
Kann das SAP S/4HANA Output Management alte Frameworks ersetzen?

Mit dem SAP S/4HANA Output Management wurde ein Framework zur Ausgabe eingeführt, das auf neuste Technologien setzt. Im Fokus steht ein zentrales Output Control, das für sämtliche Module des Systems genutzt werden kann. Das bedeutet, dass neben den alt bewährten Frameworks wie die Nachrichtensteuerung (NAST) im Vertrieb, die Korrespondenz in der FI, die Druck-Workbench in der FI-CA und das Post Processing Framework im CRM eine weitere Möglichkeit zur Ausgabe entsteht.
Um die Frage zu beantworten, ob das SAP S/4HANA Output Control die alten Frameworks ersetzen kann, lohnt es sich, die neue Lösung mit einer der bewährten Technologien zu vergleichen. Ich habe mich für den Vergleich mit der Nachrichtensteuerung entschieden, da weite Teile im SAP bereits erfolgreich mit der NAST versorgt sind.

Der Vergleich – Nachrichtensteuerung vs. S/4HANA Output Control
Bedingungen:
Die NAST nutzt die Konditionstechnik anhand von Konditionstabellen. Diese kommen zum Beispiel zum Einsatz, wenn ein Unternehmen mit individueller Preisgestaltung arbeitet. In der Konditionstabelle ist hinterlegt, zu welchem Preis der jeweilige Kunde ein Produkt kaufen kann. Die Nachrichtensteuerung kann auf diese Konditionstabelle zugreifen, um im Angebot, der Bestellung oder der Rechnung den richtigen Preis für den jeweiligen Kunden auszugeben.
Das Output Control nutzt für diesen Prozess die BRFplus-Geschäftsregeln. BRFplus ist eine Technologie, die bereits seit vielen Jahren im SAP-System zur Verfügung steht. Die Technologie vereinfacht die Konditionsfindung deutlich und ermöglicht es auch Mitarbeitern mit wenig Erfahrung in ABAP oder mit Systemtabellen, die Regeln zu pflegen.
Ausgabe:
In der herkömmlichen Nachrichtensteuerung kann ein Ausgabetyp immer nur genau eine Ausgabe auslösen. Das heißt, es kann immer nur ein Dokument über einen Ausgabekanal ausgegeben werden. Dabei sind folgende Ausgabekanäle gegeben: Druck, Fax, EDI und ALE. Natürlich gibt es auch hier Kundenlösungen, die diese 1-zu-1-Zuordnung übersteuern.
Im Vergleich dazu kann das Output Control mehrere Ausgaben gleichzeitig auslösen und diese auch über verschiedene Kanäle ausgeben. Dabei stehen dem Output Control die Kanäle Druck, Email und EDI zur Ausgabe zur Verfügung. Wichtig ist zu beachten, dass der Kanal EDI nur die Kommunikation an betriebswirtschaftliche Empfänger (Business Receiver) und keine Systemintegration (ALE) beinhaltet. Zudem ist ein Kanal Fax nicht separat gelistet, da nur die Möglichkeit von „Email zu Fax“ unterstützt wird. Dies läuft also über den Kanal Email.
Das Output Control deckt also nur den „Ausgabeteil“ der NAST ab, nicht die darüber hinaus enthaltenden Funktionalitäten wie ALE, Workflow, Events oder Special Function. Diese Teile werden auch zukünftig nicht Bestandteil von S/4HANA Output Control sein. Die SAP bietet dafür eigene Lösungen und Frameworks an, die beim Umstieg von NAST auf S/4HANA Output Control zu verwenden sind. Motivation hierbei ist, spezialisierte Lösungen bereitzustellen und damit insgesamt die Komplexität zu reduzieren. Sie konfigurieren also nur, was Sie wirklich benötigen.
Module:
Die NAST kann für die Ausgabe der Belege in den Modulen SD und MM und weiteren genutzt werden. Für die Ausgabe in anderen Modulen müssen entsprechend andere Frameworks genutzt werden.
Mit dem S/4HANA Output Control können Sie die Ausgabe der Belege aus diversen Modulen wie Billing, Sales, Purchase Order und vielen weiteren zentral steuern.
Archivierung:
Während das Einrichten eines Archiv-Links (wichtig: nicht mit ArchiveLink verwechseln!) in der NAST nur optional integriert ist, wird im Output Control automatisiert der Originalbeleg der Ausgabe gesichert (via KPRO/DMS) und kann jederzeit vom Benutzer angezeigt werden. In SAP S/4HANA On-Premise kann konfiguriert werden, welche technische Ablage genutzt werden soll. Weitere Informationen dazu finden Sie im SAP Help Portal: Setting up Storage System and Storage Category.
E-Mail:
Mit der Nachrichtensteuerung lassen sich E-Mails lediglich ausgeben. Die Formatierung der E-Mail oder das Nutzen einer Vorlage für die E-Mail ist dagegen nur umständlich möglich.
Das Output Control bietet im Vergleich eine flexible Ermittlung von Sender- und Empfängeradressen sowie die Nutzung von E-Mail-Vorlagen an. So können der Betreff und der Body der E-Mail individuell gestaltet werden (inkl. Nutzung von Variablen).
Formular-Framework – Aufwand für die Formularerstellung & -wartung reduzieren
Das Formular-Framework hilft Ihnen dabei, den Aufwand für wiederkehrende Anpassungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Fazit
Das S/4HANA Output Management vereinheitlicht die verschiedenen Lösungen wie Nachrichtensteuerung, Druck-Workbench und PPF. Wichtig ist dabei jedoch die Unterscheidung zwischen dem S/4HANA On-Premises und dem S/4HANA Cloud. Für die On-Premises-Lösung empfiehlt die SAP, die im Einsatz befindlichen Frameworks wie gewohnt weiter zu nutzen und nur für alle weiteren und neuen Dokumente im System das S/4HANA Output Management zu implementieren. Für die Cloud Edition des S/4HANA Systems ist der Einsatz des SAP S/4HANA Output Managements vorgeschrieben, da es das einzige Framework zur Ausgabe von Formularen und Dokumenten ist.
Um die Frage aus dem Titel zu beantworten: Das S/4HANA Output Management kann zwar die Aufgaben der älteren Frameworks übernehmen und teilweise optimieren. Es ist aber nicht dazu in der Lage, die alten, tief integrierten Lösungen zu ersetzen. Das liegt vor allem daran, dass der Fokus der SAP bei der Entwicklung des neuen Output Managements unter S/4HANA auf der Cloud-Variante lag.
Sollten bei Ihnen noch weitere Fragen zum Output Management in S/4HANA aufgekommen sein, kontaktieren Sie uns gerne.