BRF+ Output Management oder Nachrichtensteuerung? Eine Einführungshilfe

Mit BRFplus bringt die SAP ein System zum Management der Geschäftsregeln auf den Markt.

Formulare in SAP auszugeben ist nicht immer einfach. Gerade in der „alten“ Welt von SAP R/3 gibt es kein durchgehendes Konzept zur Formularausgabe. Da bleibt es jedem selbst überlassen, die entsprechenden Customizing-Einstellungen in der Nachrichtensteuerung zu finden. Aus diesem Grund möchte SAP mit S/4HANA einen Neustart wagen und hierbei auch die Formularausgabe neu überdenken. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen beide Welten einmal kurz vorstellen und vergleichen, um Ihnen einen grundlegenden Überblick über die Entwicklung in der Welt der Nachrichtensteuerung zu verschaffen.

Die alte Welt: Nachrichtensteuerung und SPRO

Die Transaktion SPRO

Gefürchtet und geliebt: die Transaktion SPRO. In ihr finden sich nahezu alle Möglichkeiten, etwas im SAP-System zu customizen. Natürlich sind auch Formulare mit darunter. Die wohl bekanntesten (Standard-)Bereiche für SAP Formulare in der SPRO sind die Module PP und FI, aber auch nahezu alle Branchenlösungen hängen ihr Formular-Customzing unter die SPRO.

Da dies natürlich nicht die einzigen Konfigurationsmöglichkeiten in SAP R/3 sind, ist die Transaktion allerdings dementsprechend übersichtlich. Ich möchte dies einmal kurz am Beispiel „Mahnformular“ (Adobe Forms) zeigen.

Abbildung 1: Die berühmte Übersichtlichkeit SPRO am Beispiel „Mahnformulare“

Der Vorteil an der SPRO ist die zentrale Anlaufstelle. Sie müssen sich wenige Transaktionen merken, um ein Formular ausgabereit zu konfigurieren. Allerdings sehe ich genau diese Zentralisierung auch als den größten Nachteil der Transaktion. Denn das Finden von Konfigurationseinstellungen (hier im speziellen von Formularen) grenzt an ein eigenes Studium und ist meist ohne Zeit und fremde Hilfe zum Einstieg kaum zu bewältigen.

Sie wollen gerne mehr über SAP Customizing und die SPRO kennenlernen? Dann schauen Sie doch einmal bei unserem Beitrag zum Thema SAP Customizing vorbei.

Die Nachrichtensteuerung

Die Probleme der SPRO sind wohl auch dem einen oder anderen bei SAP aufgefallen. Daher wurden die Module Logistik und Vertrieb herausgezogen und in die Transaktion NAST überführt. Damit hat die SAP eine neue Art der Nachrichtensteuerung geschaffen. Mit der Transaktion NAST ist die SAP meiner Meinung nach einem sehr konsequenten Weg gegangen und bietet eine Möglichkeit, Formulare zentral zu konfigurieren. Dabei sind sehr feingranulare Schritte möglich: Vom einfachen Schritt „Einem Formular ein Druckprogramm zuordnen“ über „Im Detail aussteuern, unter welchen Bedingungen welches Formular angesteuert wird“ ist vieles mit der Nachrichtensteuerung möglich.

Dabei sind sowohl alle Formulartechnologien von SAPscript über Smart Forms bis Adobe Forms, als auch sämtliche Ausgabekanäle vom Druck über E-Mail bis EDI konfigurierbar.

Webinar: SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms: Ihre Vor- und Nachteile der Formulartechnologien

Formulare sind im Unternehmensalltag allgegenwärtig. Doch inwieweit unterscheiden sie sich voneinander? Welche Vor- und Nachteile bieten die Technologien? Und welche ist am geeignetsten für Ihr Unternehmen? Dieses kostenlose Webinar ist Teil einer Webinarreihe, schauen Sie sich auch das zweite Webinar zum Thema an: Formulartechnologien: Wie Sie erfolgreich auf Adobe Forms umstellen

Doch auch die Nachrichtensteuerung über die NAST hinkt in Sachen Übersichtlichkeit und guter Einsteigerfreundlichkeit weit hinterher. Nicht umsonst werden wir am häufigsten im Internet über Suchanfragen bezüglich der Nachrichtensteuerung gefunden. Wurde diese allerdings einmal verstanden, ist die NAST ein sehr nützliches Tool.

Abbildung 2: Die Nachrichtenfindung/Nachrichtensteuerung kann anfangs wie eine Schnitzeljagd wirken

Die neue Welt: BRF+ Output Management

Mit der Einführung von S/4HANA schwebt ein „neuer“ Begriff in der SAP-Wolke: Das „Business Rule Framework Plus“, kurz BRF+.

Abbildung 3: Logo BRF+

Vorweg: BFR+ ist ungefähr so frisch wie die Technologie Adobe Forms. Erste Pioniere sollten sich schon seit 2007 mit dem Thema beschäftigen. Spätestens seit 2016 ist auch das Output Management mit BRF+ möglich. Dennoch war dies immer ein stiefmütterlich behandeltes Thema der SAP. Vielleicht auch aufgrund der BOPF-Technologie, auf der BRF+ basiert.

Auch der SAP ist aufgefallen, dass die uneinheitlichen und unübersichtlichen Lösungen aus der „alten Welt“ nie vollständige Akzeptanz erfahren haben. Daher gab es für uns Formularliebhaber dann seit etwa 2016 die ersten Gerüchte, dass SAP mit S/4HANA vollständig auf BRF+ Output Management umstellen möchte. Kurzum die üblichen Gerüchte: Eine alte Technologie soll sterben.

Wie wir auch schon im Beitrag Die 7 häufigsten Fragen zum Thema SAP S/4HANA Output Management aufgezeigt haben, ist die Wahrheit derzeit leider viel ernüchternder. Im S/4HANA On-Premises können nur die Bereiche Billing und Purchase das neue Output Management nutzen. Lediglich in der S/4HANA Cloud sind es alle Module, die das BRF+ nutzen können (allerdings ist dies auch stellenweise noch in Entwicklung).

Nachrichtensteuerung Schulung mit Alex Wiefel

Sie erhalten in dieser Schulung eine Einführung in die Nachrichtensteuerung und lernen, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Die Vorteile von BRF+

Dennoch hoffe ich weiterhin darauf, dass das neue Output Management eines Tages auch unter On-Premises in allen Modulen Einzug erhalten wird. Denn es hat große Vorteile:

Im Gegensatz zur alten Welt bietet das neue Output Management Framework einen zentralisierten Punkt für das Konfigurieren aller Formulare an, – solange es auch für alle Module eingeführt wird. Dabei ist nicht nur an der Auffindbarkeit des Customizings gefeilt worden, sondern gleichzeitig auch am Customizing selbst.

Dieses ist wesentlich vereinfacht und vor allem auch für alle Formulare vereinheitlicht worden, die darüber laufen. Dabei sind trotzdem sehr viele Möglichkeiten zur Aussteuerung geblieben und sogar neue für Formularentwickler geschaffen worden – das können Sie beispielsweise im Beitrag „Die Zukunft von Adobe Forms“ im Abschnitt Fragmente nachlesen.

Das BRF+ ist dabei trotzdem übersichtlich. Durch den neuen vereinfachten Ansatz, über Entscheidungstabellen die Ausgabe zu steuern, ist die Nachrichtensteuerung einer viel breiteren Masse zugänglich, wie z. B. den Fachbereichen selbst.

Abbildung 4: Determination step/ Example

Abbildung 5: Output Parameter Determination

Fazit

Mit dem BRF+ Output Management hat eine neue Art der Nachrichtensteuerung in die Welt der SAP Einzug erhalten. Alle Arten der Ausgabesteuerung haben ihre Vor- und Nachteile und ebenso ihre Daseinsberechtigungen. Dennoch ist meine Hoffnung weiterhin groß, dass es diese verschiedenen Ausgabesteuerungen irgendwann vereinheitlicht werden. Ich bin gespannt, wie sich das Thema weiterentwickelt. Eines ist auf jeden Fall gewiss: Formulare und Nachrichtensteuerung in der Welt der SAP bleibt weiterhin spannend!