SAP Formulare: Adobe Forms vor S/4HANA?
Bis zum Jahr 2027 müssen alle SAP Kunden auf S/4 HANA migrieren. Überlegen Unternehmen Adobe Forms einzusetzen, sollte diese Umstellung im besten Fall vor der Migration zu S/4 HANA durchgeführt werden. Warum dieses Vorgehen sinnvoll ist und wie es ablaufen kann, erfahren Sie hier.
Die Umstellung auf S/4HANA steht für viele SAP-Kunden noch bevor. Auch die Umstellung von einer alten Formularstrategie auf Adobe Forms wird empfohlen. Unsere Kunden stellen daher immer öfter die Frage: Soll ich Adobe Forms eigentlich vor S/4HANA umstellen oder lieber danach?
Kundenbeispiel: Umstellung auf Adobe Forms vor S/4HANA
Um einen praxisnahen Bezug zu bieten, wird im Folgenden ein Kundenbeispiel einer Umstellung auf Adobe Forms beschrieben. Die wichtigen Eckdaten:
Unser Kunde ist in der Metallbranche tätig und hat knapp 1.500 Mitarbeiter. Zu verzeichnen ist ein Jahresumsatz von ca. 230 Millionen Euro.
Ausgangslage und Herausforderungen
Vor der Umstellung hatte der Kunde eine Third-Party-Lösung im Einsatz, welche zu hohen Lizenzkosten geführt hat. Hierbei handelt es sich um ein Tool, was nicht auf den Formulartechnologien SAPscript, Smartforms und Adobe Forms basiert. Intern konnte unser Kunde somit kein eigenes Knowhow in die Formularentwicklung einbringen. Eine weitere Schwierigkeit hat sich mit der Deadline der S/4HANA-Einführung aufgetan. Diese war der Treiber für den Umbruch und die Entscheidung der Umstellung.
Schließlich entschied sich der Kunde, mithilfe von mindsquare Adobe Forms einzuführen und vor der Einführung von S/4HANA eine komplette Migration durchzuführen.
Wie hat mindsquare das Problem gelöst?
Um dem Kunden die für ihn neuen Standardtechnologien zu erklären, haben wir gemeinsam einen Strategieworkshop durchgeführt. Dabei ging es darum, die Formulartechnologie kennenzulernen. Zusätzlich wurde eine Formularanalyse durchgeführt, um Einblicke in Zahlen, Daten und andere wichtige Fakten des Systems zu erhalten. Durch diese KPI-basierte Analyse konnte mindsquare Entscheidungsgrundlagen für das weitere Vorgehen schaffen. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden bewertet und in einer Roadmap für die weiteren Schritte festgehalten.
Was spricht dafür, dass man Adobe Forms vor S/4HANA einführt?
Für eine Umstellung auf Adobe Forms vor der Einführung von S/4HANA sprechen verschiedene Aspekte. Zum einen werden die hohen Lizenzkosten der Fremdlösung abgelöst und es eröffnet sich die Möglichkeit, internes Knowhow bei der Formularerstellung zu nutzen. Durch die Umstellung auf SAP-Standardtechnologie werden somit hohe Wartungskosten eingespart.
Zudem wird einem Kapazitätsengpass im S/4HANA-Projekt entgegengewirkt. Um einen reibungslosen Ablauf bei der Einführung von S/4HANA zu gewährleisten, ist es besonders wichtig, die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen. Werden zeitgleich andere Projekte bearbeitet, wie z.B. die Pflege inaktueller Formulare und weitere Supportaufwände, die Formulare erfordern, gehen Kapazitäten verloren, die im S/4HANA-Projekt benötigt werden.
Das konkrete Vorgehen und unsere Best Practices
Konzeption
Nach der Erarbeitung der Entscheidungsgrundlagen wird ein Konzept erstellt. Dieses bildet die Grundlage für die Metaebene, die als eine Art Leitfaden für das Projekt dient. Übergreifende Definitionen werden erarbeitet. Dazu gehören die Definition der Corporate Identity und Richtlinien für die Formularentwicklung. Es folgt eine detaillierte Spezifikation der Formularentwicklung durch die Gestaltung des Umsetzungsprozesses.
Umsetzung
Nach der Konzeption des Umsetzungsprozesses geht es an die konkrete Umsetzung. Die im Vorfeld entwickelten Formulare werden umgesetzt und das entsprechende Customizing vorgenommen. Wenn bereits gut funktionierende Formulare vorhanden sind, kann die Logik der alten Formulare übernommen werden.
Mit der Einführung von S/4HANA sind SAP Script und SmartForms veraltet, und Adobe Document Services wird ab 2027 nur noch in der Cloud unterstützt. Jedoch scheint die Cloud nicht für alle Unternehmen eine passende Alternative zu sein. Wieso die Umstellung der SAP Formulare im Zuge der S/4HANA Migration ein wichtiger Schritt sein könnte, erfahren Sie im Webinar.
Exkurs: Wartbare Formulare erstellen
In der Praxis wird ein Framework für die Formularerstellung eingesetzt, damit Logik und Layout sich verzahnen und miteinander kompatibel sind.
Die Erstellung von wartbaren Formularen sollte auf der Programmiersprache ABAP basieren. Vorteile des Formularframework sind die Erstellung wartbarerer Formulare, das Beschleunigen von Rollouts und das Einbeziehen der Fachbereiche.
Grundstein ist eine Architektur, die verschiedene Herausforderungen, die immer wieder bei Formularen auftauchen, einbezieht. Konkret geht es um Kopf- und Fußzeilen, Grafiken, Logos, das Customizen von Texten und Definieren von Feldinhalten.
Rollout & Go-Live
Nach der Implementierung konnte ein sukzessiver Rollout der Formularpakete in die Fachabteilungen erfolgen. Darüber hinaus wurde innerhalb des Projektes ein Hypercare durchgeführt. Dies führte zu einer schnellen Sichtbarkeit der Ergebnisse im Projektverlauf.
Best Practices und Nutzen für den Kunden
Durch die erfolgreiche Umstellung von Third-Party zu Adobe Forms haben sich für den Kunden folgende positive Entwicklungen ergeben:
- Eine Verringerung der Wartungskosten durch Fokus auf eine Formulartechnologie
- Die IT sorgte für Kosteneinsparungen durch Auflösung der Lizenzkosten
- Eine komplette Übernahme der Formulare auf S/4HANA wurde möglich ohne neuen Projektaufwand
Fazit
Die Umstellung auf Adobe Forms vor der Migration zu S/4HANA bietet Vorteile wie die Reduzierung von Lizenz- und Wartungskosten sowie die Nutzung von internem Knowhow bei der Formularerstellung. Zudem wird einem Kapazitätsengpass im S/4HANA-Projekt entgegengewirkt. Das Vorgehen umfasst die Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen, die Erstellung eines Konzepts, die Umsetzung der Formulare und das Customizing. Die Verwendung eines Formularframeworks ermöglicht die Erstellung wartbarer Formulare. Durch eine sukzessive Implementierung und Hypercare-Maßnahmen werden schnelle Ergebnisse erzielt. Insgesamt bietet die Umstellung auf Adobe Forms vor S/4HANA eine effiziente und kostengünstige Lösung für Unternehmen, um ihre Formularstrategie zu verbessern und eine reibungslose Migration zu gewährleisten.
