Jeremia Girke
 - 22. April 2020

Kann das neue SAP S/4HANA Output Management alte Frameworks wie die Nachrichtensteuerung ersetzen?

SAP S/4HANA Output Management

Mit dem SAP S/4HANA Output Management führt die SAP ein neues Framework zur Ausgabe ein, das auf neuste Technologien setzt. Im Fokus steht ein zentrales Output Control, das für sämtliche Module des Systems genutzt werden kann. Das bedeutet, dass neben den alt bewährten Frameworks wie die Nachrichtensteuerung im Vertrieb, die Korrespondenz in der FI, die Druck-Workbench in der FI-CA und das Post Processing Framework im CRM eine weitere Möglichkeit zur Ausgabe entsteht.

Kann das neue SAP S/4HANA Output Control wirklich die alten Frameworks ersetzen?

Um diese Frage zu beantworten, lohnt es sich, die neue Lösung mit einer der bewährten Technologien zu vergleichen. Ich habe mich für den Vergleich mit der Nachrichtensteuerung entschieden, da weite Teile im SAP bereits erfolgreich mit der Nachrichtensteuerung versorgt sind. Weitere Informationen zur Nachrichtensteuerung finden Sie hier.

Der Vergleich – Nachrichtensteuerung vs. S/4HANA Output Control

Bedingungen:

Die Nachrichtensteuerung nutzt die Konditionstechnik anhand von Konditionstabellen. Diese kommen zum Beispiel zum Einsatz, wenn ein Unternehmen mit individueller Preisgestaltung arbeitet. In der Konditionstabelle ist hinterlegt, zu welchem Preis der jeweilige Kunde ein Produkt kaufen kann. Die Nachrichtensteuerung kann auf diese Konditionstabelle zugreifen, um im Angebot, der Bestellung oder der Rechnung den richtigen Preis für den jeweiligen Kunden auszugeben.

Das neue Output Control nutzt für diesen Prozess die BRFplus-Geschäftsregeln. BRFplus ist eine Technologie, die bereits seit vielen Jahren im SAP-System zur Verfügung steht. Die Technologie vereinfacht die Konditionsfindung deutlich und ermöglicht es auch Mitarbeitern mit wenig Erfahrung in ABAP oder mit Systemtabellen, die Regeln zu pflegen. Mehr zum Thema BRFplus finden Sie auf unserer Website.

Ausgabe:

In der herkömmlichen Nachrichtensteuerung kann ein Ausgabetyp immer nur genau eine Ausgabe auslösen. Das heißt, es kann immer nur ein Dokument über einen Ausgabekanal ausgegeben werden. Dabei sind folgende Ausgabekanäle gegeben: Druck, Fax, EDI und ALE. Natürlich gibt es auch hier Kundenlösungen, die diese 1-zu-1-Zuordnung übersteuern.

Im Vergleich dazu kann das neue Output Control mehrere Ausgaben gleichzeitig auslösen und diese auch über verschiedene Kanäle ausgeben. Dabei stehen dem neuen Framework die Kanäle Druck, Email und EDI zur Ausgabe zur Verfügung. Wichtig ist zu beachten, dass der Kanal EDI nur die Kommunikation an betriebswirtschaftliche Empfänger (Business Receiver) und keine Systemintegration (ALE) beinhaltet. Zudem ist ein Kanal Fax nicht separat gelistet, da nur die Möglichkeit von „Email zu Fax“ unterstützt wird. Dies läuft also über den Kanal Email.

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Das Output Control deckt also nur den „Ausgabeteil“ der NAST ab, nicht die darüber hinaus enthaltenden Funktionalitäten wie ALE, Workflow, Events oder Special Function. Diese Teile werden auch zukünftig nicht Bestandteil von S/4HANA Output Control sein. Die SAP bietet dafür eigene Lösungen und Frameworks an, die beim Umstieg von NAST auf S/4HANA Output Control zu verwenden sind. Motivation hierbei ist, spezialisierte Lösungen bereitzustellen und damit insgesamt die Komplexität zu reduzieren. Sie konfigurieren also nur, was sie wirklich benötigen.

Module:

Die Nachrichtensteuerung kann für die Ausgabe der Belege in den Modulen SD und MM und weiteren genutzt werden. Für die Ausgabe in anderen Modulen müssen entsprechend andere Frameworks genutzt werden.

Mit dem neuen S/4HANA Output Control können Sie die Ausgabe der Belege aus diversen Modulen zentral steuern. Stand Februar 2020 können Sie im SAP ERP bereits die Module Billing, Sales, Purchase Order und viele weitere mit dem neuen S/4HANA Output Management ausgeben.

Archivierung:

Während das Einrichten eines Archiv-Links (wichtig: nicht mit ArchiveLink verwechseln!) in der Nachrichtensteuerung nur optional integriert ist, wird im neuen Framework automatisiert der Originalbeleg der Ausgabe gesichert (via KPRO/DMS) und kann jederzeit vom Benutzer angezeigt werden. In SAP S/4HANA on-prem kann konfiguriert werden, welche technische Ablage genutzt werden soll. Weitere Informationen dazu finden Sie im  SAP Help Portal: Setting up Storage System and Storage Category.

E-Mail:

Mit der Nachrichtensteuerung lassen sich E-Mails lediglich ausgeben. Die Formatierung der E-Mail oder das Nutzen einer Vorlage für die E-Mail ist dahingegen nur umständlich möglich.

Das neue Output Control bietet im Vergleich eine flexible Ermittlung von Sender- und Empfängeradressen sowie die Nutzung von E-Mail-Vorlagen an, womit der Betreff und der Body der E-Mail individuell gestaltet werden können (inkl. Nutzung von Variablen).

Knowhow:

Die Nachrichtensteuerung ist, genau wie die anderen bewährten Frameworks, seit Jahren in den Unternehmen im Einsatz und dadurch konnte ein großes Wissen im Haus gesammelt werden. Zusätzlich lassen sich online eine Vielzahl an Beiträgen zum Einsatz, zur Einrichtung, zu Best Practices und weiteren Themen im Bereich der Nachrichtensteuerung finden.

Zum neuen Framework ist aktuell noch wenig Wissen vorhanden und hilfreiches Knowhow lässt sich schwierig finden. Das werden wir in den nächsten Wochen und Monaten ändern und regelmäßig zu diesem Thema berichten.

Fazit

Das S/4HANA Output Control hat eine Menge Vorteile, die bisher jedoch größtenteils in der Cloud nutzbar sind. Wie bei jeder Neuentwicklung gibt es auch hier noch an der ein oder anderen Stelle Verbesserungsbedarf. Die Empfehlung der SAP ist zurzeit im SAP ERP das neue Framework parallel zur Nachrichtensteuerung einzusetzen und die Erfahrungen aufzubauen. Wichtig ist dabei jedoch die Unterscheidung zwischen dem S/4HANA On-Premises und dem S/4HANA Cloud. Für die On-Premises-Lösung empfiehlt die SAP, die im Einsatz befindlichen Frameworks wie gewohnt weiter zu nutzen und nur für alle weiteren und neuen Dokumente im System das neue Output Management zu implementieren. Für die Cloud Edition des S/4HANA Systems ist der Einsatz des SAP S/4HANA Output Managements vorgeschrieben, da es das einzige Framework zur Ausgabe von Formularen und Dokumenten ist.

Um die Frage aus dem Titel zu beantworten „Kann das neue SAP S/4HANA Output Management alte Frameworks ersetzen?“: Ja und Nein. Ja, das neue Output Management kann die Aufgaben der alten Frameworks übernehmen und teilweise optimieren. Es ist aber aktuell nicht dazu in der Lage, die alten, tief integrierten Lösungen zu ersetzen. Das liegt vor allem daran, dass der Fokus der SAP bei der Entwicklung des neuen Output Managements unter S/4HANA auf der Cloud-Variante lag.

Ich denke, dass wir mit dem neuen Framework weitaus mehr Möglichkeiten zur Gestaltung der Nachrichten an den Kunden erhalten. Weiterhin finde ich es super, dass die verschiedenen Lösungen wie Nachrichtensteuerung, Druck-Workbench und PPF vereinheitlicht werden. Stehen Sie aktuell schon vor der Entscheidung, das neue Output Management zu implementieren? Lassen Sie uns gemeinsam den richtigen Weg für Sie finden. Kontaktieren Sie mich einfach hier oder per E-Mail an girke@mind-forms.de.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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