3. Juli 2019

SAP Dokumentenmanagement: Dokumentenarten anlegen

Alle Wege in SAP führen zum Customizing. Genau so ist es auch beim Dokumentenmanagementsystem (DMS). Bevor die ersten Dokumente in SAP abgelegt werden können, benötigen wir eine Dokumentenart. Wie diese angelegt wird, zeige ich Ihnen in diesem 4. Beitrag unserer Blogbeitragsreihe zum Thema SAP Dokumentenmanagement.

Dokumentenarten

Die Dokumentenarten sind ein zentrales Mittel, um Dokumente in SAP zu organisieren. So kann zum Beispiel für jeden unterschiedlichen Anwendungsfall (Anleitung, Rechnung, …) eine eigene Dokumentenart erstellt und dann gezielt danach gesucht werden.

Das Customizing erfolgt in der Transaktion DC10 oder auch wie gewohnt über die SPRO mit unten dargestelltem Pfad:

SPRO – Dokumentenarten definieren

Als Erstes kommt eine Übersicht über alle vorhandenen Dokumentenarten.

Übersicht der Dokumentenarten

Hier kann entweder eine neue Dokumentenart angelegt oder per Doppelklick eine bestehende bearbeitet werden. Ein Doppelklick führt uns zu einer Übersicht mit den wichtigsten Eigenschaften zu den Dokumentenarten. Ich stelle Ihnen eine kleine Auswahl davon vor:

Übersicht Dokumentenart

Dokumentenart anlegen – Schritt für Schritt

Zunächst sollte ein beschreibender Text angegeben werden, um den Einsatzzweck der Dokumentenart deutlich zu erklären. Die nächste und eigentlich wichtigste Entscheidung ist, ob eine eventuelle Ablage der Dokumente über den Knowledge Provider in ein Ablagesystem (Conten Repository) stattfinden soll. Die Content Repositorys müssen noch einmal separat gecustomized werden. Bei neuen Dokumentenarten sollte immer KPro aktiviert sein. Wichtig: Wenn schon Dokumente zu einer Dokumentenart bestehen, dann sollte dieses Kennzeichen nicht mehr verändert werden.

Die Checkboxen steuern das Verhalten der Dokumente für diese Dokumentenart. Sollen die abgelegten Dokumente versioniert werden? Dürfen die Dokumente überhaupt archiviert werden? Soll ein Änderungsbeleg geschrieben werden? Die einzelnen Punkte können Sie sich einmal genauer mit der F1-Hilfe durchlesen.

Die darauffolgenden Schritte drehen sich um die Nummernvergabe. Hier wird festgelegt, ob diese aus einem internen oder externen Nummernkreis passieren soll, wie diese Nummernkreise aussehen und ob es eventuelle Exits geben soll. Bei einem internen Nummernkreis wird die Dokumentennummer automatisch vergeben, dafür darf sie auch nur numerisch sein. Bei einem externen sind alphanumerische Namen erlaubt, dafür müssen diese beim Erstellen eines neuen Dokuments explizit vom Nutzer angegeben werden.

Zusätzliche Schritte

Zusätzlich zu diesen Einstellungen unterliegen die Dokumente auch noch dem Klassensystem in SAP. Es kann für jede Dokumentenart eine Klasse und Klassenart angelegt werden, über die die Dokumente noch weiter beschrieben werden können.

Als letzter Punkt ist noch die Feldselektion (rechts) interessant. Hier kann für verschiedene Felder gesteuert werden, ob diese angezeigt oder ausgeblendet werden sollen beziehungsweise ob es sich eventuell sogar um Pflichtfelder handelt.

Ganz links gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten zu der Dokumentenart. Die Beschreibung kann zum Beispiel in mehreren Sprachen gepflegt oder es können die verschiedenen Status für das Dokument definiert werden. Auf jeden Fall interessante Punkte, wenn man bereits etwas mit der Funktionsweise der Dokumente vertraut ist. Auf die Verknüpfung zu Objekten gehe ich im nächsten Beitrag ein.

Wie geht es weiter?

Im nächsten Beitrag unserer Blogreihe beschäftigen wir uns mit dem Thema „Anzeige der Dokumente“. Haben Sie Fragen zum Anlegen der Dokumentenarten? Dann kontaktieren Sie uns gerne.

Sie interessieren sich auch für die anderen Beiträge der Blogreihen? Hier finden Sie die restlichen Beiträge:

SAP Dokumentenmanagement: Dokumentenarten anlegen

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