Umstieg auf Adobe Forms – Welches Knowhow und welche Ressourcen benötige ich?
Planen Sie bereits die Migration in SAP S/4HANA? Oder haben Sie das Projekt erst einmal ins nächste Jahr geschoben? Unabhängig davon sollten Sie sich auf jeden Fall Gedanken darüber machen, welche Veränderungen die Umstellung auslöst. Eine Änderung, die auf Sie zukommt, ist der neue Formular-Standard. SAP entwickelt SAPscript und SmartForms nicht mehr weiter und somit bleibt der Umstieg auf Adobe Forms für zukunftsorientierte Unternehmen alternativlos.
Vorteile von Adobe Forms
Obwohl SAP die Formulartechnologie bereits 2006 eingeführt hat, gilt sie auch heute noch als zukunftsfähig. Das liegt vor allem an der Design-Unterstützung, die den Zeitaufwand für die Erstellung eines Layout-Designs enorm reduziert. Während Formular-Zuständige früher z. B. zehn Stunden in SAPscript für das Layout-Design investieren mussten, benötigen sie für die gleiche Umsetzung mit Adobe Forms nur noch ca. eine Stunde.
Ein weiterer, entscheidender Vorteil ist die ZUGFeRD-kompatibilität. ZUGFeRD ist das einheitliche Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch und ermöglicht die vollständige Automatisierung der Prozesse bei Rechnungserstellung, -versand und -bearbeitung. Dabei steht ZUGFeRD für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Mit Adobe Forms werden die Dokumente direkt im PDF-Format erzeugt und müssen nicht mehr von OTF in PDF umgewandelt werden. Somit ist der Schritt zu ZUGFeRD leichter und schneller.
„Adobe Forms“ oder „Forms by Adobe”? Was ist der Unterschied?
Vorweg: Für SAP S/4HANA werden beide Varianten von SAP unterstützt. „Adobe Forms“ ist die bereits bekannte Technologie. Die neue Technologie „Forms by Adobe“ unterscheidet sich dabei hauptsächlich im Druckprogramm. Die Standard-Datenbeschaffung erfolgt jetzt durch eine Datenbankansicht (Datenbank-View). Das ist notwendig, wenn SAP S/4HANA als Cloud-Lösung eingesetzt wird.
Ein weiteres Feature der „Forms by Adobe“-Technologie ist die Möglichkeit, vorgefertigte, standardisierte Bestandteile (sog. Fragmente) in Formulare einzusetzen. Diese zeichnen sich vor allem durch ihre „Wiederverwendbarkeit“ aus. Passt man zum Beispiel ein Fragment an, kann man das Aussehen aller Layouts anpassen, die dieses Fragment enthalten. Das ist besonders vorteilhaft für Änderungen, die nahezu alle Dokumente betreffen, wie z. B. Änderungen am Logo, des Corporate Design oder der Unternehmensform.
Die Umstellung
Wie die Umstellung in Ihrem Unternehmen letztlich aussieht, ist eine Frage der IT-Strategie. Soll die Umstellung in Eigenregie mit eigenen Ressourcen erfolgen oder lohnt es sich, den Prozess outzusourcen? Um diese strategische Entscheidung möglichst sinnvoll für das eigene Unternehmen zu treffen, stellen wir im Folgenden zusammen, welches Knowhow und welche Ressourcen für die Umstellung erforderlich sind:
Kostenersparnis durch realistische Planung
Eine gründliche Vorbereitung ist die Basis für eine realistische Kostenkalkulation. Unsere Erfahrungen zur Umstellung von SAPscript oder SmartForms auf Adobe Forms zeigen, dass die IT-Abteilung den damit verbundenen Aufwand oftmals unterschätzt.
Viele vergessen das Alter der bestehenden Formulare und den damit verbundenen „Datenmüll“, der sich in Extremfällen auch bis zu 20+ Jahre ansammeln kann. Achten Sie deshalb bei der Umstellung auf eine realistische Planung und holen Sie sich verschiedene Einschätzungen ein, um keine bösen Überraschungen im Budgetplan zu erleben.
Geringer Entwicklungsaufwand durch Unterstützung der SAP
SAP hat die Technologie von Anfang an stark unterstützt. Mit dem EHP 8 (Enhancement Package) gibt es bereits über 4.500 Templates für Druckformulare im SAP System. Die vorhandenen Template-Formulare decken – unseren Erfahrungen nach – mehr als 70% der Fachanforderung ab. Das reduziert den individuellen Entwicklungsaufwand enorm und schont somit Ihre Ressourcen nachhaltig.
Weniger Arbeitsaufwand durch gute Vorbereitung
Nicht umsonst sagt man „Gute Vorbereitung ist die halbe Miete“, denn durch die entsprechende Vorbereitung lassen sich auch bei der Umstellung auf Adobe Forms eine Menge Ressourcen sparen. Wählen Sie bereits zu Beginn die richtigen Schulungen für ihre Mitarbeiter. Gängige Schulungen sind oft praxisfern und fokussieren sich zu stark auf die technischen Aspekte der Formulartechnologie. Achten Sie daher bei der Wahl der Schulungen darauf, dass auch Wert auf die Methodik des Umstiegs und auf Best Practices gelegt wird. Ihre Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, die erklärten Prozesse auszuprobieren und im Idealfall auch am eigenen Rechner auszuführen. Denn vor allem die praktische Übung hilft Ihren Mitarbeitern dabei, den Umstieg reibungslos umzusetzen.
Knowhow
Für die Umstellung von SAPscript bzw. SmartForms auf Adobe Forms sind vor allem Kenntnisse in folgenden Technologiebereichen erforderlich:
Adobe Forms
Mit Adobe Forms realisiert man Formulare nicht mehr zeilenbasiert in ABAP, sondern objektorientiert über einen Webservice.
Nachrichtensteuerung
Der Umgang mit Nachrichten-Schemata und Nachrichtensätzen sollte bekannt sein, weil Formulare und Dokumente aus SAP-Geschäftsprozessen in die Nachrichtensteuerung laufen.
Business Rule Framework plus (BRFplus)
Unter S/4HANA soll BRFplus die Nachrichtensteuerung ersetzen bzw. für Module, die bisher keine Nachrichtensteuerung hatten, einführen.
Business Object Processing Framework (BOPF)
Ein ABAP basiertes Framework zur Entwicklung von Geschäftsanwendungen.
Formulartechnologie
Die Anforderungen an die vorherig genutzte Formulartechnologie sollten klar sein, sodass unterschieden werden kann, welche Logik weiterhin benötigt wird und warum gewisse Logiken verwendet wurden.
Adobe Forms Einführungsworkshop – Fahrplan durch den Formular-Dschungel
Besuchen Sie unseren Adobe Forms Einführungsworkshop und erhalten Sie einen Überblick, was Sie für die erfolgreiche Einführung benötigen.
Unsere Tipps
Nehmen Sie sich nicht zu viele Formulare auf einmal vor. Starten Sie mit 1-2 einfachen Formularen und gehen Sie anschließend ihre wichtigsten Formulare nach und nach durch. Von den gesammelten Erfahrungen der ersten Formulare werden sie bei den nachfolgenden definitiv profitieren.
Ich hoffe, dieser Artikel schafft Bewusstsein für den Ressourcenbedarf beim Umstieg auf Adobe Forms und hilft Ihnen ein wenig bei der Orientierung und strategischen Planung. Haben Sie noch Fragen? Kommen Sie gern auf mich zu. Nutzen Sie dazu einfach mein Kontaktformular oder rufen Sie mich an unter 0211 / 9462 8572-35. Ich freue mich auf Sie.
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