SAP Dokumentenmanagement – Wozu überhaupt?

In Zeiten der Digitalisierung geht der Trend immer mehr zum papierlosen Büro und somit zum SAP Dokumentenmanagement. Doch das heißt nicht, dass plötzlich auch weniger Dokumente benötigt werden. Wo früher Anleitungen, Pläne oder Zeichnungen noch in Papierform auf der Werkbank lagen, werden diese heutzutage über Smartphones, Tablets oder sonstige Anzeigen dargestellt. Das gleiche gilt natürlich auch für Rechnungen oder Verträge. Früher füllten Ordner ganze Schränke. Diese werden nun digital angelegt.

Dadurch stehen Unternehmen vor ganz neuen Herausforderungen: Die Dokumente müssen sortiert und organisiert werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Dokumente auch dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Rechnungen sollen beispielsweise mit der entsprechenden Bestellung verknüpft sein und nicht mit irgendwelchen Instandhaltungsaufträgen.

Hier setzen Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) wie zum Beispiel von SAP an.

Was kann das DMS in SAP?

Dokumente werden in SAP in Dokumenteninfosätzen (kurz: DIS) organisiert. An einen Dokumenteninfosatz können ein oder mehrere Dokumente (Bilder, Worddateien, …) angehängt werden. Über den Dokumenteninfosatz werden weitere Eigenschaften gesteuert. DIS gehören immer genau einer Dokumentenart an, die selbst gecustomized werden können. Über die Dokumentenart können die Dokumente gruppiert und organisiert werden. So kann zum Beispiel eine Dokumentenart für Rechnungen, eine für Anleitung und eine für Bilder angelegt werden. Damit sind diese logisch voneinander getrennt – ein genauerer Blick auf die DIS erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

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Verknüpfung mit Objekten

Eine weitere wichtige Eigenschaft ist die Möglichkeit, einen DIS mit anderen SAP Objekten zu verknüpfen. Nehmen wir als Beispiel einen Instandhaltungsauftrag zur Reparatur einer Maschine: Es ist sinnvoll, etwaige Anleitungen für diese Maschine immer schnell im Zugriff zu haben. Dazu wird ein DIS angelegt, an dem diese Anleitungen angehängt werden. Anschließend kann dieser DIS direkt mit dem Instandhaltungsauftrag verknüpft werden um so direkt vom Auftrag aus Zugriff auf diese Dokumente zu haben.

Was sind mögliche Anwendungsfälle?

Einen Anwendungsfall habe ich zuvor beschrieben, aber das ist natürlich noch nicht alles. Bei meinen Kunden habe ich schon vielfältige Beispiele gesehen. Ein aus meiner Sicht interessanter Anwendungsfall sind Word- und Excelvorlagen. Es gibt eine Dokumentenart, die Excel- und Wordvorlagen beschreibt. Jeder Dokumenteninfosatz beinhaltet eine Datei, die Templates für Briefe, für Auswertungen oder andere Analysen beinhaltet. Diese Vorlagen werden dann in Programme geladen, ausgefüllt und als neuer Dokumenteninfosatz abgespeichert. Die neuen DIS haben eine andere Dokumentenart, die speziell für ausgefüllte Vorlagen stehen.

Wie geht es jetzt weiter?

Im nächsten Blogbeitrag zum Thema SAP Dokumentenmanagement beschäftigen wir uns mit einem kurzem Beispiel zur Einführung. Haben Sie an dieser Stelle schon Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Beitrag.

Sie interessieren sich auch für die anderen Beiträge der Blogreihe? Hier finden Sie die restlichen Beiträge:

1. SAP Dokumentenmanagement – Wozu überhaupt? (Dieser Beitrag)
2. SAP Dokumentenmanagement – Ein kurzes Beispiel
3. SAP Dokumentenmanagement: Dokumentenarten anlegen
4. SAP Dokumentenmanagement: Anzeige der Dokumente
5. SAP Dokumentenmanagement: Verknüpfung mit Objekten

Philipp Wüstling

Mein Name ist Philipp Wüstling und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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