E-Rechnungen für den B2B-Bereich
Ab dem 01.01.2025 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, verpflichtend. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen dann in der Lage sein muss, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 01.01.2027 muss Ihr Unternehmen zudem E-Rechnungen versenden können. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche verschiedenen Arten der E-Rechnung es gibt und warum die E-Rechnung Ihrem Unternehmen einen echten Vorteil bringen kann.
Was ist eine E-Rechnung im B2B-Bereich?
Vielleicht nutzen Sie schon seit Jahren nicht mehr die klassische Papierrechnung, sondern arbeiten mit PDF-Dateien. Allerdings handelt es sich bei einer Rechnung im PDF-Format nicht um eine E-Rechnung, da sie nicht von einer Software automatisiert verarbeitet werden kann. Genau das schreibt aber der neue Standard ab Januar 2025 für den B2B-Bereich vor. Eine PDF-Rechnung ist also keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung wird elektronisch innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems erstellt und per E-Mail oder über eine spezielle Plattform wie PEPPOL (Pan-European Procurement Online) an den Empfänger übertragen.
Mit der Umstellung erfüllen Sie nicht nur eine neue gesetzliche Vorgabe, sondern bringen Ihr Unternehmen digital vorwärts, indem Sie von den vielen Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
Standards für die E-Rechnung im B2B-Bereich
In Deutschland gibt es zwei relevante gesetzeskonforme Standards für die elektronische Rechnungsstellung. Als dritter Standard nimmt EDI eine Sonderrolle ein.
XRechnung
Bei XRechnung handelt es sich um einen XML-basierten Standard. Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten, nutzen dieses Format bereits seit Jahren. Aber auch im B2B-Bereich wird dieses Format der E-Rechnung bereits eingesetzt, wobei der Fokus dieses Formats nach wie vor auf der Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich liegt. Wird die E-Rechnung in diesem Format erstellt, kann sie maschinell verarbeitet werden. Für den Menschen ist die reine XML-Datei allerdings nicht lesbar. XRechnungen werden meistens über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt.
ZUGFeRD
Im Gegensatz zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) um ein hybrides Format. Die Rechnungsdatei im XML-Format wird in ein PDF-Dokument eingebettet. Nach diesem Standard erstellte Rechnungen können sowohl von einer Software automatisiert verarbeitet als auch von einem Menschen gelesen werden. E-Rechnungen dieses Formats sind also in beiden Welten zuhause und der Empfänger der Rechnung kann für sich entscheiden, ob er die Rechnung automatisiert oder manuell verarbeitet. Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden per E-Mail übermittelt. Im B2B-Bereich nutzen besonders KMU dieses Format.
Sonderrolle: EDI
Bei EDI (Electronic Data Interchange) handelt es sich um ein standardisiertes Format, das dem Austausch von elektronischen Dokumenten dient, also beispielsweise Bestellbestätigungen oder Lieferscheine. Nutzen zwei Geschäftspartner diese Form des Datenaustauschs, müssen sie eine EDI-Vereinbarung schließen, die es auch als Mustervereinbarung gibt. Wenn Sie mithilfe dieses Formats Rechnungen stellen, müssen Sie darauf achten, dass die übermittelten Rechnungen den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Im B2B-Bereich setzen vor allem mittlere bis große Unternehmen auf dieses Format.
Die Vorteile der E-Rechnung im B2B-Bereich
Sparen Sie Kosten
Im B2B-Bereich senkt die E-Rechnung die Kosten Ihrer Buchhaltung im Vergleich zur klassischen Papierrechnung, da Druck, Kuvertierung und Porto wegfallen. Zur Archivierung benötigen Sie außerdem statt eines großen Regals nur noch einen Server oder eine Festplatte. Das schont das Budget und die Umwelt.
Diese Vorteile gelten ebenso für eine digitalisierte Rechnung im PDF-Format. Allerdings kann ein PDF-Dokument nicht automatisiert von einer Software verarbeitet werden. Dabei ist es genau dieser Aspekt, der die E-Rechnung so vorteilhaft macht, da die automatisierte Verarbeitung die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung um durchschnittlich zwei Tage reduziert. So können Sie Skonti besser ausnutzen und Ihr Unternehmen hat mehr Geld zur Verfügung.
Reduzieren Sie den Aufwand
Durch die automatisierte Verarbeitung einer E-Rechnung senken Sie den administrativen Aufwand im Umgang mit Rechnungen in Ihrem Unternehmen deutlich. Die rein maschinelle Verarbeitung mittels E-Invoicing schließt außerdem Tipp- und Übertragungsfehler im Umgang mit den Rechnungen aus.
Keine Spezialkenntnisse nötig
Der Umgang mit E-Rechnungen im B2B-Bereich ist einfach. In einer eigenen Software können Sie das Design der Rechnungen individuell für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte anpassen.
Sie nutzen dafür in der Regel eine eigene Software und können die Vorlagen für Ihre Rechnungen individuell für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte anpassen.
Stärken Sie Ihre Geschäftsbeziehungen
Viele Unternehmen setzen im B2B-Bereich schon jetzt auf die E-Rechnung und ab Januar 2025 wird der Trend noch einmal zunehmen. Indem Sie den neuen Standard einführen, zeigen Sie Ihren Geschäftspartnern, dass Sie auf die neueste Technologie setzen. Zudem vermeiden Sie Streitigkeiten im Zusammenhang mit fehlerhaften Rechnungen oder verspäteten Zahlungseingängen, da die Rechnungen automatisiert verarbeitet werden.
Verarbeitung der E-Rechnung in SAP
Mit SAP Document and Reporting Compliance (kurz: SAP DRC) gibt es in SAP eine eigene Lösung zur Erstellung, Verarbeitung und Überwachung von E-Rechnungen. DRC unterstützt die beiden relevanten Standards für E-Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD. Dabei bezieht sich das Tool nicht ausschließlich auf E-Rechnungen, sondern auch auf weitere elektronische Dokumente. So können Sie auch weitere Prozesse in Ihrem Betrieb effizienter gestalten.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: Die E-Rechnung für B2B als Vorteil
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verarbeiten können. Dies bietet Ihnen die Chance für eine effizientere Gestaltung Ihres Rechnungswesens. E-Rechnungen werden schneller verarbeitet, sind nicht anfällig für Übertragungsfehler und sparen so bares Geld.
Bei der Einführung sind wir Ihnen als spezialisierter SAP-Berater gerne behilflich. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.
