur Fehlererkennung anwendet. Rechnungen mit Fehlern werden automatisch zur Korrektur an den Lieferanten zurückgeschickt.
Welche speziellen Funktionen bietet SAP Ariba Central Invoice Management?
SAP Ariba Central Invoice Management bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Rechnungen aller Formate und eine integrierte Texterkennung (OCR), die es ermöglicht, Rechnungen aus Papier, pdf-Dokumenten oder elektronischen Formaten automatisch zu verarbeiten. Es ist zudem speziell für die Nutzung in der S/4HANA-Umgebung entwickelt und bietet erweiterbare Funktionen zur Integration in andere ERP-Systeme.
Wie unterstützt SAP Invoice Management von OpenText die Rechnungsbearbeitung?
SAP Invoice Management von OpenText nutzt Künstliche Intelligenz und eine integrierte Texterkennung (OCR), um Rechnungen aus verschiedenen Formaten automatisch zu verarbeiten und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
