Wie funktioniert die Ausgabesteuerung unter SAP S/4HANA?
Haben Sie bereits begonnen, SAP S/4HANA zu migrieren? Das Pilot-System ist vielleicht schon in Planung? Dann ist dieser Beitrag sicher interessant für Sie. Mit der Migration können Sie auf das neue Framework zur Ausgabeverwaltung, das SAP S/4HANA Output Management, zugreifen. Alles was Sie über das SAP S/4HANA Output Management wissen sollten und wie die neue Ausgabesteuerung, das S/4HANA Output Control funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wie funktioniert die SAP S/4HANA Output Control?
Das SAP S/4HANA Output Control ist das zentrale Schlüsselelement des Ausgabemanagements (SAP S/4HANA Output Management), das den Rahmen aller Funktionen und Prozesse zur Ausgabe von Dokumenten, z. B. als Druck oder E-Mail-Anhang, bildet. Das Output Control strukturiert das gesamte Ausgabemanagement und fungiert quasi als Schnittstelle zwischen den Geschäftsanwendungen, die die Ausgabesteuerung verwenden, und den SAP NetWeaver-Technologien, die zur Erstellung und Ausgabe der Dokumente dienen. So gesehen ist es eine Middleware, die zwischen den Ebenen agiert.
Muss ich zwingend mit der Migration auf S/4HANA auf das S/4HANA Output Control umstellen?
Das SAP S/4HANA Output Control kann für einzelne Anwendungen die bisher bestehenden Frameworks wie z. B. die Nachrichtensteuerung „SD“ oder die Korrespondenz „FI“ ersetzen (Stand April 2020). Aktuell besteht laut der SAP kein Zwang, auf das neue Framework umzustellen. Die Kollegen empfehlen, die im Einsatz befindlichen Frameworks wie gewohnt weiter zu nutzen. Sie können aber gern in einem Vorprojekt zur S/4HANA-Migration oder parallel zu dem Migrationsprojekt das neue Output Control einsetzen. Wichtig ist dann zu prüfen, ob die genutzte(n) Anwendung(en) den Einsatz des Output Control anbieten und ob die vorhandene Funktionalität ausreichend für ihre Geschäftsprozesse ist. Anwendungen, die mit S/4HANA neu hinzugekommen bzw. neu implementiert worden sind, setzen das Output Control standardmäßig ein. Es existiert keine Wahlmöglichkeit. Für bereits bestehende Anwendungen haben Sie weiterhin die Möglichkeit, mit den im Einsatz befindlichen Frameworks zu arbeiten.
Sollten Sie sich für die Migration auf die S/4HANA-Cloud-Edition entschieden haben, ist der Umstieg auf das neue Output Management jedoch zwingend für Sie, da es das einzige Framework zur Ausgabe von Formularen und Dokumenten im SAP S/4HANA-Cloud-System ist.
Welche Features bringt das neue Output Management mit sich?
Kommen wir jetzt zu dem für mich interessantesten Teil – den Funktionen des Frameworks. Die Ausgabe von Dokumenten erfolgt über die Kanäle Druck, E-Mail und EDI (letzterer schließt die Kanäle XML und IDOC ein). Das Framework unterstützt die Formulartechnologien Smart Forms, SAPscript und Adobe Forms – letztere Technologie sowohl mit DDIC Schnittstelle als auch exklusiv die Gateway-basierten Adobe Formulare mit und ohne Fragmente. Fragmente sind wiederverwendbare Formularteile wie z. B. Kopf- und Fußzeile oder das Logo, die automatisch für alle Formulare übernommen werden, die das Fragment nutzen.
In SAP S/4 HANA On-Premises können Sie selbst entscheiden, ob die On-Premises-Lösung SAP Interactive Forms by Adobe (NetWeaver AS Java) oder die Cloud-Lösung SAP Cloud Platform Forms by Adobe zum Rendering verwendet werden soll. In SAP S/4 HANA Cloud basiert die Formulartechnologie ausschließlich auf den Gateway-basierten Formularen mit der Cloud-Lösung SAP Forms by Adobe.
Die Ausgabe kann sofort oder geplant als Hintergrundjob erfolgen. Die Ausgabeparameter werden im neuen Output Control über BRFplus-Geschäftsregeln ermittelt. Das hat für den User einige Vorteile. Es können mehrere Nachrichten gleichzeitig an verschiedene Empfänger und über verschiedene Kanäle erzeugt werden. Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass die Konfiguration auch ohne große ABAP-Kenntnisse möglich ist. Zusätzlich können Sie bereits vorhandene und von SAP ausgelieferte Regeln nutzen. Mehr Informationen zu den Funktionen und zum Nutzen von BRFplus finden Sie auf unserer Knowhow Seite: BRF+.
Wie funktioniert der Prozess hinter dem Framework?
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber bei neuen Technologien interessiert mich auch immer, wie sie funktionieren. So auch bei dem S/4HANA Output Control. Dazu liefert die SAP eine übersichtliche Grafik:
Der Prozess startet in der Business Application, z. B. beim Anlegen einer Bestellung. Sobald der User die Bestellung speichert, löst er das Output Control aus. Das erstellt im Hintergrund das benötigte Dokument auf Basis der Ausgabeparameter und gibt es entsprechend aus. Die Parameter bestimmen u. a., welches Formular verwendet werden soll, wer der Empfänger ist und über welchen Kanal die Ausgabe erfolgen soll. Im Beispiel des Anlegens einer Bestellung könnten das die Bestellbestätigung, der Kunde und die Ausgabe via E-Mail sein.
Zukunft des S/4HANA Output Management
Ob und wie weit sich das neue Framework SAP S/4HANA Output Management durchsetzt und verwendet wird, wird die Zeit zeigen. Die SAP verfolgt mit dem neuen Output Management das Ziel, dass Anwender zum Großteil selbst in der Lage sind, die Ausgabe zu steuern. Das Unternehmen gibt auch preis, dass nur das neue Framework in Zukunft weiterentwickelt wird. Das bringt mich zu dem Schluss, dass es auch hier empfehlenswert ist, die neue Technologie auszuprobieren. Sie fragen sich jetzt, was der Umstieg auf S/4HANA mit Ihren Formularen zu tun hat? Ein paar Antworten darauf habe ich Ihnen hier zusammengefasst:
Ich hoffe, Sie konnten durch diesen Beitrag einige neue Erkenntnisse gewinnen. Was halten Sie vom neuen Framework unter S/4HANA? Konnten Sie bereits Erfahrungen sammeln? Ich freue mich über Ihre Nachrichten zu dem Thema. Schreiben Sie mir direkt hier – oder per E-Mail an girke@mind-forms.de. Ich freue mich auf den Austausch.
