Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet unaufhaltsam voran, und ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung ist die Einführung der elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung. Doch wie genau erstellt man eine E-Rechnung? In diesem Beitrag gehen wir alle Schritte anhand eines praktischen Beispiels durch, um eine E-Rechnung zu erstellen.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die meisten Unternehmen diese auch ausstellen.
- Formate: XRechnung ursprünglich für Behörden und ZUGFeRD als hybrides, flexibles Format.
- SAP-Integration: SAP bietet mit passenden Modulen eine rechtssichere und effiziente Umsetzung.
- Best Practices: Sorgfältige Prozessanalyse, Mitarbeiterschulung, schrittweise Einführung und enge Einbindung von Stakeholdern sichern den Erfolg.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format wie beispielsweise XML verarbeitet werden. Für Menschen sind diese Rechnungen ohne technische Hilfsmittel nur schwer lesbar, was die Notwendigkeit spezialisierter Software zur Verarbeitung unterstreicht. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen für B2B-Umsätze in Deutschland E-Rechnungen verarbeiten können, ab 2027 müssen dann Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro auch E-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen.
Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass eine PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung darstellt. Tatsächlich erfüllt eine herkömmliche PDF-Rechnung nicht die Kriterien einer E-Rechnung, da sie kein strukturiertes maschinenlesbares Format aufweist. E-Rechnungen sind in einem Format erstellt, das eine automatische Verarbeitung durch entsprechende Systeme ermöglicht.
E-Rechnung (Beispiel: ZUGFeRD)
E-Rechnung erstellen: Wichtige Formate
Beim Erstellen einer E-Rechnung stehen Unternehmen in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD zwei Formate zur Verfügung. Beide Formate haben ihre spezifischen Anwendungsbereiche und Vorteile, die es zu berücksichtigen gilt. Die XRechnung ist ein vom IT-Planungsrat veröffentlichter nationaler Standard, der speziell für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein für Menschen lesbares PDF enthält und die E-Rechnung-Erstellung damit etwas komfortabler macht.
Die Wahl des Formats hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und des Rechnungsempfängers ab. Während die XRechnung vor allem für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern konzipiert ist, bietet ZUGFeRD Flexibilität durch die Kombination von maschinen- und menschenlesbaren Daten. Unternehmen können sich auch dazu entscheiden, beide Formate in ihre Buchhaltungssysteme zu integrieren. Das sorgt für mehr Flexibilität und erlaubt es, dem Kunden durch die Verwendung des von ihm gewünschten Formats entgegenzukommen.
Wenn Ihr Unternehmen international aufgestellt ist, müssen Sie sich auch um die Einbindung von Formaten anderer Länder in Ihre Software kümmern. Da die Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung international sehr unterschiedlich sind, bietet sich hier die Einbeziehung externer Experten an. So vermeiden Sie rechtliche Unstimmigkeiten und profitieren auch im internationalen B2B-Geschäft von den Vorteilen der E-Rechnung.
E-Rechnung erstellen mit SAP
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Erstellen von E-Rechnungen ist die Rolle von SAP. Als führender Anbieter von ERP-Systemen bietet SAP Lösungen an, die die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen ermöglichen. Die Integration von E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD in SAP-Systeme gewährleistet, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizient und rechtssicher gestalten können.
E-Rechnung erstellen mit SAP – Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Schritt 1: Bestandsaufnahme, Planung und Implementierung
- Als Vorbereitung sollten Sie eine sorgfältige Planung, Auswahl des geeigneten Standards sowie Anpassung interner Prozesse vornehmen. Eine umfassende Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der Ausgangspunkt, gefolgt von der Auswahl des passenden E-Rechnungsstandards wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Bevor Sie mit der Erstellung von E-Rechnungen beginnen können, ist es wichtig, Ihr SAP-System entsprechend vorzubereiten. Implementieren Sie je nach Bedarf ein für Ihre Fakturierungszwecke geeignetes E-Invoicing-Modul wie beispielsweise SAP Document and Reporting Compliance (DRC).
- Überprüfen Sie außerdem, ob Ihre SAP-Version mit den neuesten Updates und Patches aktualisiert ist, um die Integration von E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD zu ermöglichen.
Schritt 2: Erstellung einer E-Rechnung
- Die Erstellung einer E-Rechnung im SAP-System beginnt mit der Auswahl der entsprechenden Transaktionen. Dies kann beispielsweise die Transaktion VF04 „Fakturavorrat bearbeiten“ oder VF01 „Faktura anlegen“ sein. SAP bietet hierfür spezielle Funktionen, die den Prozess vereinfachen und automatisieren.
- Folgen Sie den Anweisungen zur Eingabe der Rechnungsinformationen und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Empfängerdaten. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Systemversion und Konfiguration variieren, doch das Ziel bleibt dasselbe: die Erstellung einer korrekten und vollständigen E-Rechnung.
- Speichern Sie die Rechnung im SAP-System.
E-Rechnung erstellen – Beispiel XRechnung (Quelle: SAP)
Schritt 3: Anwendung des ZUGFeRD- oder XRechnung-Formats
- Nach der Erstellung der E-Rechnung ist der nächste Schritt die Konvertierung und Anpassung in das gewünschte Format, sei es XRechnung oder ZUGFeRD. Beide Formate haben spezifische Anforderungen und Vorteile, die bei der Konvertierung berücksichtigt werden müssen.
- Wählen Sie im SAP-System beispielsweise die Option “ZUGFeRD/XRechnung-Format anwenden” oder “Exportieren nach XML” aus, um die Rechnung in das gewünschte Format zu konvertieren.
- Überprüfen Sie die erstellte Rechnung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und lesbar sind.
Schritt 4: Versand und Archivierung der E-Rechnung
- Der Versand der E-Rechnung an den Empfänger erfolgt in der Regel direkt aus dem SAP-System, etwa mit dem eDocument Cockpit. Beim Rechnungsversand per E-Mail wird die erstellte E-Rechnung in der Regel automatisch im Mail-Anhang beigefügt.
- Überprüfen Sie, ob der Empfänger korrekt ausgewählt ist, und versenden Sie die E-Rechnung. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung erfolgreich versendet wurde und ob der Empfänger sie korrekt empfangen hat.
- Archivieren Sie die E-Rechnung im SAP-System, um sie für spätere Referenzen und Compliance-Anforderungen zur Verfügung zu haben.
Schritt 5: Monitoring und Reporting
- Benutzen Sie die SAP-Optimierungen, um den Rechnungsstatus zu überwachen und Berichte zu erstellen oder andere gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen einzuleiten.
- SAP-Systeme bieten umfangreiche Funktionen für das Monitoring und Reporting von E-Rechnungen. Dies umfasst nicht nur den Empfangsstatus, sondern auch die Verarbeitung durch den Empfänger. Ein effektives Monitoring und Reporting hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen korrekt erfasst und archiviert werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Best Practices für die Erstellung von E-Rechnungen im Unternehmen
Die Einführung von E-Rechnungen stellt für viele Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist es entscheidend, bewährte Methoden (Best Practices) zu befolgen.
- Prozessanalyse: Bevor Sie E-Rechnungen einführen, sollten Sie Ihre bestehenden Finanzprozesse gründlich analysieren. Identifizieren Sie, welche Schritte digitalisiert werden können und wo E-Rechnungen den größten Nutzen bringen würden.
- Schulung der Mitarbeiter: Ein Schlüssel zum Erfolg ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Organisieren Sie Trainings und Workshops für die Mitarbeiter, um sie über die Vorteile und Nutzung von E-Rechnungen aufzuklären.
- Software und Tools wählen: Wählen Sie die richtige Software und Tools, die eine nahtlose Erstellung, Sendung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Die Kompatibilität mit dem SAP-System und die Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD sind hierbei entscheidend.
- Schrittweise Implementierung: Führen Sie E-Rechnungen schrittweise ein. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem Teilbereich Ihres Unternehmens, bevor Sie das System unternehmensweit ausrollen. Dies ermöglicht es Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
- Stakeholder einbeziehen: Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder, einschließlich Lieferanten und Kunden, frühzeitig in den Prozess ein. Kommunizieren Sie klar die Änderungen, Vorteile und was von ihnen erwartet wird.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: E-Rechnung erstellen
Die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen im SAP-System ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Planung und Konfiguration erfordert. Durch die Befolgung dieses Leitfadens können Unternehmen den Übergang zu E-Rechnungen effizient und reibungslos gestalten. Das trägt nicht nur zur Einhaltung der gesetzlich beschlossenen E-Rechnungspflicht bei, sondern optimiert auch die internen Prozesse.
Durch die Integration von E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD in Ihr SAP-System können Sie effizient und rechtssicher Rechnungen erstellen und verarbeiten. Wichtig ist dabei, häufige Fehler zu vermeiden und Best Practices zu befolgen, wie die gründliche Prozessanalyse, die Auswahl passender Software und Tools, sowie die schrittweise Implementierung. Mit dem richtigen Ansatz und einer durchdachten Strategie lässt sich die Erstellung von E-Rechnungen reibungslos gestalten.
Websession: E-Rechnung
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Dieser Artikel erschien bereits im April 2024. Der Artikel wurde am 10.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML vor und ermöglicht die automatische Verarbeitung. Eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht. PDF-Rechnungen erfüllen außerdem nicht die Anforderungen an die seit Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht.
Welche Formate stehen für E-Rechnungen in Deutschland zur Verfügung?
Unternehmen können zwischen XRechnung (Standard für den öffentlichen Sektor) und ZUGFeRD (hybrides Format aus XML und PDF) wählen. Beide haben unterschiedliche Anwendungsbereiche und Vorteile.
Wie unterstützt SAP bei der Erstellung von E-Rechnungen?
SAP bietet mit Modulen wie Document and Reporting Compliance (DRC) Lösungen zur Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD können direkt integriert und automatisiert verarbeitet werden.
Weitere Informationen
- E-Rechnung Übersichtsseite
- Was ist eine E-Rechnung? (Bund)
- E-Rechnung-Pflicht ab 01.01.2025 (Haufe)
- Erstellen einer XRechnung: How-to-Guide (SAP Help)
