Die passende E-Invoicing-Software für Ihr Unternehmen
Die manuelle, also nicht automatisierte Rechnungsstellung, verursacht Kosten und nimmt viel Zeit in Anspruch. Aus diesem Grund finden Sie hier Informationen zum E-Invoicing sowie Vorschläge für E-Invoicing-Software, die Ihr Rechnungswesen digitalisieren und automatisieren.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Invoicing-Software ermöglicht idealerweise die digitale Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen, was Zeit und Kosten spart und das Rechnungswesen effizienter macht.
- Seit dem 01.01.2025 sind deutsche Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können; ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro auch E-Rechnungen ausstellen können.
- Anbieter wie sevdesk, FastBill, easybill und SAP bieten verschiedene Lösungen an, die den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht werden, von einfachen Rechnungsfunktionen bis hin zu komplexeren, internationalen Anforderungen.
Was ist E-Invoicing-Software?
Bei einer E-Invoicing-Software handelt es sich um eine Software, mit der Sie E-Rechnungen digital erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten können. Sie verzichten so auf den Aufwand, den klassische Papierrechnungen mit sich bringen. Gleichzeitig gestalten Sie Ihr Rechnungswesen effizienter und sparen Zeit und Geld.
E-Rechnungspflicht
Da seit dem 01.01.2025 für deutsche Unternehmen die gesetzliche Vorgabe besteht, E-Rechnungen empfangen zu können, lohnt sich die Umstellung auf eine E-Invoicing-Software doppelt, da Sie hiermit die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen. Außerdem müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro ab Januar 2027 auch E-Rechnungen ausstellen und verschicken können. Mit einer E-Invoicing-Software können Sie die beiden Prozesse automatisieren und somit die Vorteile der E-Rechnung voll ausnutzen.
Dabei gilt es zu beachten, dass eine E-Rechnung kein einfaches PDF-Dokument ist, sondern die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format wie XML enthält. In Deutschland eignen sich für die Erfüllung dieser Vorgabe die beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD.
Merkmale einer guten E-Invoicing-Software
Mit einer guten E-Invoicing-Software lassen sich alle Schritte der Rechnungsstellung, also dem Rechnungsausgang, automatisieren. So können Sie beispielsweise direkt aus einem Angebot heraus eine Rechnung erstellen und aus der Software heraus auch die Rechnung versenden. Aber auch nach dem Versand der Rechnung ist Ihnen die Software behilflich. So können Sie in der Software erkennen, ob die Kunden eine Rechnung bereits bezahlt haben oder nicht. Bestenfalls sollte die Software Ihnen auch bei der Umsetzung eines Mahnwesens helfen, um einen Rechnungsverzug automatisiert verarbeiten zu können.
Außerdem sollte eine gute E-Invoicing-Software Funktionen enthalten, mit denen der Eingang von E-Rechnungen automatisiert werden kann. Hier sollte die Software möglichst Funktionen vom Empfang über die Verarbeitung der E-Rechnungen bis zur Bezahlung und Ablage enthalten. Manche Lösungen enthalten darüber hinaus auch Funktionen zur GoBD-konformen Archivierung der E-Rechnungen.
Achten Sie zudem darauf, dass sich E-Rechnungen sowohl als ZUGFeRD-Rechnung als auch als XRechnung erstellen und verarbeiten lassen.
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Vergleich von E-Invoicing-Software
Aber welche Softwarelösung am Markt ist für Sie die richtige? Im Folgenden finden Sie einige Angebote verschiedener Firmen, damit Sie entscheiden können, welche Lösung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Der Funktionsumfang bei allen Anbietern hängt vom gewählten Tarif ab.
sevdesk Rechnung
Mit dem Rechnungsprogramm von sevdesk können Sie Rechnungen online erstellen und verschicken, aber auch empfangen und verarbeiten. Das Tool deckt also den Eingang wie auch den Ausgang von E-Rechnungen ab. Es gibt einen großen Funktionsumfang, der unter anderem den DATEV-Export und die Erstellung von Angeboten umfasst. Außerdem kann das Programm mit Fremdwährungen arbeiten.
Die Buchhaltung ist in diesem Tool ebenfalls integriert. Sollte dennoch einmal eine Papierrechnung erforderlich sein, gibt es bei sevdesk auch die Möglichkeit, eine Rechnung per Post zu versenden. Weitere Funktionen werden in einer Vielzahl an Erweiterungen angeboten.
FastBill
FastBill richtet sich an kleinere Unternehmen und Selbstständige. Die Lösung fokussiert die Rechnungsstellung, also vor allem den E-Rechnungsausgang, und bietet hier umfassende Möglichkeiten zur Automatisierung. Der Empfang von E-Rechnungen, sowohl als ZUGFeRD-Rechnung als auch als XRechnung, ist mit FastBill ebenfalls möglich. Hier ermöglicht FastBill das automatisierte Auslesen der eingehenden E-Rechnungen, damit alle Informationen auf einen Blick verfügbar sind.
Zusätzlich zu den vier verschiedenen Tarifen gibt es Add-Ons für bestimmte Funktionen wie ein automatisches Mahnwesen oder den Belegimport. So können Sie die E-Invoicing-Software Ihren Bedürfnissen anpassen. Ein weiterer Vorteil ist außerdem die intuitiv bedienbare Rechnungsmaske, die das Erstellen von Rechnungen sehr erleichtert. Auch mit FastBill können Sie falls nötig Rechnungen per Post verschicken.
easybill
Das Angebot von easybill lässt den Bereich der Buchhaltung aus und konzentriert sich auf die Rechnungsstellung. Für Selbstständige und KMU gibt es verschiedene Tarife, unter anderem auch einen kostenfreien Tarif, der grundlegende Funktionen umfasst und schon zum Empfang von E-Rechnungen befähigt. Daneben gibt es ein spezielles Angebot für Onlinehändler, dessen Preis sich an der Anzahl der monatlichen Bestellungen orientiert. Wer E-Rechnungen automatisiert verarbeiten und die eigenen Ausgaben somit verwalten möchte, benötigt bei easybill zusätzliche Software.
SAP DRC
Die SAP-Lösung für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Das Tool eignet sich für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen und ist insbesondere für Unternehmen interessant, die mit internationalen Geschäftspartnern arbeiten. Die Stärke von DRC ist die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben in über 60 Ländern. Dabei ist neben der E-Rechnungsstellung auch die unkomplizierte und automatisierte Erstellung von Steuerreportings möglich.
Neben dem E-Rechnungsausgang ermöglicht DRC auch das Empfangen von E-Rechnungen. Wer E-Rechnungen allerdings auch automatisiert verarbeiten möchte, kann DRC mit anderen SAP-Lösungen wie dem SAP Invoice Management von OpenText kombinieren. Diese Software deckt den Eingang von E-Rechnungen vollständig ab und lässt sich perfekt in SAP-Systeme integrieren.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab
Fazit: Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung
Die automatisierte Verarbeitung lohnt sich für Ihr Unternehmen. Eine E-Invoicing-Software hilft Ihnen dabei, Kosten und Zeit im Umgang mit Rechnungen einzusparen und Ihre Finanzen im Blick zu behalten. Auch die Archivierung Ihrer Rechnungen ist so effizienter, da Sie keine Regale voller Ordner mehr benötigen. Es gibt zahlreiche Anbieter mit verschiedenen Preisstrukturen, wobei die Grundfunktionen ähnlich sind. Gesetzliche Vorgaben wie die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 machen ein digitalisiertes Rechnungswesen zusätzlich interessant, um gesetzeskonforme E-Rechnungen verarbeiten zu können.
Websession: E-Invoicing-Software
Wenn Sie weitere Informationen zu E-Invoicing-Software benötigen oder allgemein wissen möchten, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einführen können, kontaktieren Sie uns gerne.
Dieser Artikel erschien bereits im November 2024. Der Artikel wurde am 07.10.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist E-Invoicing-Software und warum sollte ich sie einsetzen?
E-Invoicing-Software digitalisiert den gesamten Rechnungsprozess, wodurch Unternehmen Zeit und Kosten sparen und ihre Rechnungsstellung effizienter gestalten können. Sie hilft auch, gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnung zu erfüllen.
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für E-Rechnungen in Deutschland?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt dies auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, die dann auch E-Rechnungen ausstellen müssen.
Welche Funktionen sollte eine gute E-Invoicing-Software bieten?
Eine gute Software sollte den gesamten Rechnungsprozess abdecken: Erstellung, Versand, Empfang, Zahlungskontrolle und Mahnwesen. Zudem sollten sie die gesetzlichen Vorgaben für ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.
Welche E-Invoicing-Software Anbieter gibt es?
Es gibt verschiedene Anbieter wie sevdesk, FastBill, easybill und SAP DRC, die unterschiedliche Funktionen bieten, je nach Bedarf und Unternehmensgröße, von einfachen Lösungen bis hin zu komplexeren Systemen für internationale Unternehmen.
