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Phuc Le
 - 17. Juli 2018

5 Gründe warum Sie mehr Zeit in Ihre Formulare investieren sollen

Die Zeit, die wir auf der Arbeit verbringen, ist in der Regel begrenzt: Es gibt immer so viel zu tun und dann kommen noch Kollegen um die Ecke, die das ein oder andere von Ihnen haben möchten. Als IT-ler gibt es durchaus wichtigere Dinge als sich um Formulare zu kümmern. Im Normalfall sind das ja bloß Dokumente, die irgendwie per E-Mail versendet oder im Druckzentrum ausgedruckt werden.

Im SAP-Umfeld denken sich viele so: Wir haben ja unsere SAP-Modulentwickler. Der eine ist für unsere FI-Entwicklungen zuständig und der Kollege daneben kümmert sich ein Kollege für alle Anpassungen, die im CO-Umfeld anfallen. Wenn wir eine Mahnung anpassen möchten, dann kann der FI-Kollege das ja auch mit übernehmen. Warum sollte sich jemand extra die Zeit dafür nehmen, sich ausschließlich um Formulare zu kümmern?

Wenn Sie diesen Gedanken ebenfalls im Kopf haben, sollten Sie sich diesen Artikel durchlesen. Ich erkläre Ihnen, warum es sinnvoll ist, mehr Zeit für Formulare zu investieren und dafür einen eigenen Formularentwickler zu holen!

Zeit für Formulare

Überblick über die gesamte Formularlandschaft

Wenn Sie sich einen Formularberater holen, hat er einen besseren Überblick über Ihre gesamte Formularlandschaft in Ihrem SAP-System. Wenn jeder Modulberater / -entwickler sich nur um seine eigenen Formulare kümmert, weiß er normalerweise nicht, was in den anderen Modulen für Formulare im Einsatz sind. Vielleicht interessiert es ihn auch gar nicht.

Was passiert aber, wenn die Formularlandschaft umgestellt werden soll? SAPscript wird in absehbarer Zukunft nicht mehr von der SAP unterstützt und dann müssen alle Formulare auf eine neuere Technologie umgestellt werden. Hier ist es wichtig, erstmal zu ermitteln, welche Formulare alles aktiv im System genutzt werden. Wenn es zu Fehlern bei einer Umstellung kommt, muss erstmal ermittelt werden, an welchem Formular es liegt. Möchten Sie an dieser Stelle den Formularexperten suchen lassen oder lieber denjenigen, der sich im Modul am besten auskennt?

Repräsentation nach Außen

Ihre Lieferanten und Kunden sehen Ihre Formulare als Ergebnis der Informationen, die Sie in Ihrem SAP-System beherbergen. Kunden sind in diesem Fall nicht unbedingt Kunden des Unternehmens, sondern können auch Ihre eigenen Mitarbeiter sein. Ich möchte Ihnen das mit einem kleinen Beispiel erklären.

Wenn Ihre Personalabteilung mit SAP arbeitet, kann es sein, dass Sie Ihre Gehaltsabrechnung aus SAP erhalten. Falls noch ein SAPscript im Einsatz ist, sieht man es dem Dokument meist an, dass es gefühlte 42 Jahre alt ist. Der HR-Berater hat meist nicht die Zeit dafür um die Gehaltsabrechnung „schön“ zu machen. Was denken Sich denn die Mitarbeiter, wenn Sie nach außen hin als modernes und innovatives Unternehmen auftreten – im Gegenzug aber noch auf Formulare setzen, die aus dem letzten Jahrtausend stammen?

Zeit für greifbare Ergebnisse

Formulare sind oftmals ein unbeliebtes Thema. Sie kosten Zeit und haben kaum Einfluss darauf, wie Sie die Daten im SAP-System abbilden. Wenn Sie in der IT ein paar Anpassungen im Backend des SAP-Systems durchführen, wird die Fachabteilung meist gar nicht wissen, wofür die Umstellungen gut sind. Solche Anpassungen sind vielleicht gut für die Wartbarkeit und Performance, erzielen für den Endanwender aber keine sichtbaren Ergebnisse.

Haben Sie schon überlegt, ob das im Formularumfeld möglich ist? Bei einer Anpassung von Dokumenten wirkt sich die Änderung auf jeden aus, der es zu Gesicht bekommt. Und wenn das Formular von heute auf morgen nicht mehr aus dem SAP kommt, dann kann das zu großen Problemen führen.

Formulare als Problemvermeider

Wie eben beschrieben, ist für die Meisten alles gut, solange das System rund läuft und alle Dokumente rechtzeitig ausgegeben werden. Doch was passiert, wenn zum Monatsende auf einmal keine Rechnungen mehr generiert werden können?

Für viele ist das ein absolutes Horrorszenario. Sobald es eintritt, brennt bereits es und das Erzeugen der Rechnungen bekommt höchste Priorität. Dann geht es nur noch darum, alles wieder ans Laufen zu bringen, damit keine Umsatzeinbußen entstehen.

Viel wichtiger ist es deshalb, schon vorher zu prüfen, wie solche unangenehmen Situationen vermieden werden können. Wenn Sie mehr Zeit in Ihre Formulare investieren, können Sie solche Probleme viel eher vermeiden und präventiv bearbeiten.

Zeit für neue Technologien

Im SAP-Umfeld wird immer wieder von Hype-Themen und Innovationen gesprochen, die aktuell anstehen und für die nächsten Jahre geplant sind. Ein paar solcher Buzzwords sind SAPUI5, Fiori und S/4HANA. Was denken Sie sich dabei, wenn sie all diese Sachen bei sich einführen möchten und sich dann damit beschäftigen, ein SAPscript-Formular für diese Technologien fit zu machen?

Auch im Formularumfeld gibt es inzwischen Technologien, die SAPscript überholt haben und auf dem Stand der Zeit sind. Ich empfehle Ihnen daher, sich auch im Formularumfeld mit den aktuellsten Technologien zu befassen und hier einen Überblick zu bekommen.

Zeit für Innovationen

Fazit

Wie sehen Sie denn Ihre Formularlandschaft aktuell? Warum investieren Sie Zeit für Ihre Formulare? Falls Sie bereits den Überblick über Ihre Formulare verloren haben oder gerne wissen möchten, was aktuell für Technologien empfohlen werden, können Sie sich gerne bei mir melden. Hinterlassen Sie Ihre Eindrücke unten als Kommentar. Ich freue mich auf Ihre Meinung dazu!

Phuc Le

Mein Name ist Phuc Le und ich bin begeisterter IT Consultant bei mindsquare. Mein Schwerpunkt im SAP-Umfeld liegt in den Formulartechnologien SAPscript, Smartforms und Adobe Forms. Weiterhin bin ich auch als Salesforce Consultant tätig.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!





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