GoBD-konforme Archivierung: Wie Sie alle Vorgaben erfüllen
GoBD-konforme Archivierung ist für Unternehmen Pflicht und weit umfassender als das simple Speichern von Dokumenten auf einer Festplatte. SAP bietet für verschiedene Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen, um digitale Unterlagen gesetzeskonform, revisionssicher und effizient zu archivieren. Mit der richtigen SAP-Technologie bleiben Sie auf der sicheren Seite, egal, ob Sie Ihre IT-Systeme On-Premises oder in der Cloud betreiben.
Das Wichtigste im Überblick
- Die GoBD erfordern die revisionssichere, vollständige und unveränderbare Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen.
- Einfache Dateiablage genügt nicht. Es braucht strukturierte und nachvollziehbare Prozesse.
- SAP bietet mit ArchiveLink, CMIS und ILM passende Archivierungslösungen je nach Systemlandschaft und Datenschutzanforderung.
- Besonders wichtig: Die Wahl der Archivierungslösung sollte zur IT-Strategie (Cloud vs. On-Premises) und zu Compliance-Vorgaben passen.
Was bedeutet GoBD-konform?
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben vor, wie Unternehmen digitale Geschäftsunterlagen aufbewahren sollen. In diesem Zusammenhang ist das Stichwort revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, dass digitale Dokumente so archiviert werden müssen, dass sie im Rahmen einer Prüfung durch eine Behörde schnell, nachvollziehbar und unverfälscht vorgelegt werden können. Ein Fokus liegt dabei auf Rechnungen beziehungsweise E-Rechnungen, da diese im Rahmen von Betriebsprüfungen von besonderem Interesse sind.
Für eine GoBD-konforme Archivierung müssen Unternehmen die folgenden Kriterien erfüllen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Digitale Dokumente wie beispielsweise E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sowohl ihre Herkunft als auch der gesamte Archivierungsprozess jederzeit nachvollziehbar bleiben. Im Falle einer Betriebsprüfung muss eindeutig erkennbar sein, auf welchem Weg die Archivierung erfolgt ist.
- Vollständigkeit: Sämtliche im Unternehmen eingehenden oder erstellten Rechnungen und alle geschäftsrelevanten Dokumente sind ohne Ausnahme zu archivieren.
- Richtigkeit: Die archivierten Dokumente müssen exakt dem Inhalt der empfangenen oder versendeten Originaldokumente entsprechen. Etwaige Änderungen müssen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Ordnung: Die Ablage der archivierten Dokumente muss strukturiert und eindeutig sein, sodass ein schneller und gezielter Zugriff – insbesondere bei Prüfungen – gewährleistet ist.
- Unveränderbarkeit: Ein zentrales Merkmal der GoBD-konformen Archivierung ist, dass Dokumente nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert werden dürfen. Falls Änderungen erforderlich sind, müssen sowohl die ursprüngliche als auch die angepasste Version eindeutig erkennbar bleiben.
Wie Sie mit SAP GoBD-konform archivieren
Um digitale Dokumente GoBD-konform zu archivieren, reicht es nicht, sie einfach auf einer Festplatte zu speichern. Diese Art der Archivierung würde die Kriterien der GoBD nicht erfüllen, da so gerade bei größeren Mengen von digitalen Dokumenten keine ordentliche und nachvollziehbare Speicherung möglich ist. Außerdem können so die Manipulation der Dokumente nicht ausgeschlossen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht gewährleistet werden. Stattdessen sollten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. So können beispielsweise E-Rechnungen vollständig GoBD-konform archiviert werden.
Da die integrierten Funktionen zur Archivierung von digitalen Dokumenten in SAP eine GoBD-konforme Archivierung nicht immer gewährleisten, gibt es zusätzliche SAP-Lösungen für dieses Einsatzgebiet.
ArchiveLink
ArchiveLink ist eine etablierte, SAP-native Lösung zur Archivierung von E-Rechnungen und weiteren Dokumenten. Sie ermöglicht die Anbindung an externe DMS- oder Archivsysteme und gewährleistet so eine revisionssichere Archivierung. Ein wesentlicher Vorteil von ArchiveLink besteht darin, dass archivierte Dokumente nicht unnötig dupliziert werden und jederzeit auffindbar bleiben. Ein Nachteil liegt jedoch darin, dass ArchiveLink für Unternehmen mit einer Cloud-Strategie keine langfristig tragfähige Lösung darstellt, da die Technologie primär für den Einsatz in On-Premises-Umgebungen konzipiert ist.
Content Management Interoperability Services (CMIS)
Für Unternehmen mit Fokus auf Cloud-Services bietet CMIS eine attraktive Alternative. Die Schnittstelle erlaubt den Zugriff auf unterschiedliche DMS-Systeme und ist besonders gut für die Nutzung in SAP-Cloud-Umgebungen geeignet. CMIS unterstützt sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und ermöglicht auch die flexible Archivierung von E-Rechnungen.
SAP ILM
Wenn der Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten im Vordergrund steht, empfiehlt sich das SAP Information Lifecycle Management (ILM). Mit ILM lassen sich Daten regelbasiert archivieren, revisionssicher speichern und fristgerecht löschen. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es gesetzlich zulässig ist. Das trägt dazu bei, Compliance-Risiken und Bußgelder zu vermeiden. Obwohl der Hauptfokus von ILM auf der DSGVO-Konformität liegt, unterstützt das Tool Unternehmen auch bei der GoBD-konformen Archivierung.
Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten archivieren können.
Fazit
Die GoBD-konforme Archivierung ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend und erfordert weit mehr als die bloße Ablage digitaler Dokumente auf einem Server oder einer Festplatte. Es geht um die revisionssichere, vollständige, nachvollziehbare und unveränderbare Aufbewahrung von Unterlagen. Das schließt auch die Archivierung von E-Rechnungen mit ein.
SAP bietet für diesen Zweck verschiedene Lösungen an, die je nach IT-Strategie (On-Premises oder Cloud) und Anforderungen (z. B. Datenschutz) zum Einsatz kommen können: Während ArchiveLink eine bewährte Lösung für On-Premises-Umgebungen darstellt, ist CMIS besonders für cloudbasierte Szenarien geeignet. SAP ILM ergänzt diese Optionen, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind und gesetzeskonform verwaltet werden müssen.
Websession: GoBD-konforme Archivierung
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FAQ
Was bedeutet „GoBD-konforme Archivierung“ konkret?
GoBD-konforme Archivierung bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene, nachvollziehbare und unveränderbare Speicherung digitaler Unterlagen, sodass diese bei Prüfungen jederzeit zugänglich und überprüfbar sind.
Warum reicht eine einfache Ablage auf dem Server nicht aus?
Weil dabei keine Revisionssicherheit gewährleistet ist. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente ist nicht gesetzeskonform beschränkt und eventuelle Änderungen an den Dokumenten sind nicht mehr nachvollziehbar. Außerdem besteht auch bei ordentlicher Arbeit immer die Gefahr, dass einzelne Dokumente vergessen werden und das Kriterium der Vollständigkeit nicht mehr gewährleistet ist.
Welche SAP-Lösungen unterstützen die GoBD-konforme Archivierung?
ArchiveLink (On-Premises), CMIS (Cloud) und SAP ILM (für DSGVO-relevante Daten) sind zentrale SAP-Technologien für diesen Zweck.
Wie finde ich die passende Lösung für mein Unternehmen?
Die Auswahl hängt stark von Ihrer IT-Strategie (Cloud vs. On-Premises) sowie den Anforderungen an Datenschutz und Datenlebenszyklen ab. Wenn Sie genauere Informationen wünschen, beraten wir Sie gerne unverbindlich zu den verschiedenen Lösungen am Markt.
