Clemens Ritthaler
 - 17. März 2021

SAP Formulare in der S/4HANA Cloud – Diese Apps sollten Sie kennen

Mit BRFplus bringt die SAP ein System zum Management der Geschäftsregeln auf den Markt.

In der On-Premises-Lösung hält S/4HANA Neuerungen bereit, die mit altgedienten Ansätzen und Techniken endgültig Schluss machen. Während aber in der On-Premises-Version sowohl SAPscript als auch Smart Forms weiterhin verwendet werden können, geht das in der Cloud-Variante nicht. Dort muss zwingend das neue Output-Management-Framework, basierend auf Adobe Forms und BRF+, verwendet werden. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen einige wichtige Apps im Formularumfeld und dessen Funktionsweisen vorstellen, um Ihnen den Einstieg in dieses Thema zu erleichtern.

1. App: “Maintain Form Templates”

In der App „Maintain Form Templates” können Sie alle im System befindlichen Formulare auflisten, kopieren und anpassen. SAP stellt wie immer viele Standardvorlagen („Predelivered Templates”) bereit. Wenn Sie ein Formular von hier kopieren, wird es unter den „Custom Templates” gelistet und kann dort angepasst werden.

Abbildung 1: Oberfläche „Maintain Form Templates“

Abbildung 1: Oberfläche „Maintain Form Templates“

Wenn Sie auf ein Formular klicken, können Sie dort die Datenquelle, Übersetzungen sowie einige Einstellungen ändern. In den „Predelivered Templates” können Sie diese nur einsehen.

Eine wichtige Unterscheidung gibt bei den Formtypen: Content/Master/Standalone.

Die Master-Formtypen sind wie globale Powerpoint-Masterslides aufgebaut, die als „Hintergrund” von Content-Formtypen, basierend auf der Fragment-Technik von Adobe Forms, eingesetzt werden können. Dieser Formtyp eignet sich gut für Adressköpfe, Footer und Logos. Problematisch ist bei diesem Typ allerdings, dass eine zu starke Generalisierung über Master-Formtypen zu geringerer Flexibilität führt. Content-Formtypen sind hingegen, wie der Name es verraten lässt, für dynamische Inhalte gedacht.

In der App können Sie außerdem Formulare hoch- und heruntergeladen.  Die Bearbeitung der Formular-Templates erfolgt dann offline mit dem Adobe Life Cycle Designer.

Abbildung 2: Maintain Form Templates: Upload Fläche

Abbildung 2: Maintain Form Templates: Upload Fläche

SAP Formulare

SAP Formulare [E-Book]

In diesem E-Book wollen wir darlegen, warum SAP Formulare dringend in die aktuelle IT-Strategie aufgenommen werden sollten.

 2. App: „Manage your solution”

In der App „Manage your solution“ können Sie alle möglichen übergreifenden Customizing-Einstellungen treffen, so auch für das Formular-Framework. Hier haben Sie also nicht die Möglichkeit, einzelne Formulare zu bearbeiten oder generische Inhalte anzupassen, aber Sie können beispielsweise Ausgabekanäle oder Verknüpfungen zwischen Inhalts- und Masterformularen regelbasiert anpassen lassen.

Abbildung 3: Manage your solution: Configure your solution

Abbildung 3: Manage your solution: Configure your solution

Geben Sie „Output“ in der Suchleiste ein und wählen Sie die angezeigte Zeile aus:

Abbildung 4: Manage your solution: Suchfeld

Abbildung 4: Manage your solution: Suchfeld

Hier können Sie nun viele grundlegende Einstellungen treffen, um Ihre Formularlandschaft zu „verkabeln”. Wenn Sie zum Beispiel ein Custom Template kopiert und angepasst haben, können Sie dieses Template hier der Formularfindung vertraut machen.

Abbildung 5: Configuration Steps

Abbildung 5: Configuration Steps

“Master Form Templates” lassen sich beispielsweise anhand von Regeln einstellen:

Abbildung 6: „Master Form Templates“

Abbildung 6: „Master Form Templates“

Mit einem Doppelklick auf eine der Zeilen gelangen Sie in eine Detailansicht, in der sich auch dynamische Inhalte (Texte und Logos) einsetzen lassen:

Abbildung 7: Detailansicht

Abbildung 7: Detailansicht

3. App „Manage Texts” / „Manage Logos”

Diese Apps können Sie für das Pflegen von Bildern und Texten (in verschiedenen Sprachen) verwenden, die auf Master-Formularen eingebunden werden sollen. Welche Texte/Logos dabei gezogen werden sollen, lässt sich in der App „Manage your solution” einstellen.

Abbildung 8: Oberfläche „Manage texts“

Abbildung 8: Oberfläche „Manage texts“

4. App „Custom Fields and Logic”

Das neue Formular-Framework ist nach unseren Erfahrungen zwar besser gegliedert als die alten Ansätze aus R/3 an einigen Stellen mangelt es jedoch an Flexibilität. Eine gewisse Erweiterungsfähigkeit ist über die App „Custom Fields and Logic” gegeben. Hier können Sie formulargenaue Felder hinzufügen und Badi-Implementierungen anlegen, mit denen Sie diese Felder füllen können:

Abbildung 9: Oberfläche: „Custom Fields and Logic“

Abbildung 9: Oberfläche: „Custom Fields and Logic“

Bei Neuanlage von Feldern müssen Sie direkt angeben, welcher „”Business Context” erweitert werden soll. Sie können so  zum Beispiel direkt Items von Rechnungen um neue Felder erweitern.

Im Tabreiter „Custom Logic” können Sie außerdem wieder auf dem Business Context basierend – im im altbekannten ABAP Datenbankabfragen über CDS-Views machen und Logiken einbauen.

Strategieworkshop_Formulare

Strategieworkshop SAP Formulare

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Es wurden nicht alle Fragen geklärt?

Das Output Management in der S/4HANA-Cloud geht natürlich noch über die hier gezeigten Applikationen hinaus. Für das eigene Rechnungsdokument reichen die gezeigten Applikationen aber bereits. Wenn Sie tiefere Einblicke erlangen wollen, kann Ihnen diese SAP Note sehr gut weiterhelfen.

Was konnten Sie bereits für Erfahrungen mit dem neuen Output Management machen? Welche Erkenntnisse haben Ihnen besonders weitergeholfen und vor welchen Herausforderungen stehen Sie? Lassen Sie uns einen Kommentar da, Fragen beantworten wie immer sehr gerne.



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