13. Juli 2016

Teil 1 – Wie du die Grundlagen der SAP Datenarchivierung erfüllst

Hallo und herzlich willkommen zum ersten Teil dieser Blogserie SAP Datenarchivierung. Bevor wir mit der technischen Sicht der SAP Datenarchivierung anfangen, gilt es die fachlichen Grundlagen zu erklären. Im ersten Teil der Blogserie gehe ich auf die Erklärung und Arten möglicher Dokumenten und Daten ein und erkläre dir, welche gesetzlichen Vorschriften du beachten musst.

Was sind Dokumente?

Dokumente sind in heutigen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Dabei entsteht das größte Aufkommen im täglichen Geschäft, da ein- und ausgehende Dokumente sowie Tabelleninhalte rund um die Uhr erzeugt werden. In Abbildung 1 siehst du eine Übersicht aller Dokumentarten.

Dokumentenarten der SAP Datenarchivierung

Unter eingehenden Dokumenten verstehe ich Briefe, Faxe und Mails und diese Dokumente können voll automatisch mittels verschiedener OCR-Lösungen archiviert werden. Wichtig dabei ist, dass nicht jede Software zu 100% Briefe identifizieren und indexieren kann. So wird grundlegend das menschliche Auge im Prozess der Archivierung eingehender Dokumente gebraucht. Als Beispiel einer Dokumentenart sind hier Rechnungen, Bestellanforderungen, Mahnungen oder auch Bewerbungen zu nehmen.

Wenn wir einen Schritt weiter gehen, wird mit jedem eingehenden Dokument ein separater Prozess gestartet. So wird mit einer Rechnung ein Prozess in FI und mit einer Bestellanforderung ein Prozess in MM gestartet. Auch Bewerbungen können mit Hilfe der SAP Datenarchivierung automatisiert abgelegt werden und mit Hilfe von SAP Objekten und Einstellungen im Bereich HR einen weiterführenden Prozess starten. All diese Prozesse erzeugen nun Datenbankeinträge, die wiederum neue Prozesse auslösen können.

Am Ende aller Prozesse kommen wir nun zu den ausgehenden Dateien und Dokumenten. Auf die Bewerbung wird mit einer Antwort reagiert, die Bestellung wird mit einer Bestellbestätigung beantwortet und der Mahnung folgt ein Ausgleich oder Widerspruch. Dabei ist zu erwähnen, dass nicht nur physische Dokumente archiviert werden müssen, auch elektronische Dokumente gilt es zu archivieren.

Was schreibt der Gesetzgeber vor?

Im deutschen Gesetz ist fest verankert wie mit Dokumenten umgegangen werden muss. Dabei hat das Bundesministerium für Finanzen einige Erlasse hinsichtlich der Prüfbarkeit und des Datenzugriffs für buchhaltungsspezifische Daten und Dokumente veröffentlicht.

Für Wirtschafts- und Steuerprüfer sind die wichtigsten Gesetze im HGB und in der Abgabeordnung (AO) beschrieben. Darüber hinaus sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zu Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die Zugriffe und Sicherung von Dokumenten wichtig. Die letzten Vorgaben sind in den Wirtschaftsprüfungsgrundsätzen des Instituts der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW) beschrieben. Da diese Aufzählung auch mir am Anfang ein wenig Kopfschmerzen gebracht hat, habe ich dir eine konsolidierte Übersicht erstellt, in der alle relevanten Informationen enthalten sind. Solltest du rechtliche Fragen haben, wende dich jedoch an einen entsprechenden Rechtsexperten.

Grundlegende Gesetzestexte zum Thema SAP Datenarchivierung

Quelle	Textauszug	Anforderung
§146 AO Abs. 5	[…] Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können […]	unverzügliche Lesbarkeit
§146 AO Abs. 2a , 2b	Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes […] aufzubewahren. Nach (2a) ist auf schriftlichen Antrag eine Ausnahmeregelung möglich, nach der die Bücher auch im Ausland geführt werden können, wenn es zu keiner Beeinträchtigung kommt. Jedoch hat das Finanzamt das Recht auf eine unverzügliche Rückverlagerung, wenn Umstände für eine Beeinträchtigung bekannt werden. Kommt dann das Unternehmen der Rückverlagerung nicht zeitnah nach, so kann ein Verzögerungsgeld in Höhe von bis zu 250.000 Euro festgesetzt werden (2b).	Aufbewahrungsort
§ 147 AO Abs.3	Die in Absatz 1 Nr 1,4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.	Zehn Jahre Aufbewahrungszeit
§ 147 AO Abs. 6	[…] Sind die Unterlagen […] mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden	Maschinelle Auswertbarkeit Datenüberlassung
GDPdU Datenzugriff	Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung ist.	Aufbewahrungsumfang
GDPdU Verhältnismäßigkeit	Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit […] durch das neue oder ein anderes System gewährleistet ist.	Plattformunabhängigkeit
GDPdU Archivierung	Originär digitale Unterlagen nach §146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitung erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger.	Archivmedium
GoBS, Datensicherheit	Ziel der Datensicherungsmaßnahme ist es, die Risiken für die gesicherten Programme/ Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden. Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme/ Datenbestände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu vermeiden.	Informationssicherheit
IDW RS FAIT 3	Präzisierung der aus §257 HGB resultierenden Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen und Veranschaulichung der in der IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie dargestellten Aufbewahrungsfristen beim Einsatz elektr. Archivierungssysteme	Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren
IDW RS FAIT 1	Konkretisiert die aus den §§238,239,257 HGB resultierenden Anforderungen an die Führung der Handelsbücher mittels IT-gestützter Systeme und verdeutlicht die beim Einsatz von IT möglichen Risiken für die Einhaltung der Grundsäte ordnungsmäßiger Buchführung	Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologien

Du siehst, es gibt viel zu beachten, um alle Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen. Falls du weitere Informationen rund um das Thema SAP Datenarchivierung oder Formulare hast, abonniere unseren Newsletter, so verpasst du keine Neuigkeiten.

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