Deadline: E-Rechnung am 27.11.2020 – Die drei wichtigsten Fragen zu E-Rechnungen
Der 27. November steht kurz bevor und damit verbunden auch die E-Rechnungs-Deadline der öffentlichen Verwaltung. Rechnungssteller öffentlicher Behörden werden zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet. Durch diesen Termin gewinnt das Thema E-Rechnungen bei vielen Unternehmen an Bedeutung. Sie fragen sich jetzt, welche Vor- und Nachteile E-Rechnungen bieten und weshalb sie für Ihr Unternehmen relevant sind? Im folgenden Beitrag beantworte ich Ihnen genau diese Fragen.
Was ist die E-Rechnung eigentlich?
Zunächst möchte ich gerne sicherstellen, dass wir das Gleiche meinen, wenn wir von einer E-Rechnung sprechen. Eine Begriffsdefinition findet sich in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes. Dort heißt es: „Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.” Gut für Sie zu wissen: Eine E-Rechnung automatisiert nicht nur die Erstellung, den Versand, die Übermittlung und Entgegennahme der Rechnung, sondern auch ihre Verarbeitung. Bei den gängigen Rechnungsformaten werden die folgenden unterschieden:
- Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML
- Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
- Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A3
- Übertragungs- und Empfangswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download
Warum ist die E-Rechnung für Unternehmen relevant?
Aktuell ist die E-Rechnung für Unternehmen aus der Privatwirtschaft gesetzlich noch nicht verpflichtend. Das ändert sich zumindest teilweise am 27. November 2020. Denn ab dem Zeitpunkt werden Betriebe, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind (also alle Zulieferer), dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an die Behörden zu stellen. Sollten Sie dazu nicht in der Lage sein, kann es sein, dass Sie zukünftig von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden. Dass das für Sie dann u. U. wirtschaftliche Folgen hat, muss ich Ihnen nicht sagen. Ich denke, es sollte nun klar sein, warum das Thema wichtig ist.
Welche Vor- und Nachteile habe ich durch eine Nutzung der E-Rechnung?
Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger eine Reihe von Vor-, aber auch Nachteile, die ich für Sie hier einmal zusammengeschrieben habe.
Vorteile der E-Rechnung
Ein großer Vorteil der E-Rechnung bildet der geminderte administrative Aufwand. Im Gegensatz zu Papierrechnungen lassen sich E-Rechnungen schneller erstellen, verschicken und verbuchen. Administrative Aufgaben wie z. B. Drucken, Sortieren und Verwalten entfallen damit.
Um eine digitale Rechnung zu erstellen, benötigen Sie außerdem keinerlei IT-Spezialwissen. Die Erstellung der E-Rechnung erfolgt i. d. R. mit einer einfach zu handhabenden Software, die sich individueller Templates bedient.
Platzersparnis und verbesserte Sicherheit zählen ebenfalls zu den Vorteilen. E-Rechnungen können Sie ganz einfach auf einer Festplatte speichern, während die Archivierung von klassischen Papierrechnungen sehr viel Platz in Anspruch nimmt. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
Porto- und Papierkosten entfallen bei E-Rechnungen ebenfalls. Der Einsatz der E-Rechnung macht Drucker, Briefumschläge und den Gang zur Post überflüssig. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich um andere wichtige Aufgaben zu kümmern.
Da E-Rechnungen schneller zugesandt werden können als Papierrechnungen, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.
Seit 2011 müssen E-Rechnungen nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen werden und auch darüber hinaus sind sie sehr flexibel. So lassen sich E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch eine flexible Weiterverarbeitung sichergestellt ist.
Nachteile der E-Rechnung
Neben der Vielzahl an Vorteilen der E-Rechnung gibt es natürlich auch ein paar Herausforderungen.
Ein Beispiel ist der Rechnungszugang. Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tatsächlich beim Empfänger eingegangen ist, müssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann über einen Nachweis der Erstellung erfolgen. Zudem muss der Empfänger nachweisen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt.
Natürlich gibt es auch rechtliche Vorgaben. Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Um die Echtheit der Rechnungsherkunft sicherzustellen, sind ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sowie ein verlässlicher Prüfungspfad Pflicht. Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und ein Bezug zwischen beiden Größen vorhanden ist.
Kunden und Geschäftspartner müssen der Nutzung digitaler Rechnungen außerdem zustimmen. Die Einverständniserklärung kann sowohl schriftlich als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die per E-Mail eingegangen ist, erfolgen.
Sie möchten auf E-Rechnung umstellen?
Sie haben noch keine E-Rechnungslösung in Ihrem Unternehmen etabliert? Wir unterstützen Sie gerne. Unsere E-Rechnungslösung ist auf Ihre Anforderungen und Herausforderungen zugeschnitten. Fachliche sowie technische Unterstützung bei Ihrem Mapping gehören bei uns ebenfalls dazu. Kurz für Sie erklärt: Mapping beschreibt dabei die richtige Platzierung Ihrer Daten in der E-Rechnung.
Sie sind mit uns als Partner für E-Rechnung außerdem bestens für zukünftige Formate gerüstet, da unsere Lösungen nicht auf ein bestimmtes Rechnungsformat wie ZUGFeRD 2.0 oder 2.1 fixiert sind.
Sie haben weitere Fragen zum Thema E-Rechnungen oder möchten Sie weitere Informationen zu unserer E-Rechnungslösung erhalten? Dann kontaktieren Sie mich gerne per Mail info@mind-forms.de oder rufen Sie durch unter 0211 9462 8572-35 Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
