E-Rechnung Formate
Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch. Neben dem öffentlichen Sektor ist deren Verwendung bald auch in der Privatwirtschaft verpflichtend. Jedes Unternehmen muss also eine Entscheidung treffen, welches der verfügbaren Formate für die E-Rechnung es in Zukunft einsetzen möchte. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen alles zum derzeitigen Stand, den wichtigsten Formaten und ihren Vor- und Nachteilen.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das alle rechtlichen und inhaltlichen Anforderungen wie die traditionelle Papierrechnung erfüllen kann. Die Erstellung sowie der Versand und der Empfang erfolgen hier aber in einem digitalen Format. Es ergeben sich dadurch erhebliche Vorteile in Hinblick auf eine effiziente Verarbeitung, die Kosten und auch die Umweltfreundlichkeit.
Entscheidend ist dabei, dass die elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen müssen, damit sie sich maschinell verarbeiten lassen. Hier sind gerade die XML-basierten Standards wie etwa die XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zu nennen.
E-Rechnung Formate (Beispiel: ZUGFeRD)
Pflicht ab 2025: E-Rechnungen für Unternehmen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt schon lange und hat ihren Anfang mit der Einführung der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) im Jahr 2017 genommen. Öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene müssen E-Rechnungen bereits seit dem Jahr 2018 annehmen. Seit 2020 besteht diese Pflicht auch für öffentliche Auftraggeber auf Landesebene.
Die Verpflichtung für Unternehmen kommt nun ab dem 1. Januar 2025 hinzu. Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt oder im B2B-Bereich tätig ist, muss nun auf die E-Rechnung Formate umstellen. Ab dann ist sicherzustellen, dass zum Beispiel die technische Infrastruktur vorliegt, um solche Rechnungen verwenden zu können. Hier ist die Interoperabilität zu erwähnen und damit das Erfordernis, dass die eigenen Systeme mit jenen der Geschäftspartner und öffentlichen Auftraggeber kompatibel sind. Dies fasst man unter dem Begriff des E-Invoicings zusammen.
E-Rechnungsformat mit SAP erstellen (Quelle: SAP)
Definition elektronische Rechnung
Das wesentliche Merkmal der elektronischen Rechnungen ist die Erstellung in einem digitalen, strukturieren und maschinenlesbaren Format. Erstellung, Übermittlung und Empfang finden allesamt auf dem elektronischen Wege statt, und zwar bis hin zur Auszahlung. Es sind alle Daten bzw. Rechnungsinformationen enthalten, die sich auch auf einer Papierrechnung finden. Der Unterschied besteht aber in der automatischen Auswertbarkeit durch Maschinen. Um diese gewährleisten zu können, kommen Formate zum Einsatz, die zum Beispiel auf XML basieren.
E-Rechnungsformate und andere Formate
Der Gesetzgeber hat die Unterschiede zwischen den verschiedenen E-Rechnungsformaten klar definiert. In der geschäftlichen Praxis ist die E-Rechnung klar von PDF-Rechnungen zu unterscheiden. Letztere dienen zwar auch der elektronischen Übermittlung von Rechnungsinformationen. Die Datei ist aber nur für Menschen lesbar bzw. nur für eine halbautomatische Verarbeitung geeignet. Letztere reicht aber nicht aus, um die Anforderungen an die Maschinenlesbarkeit zu erfüllen, wie sie bei E-Rechnung Formaten bestehen.
Es existieren aber auch Hybrid-Formate, die strukturierte Daten in eine PDF einbinden. Hier ist vor allem das Format ZUGFeRD zu nennen. Hier ist es möglich, die Daten automatisch zu verarbeiten und gleichzeitig manuell überprüfen zu lassen. Papierrechnungen sind hingegen physische Dokumente, die den Versand per Post erfordern. Sie sind nur für die manuelle Verarbeitung geeignet.
Überblick: Welche Formate gibt es?
Es sind mittlerweile mehrere Formate auf dem Markt für E-Rechnungen etabliert, die allesamt strukturiert sind und damit den Anforderungen an die Verarbeitbarkeit durch Maschinen genügen. Es folgen einige Beispiele für die wichtigsten dieser Formate, die zum Beispiel in Deutschland und anderswo eine hohe Verbreitung genießen. Diese Formate sind mit einer modernen Rechnungsstellung Software wie SAP nutzbar.
XRechnung
Die XRechnung wurde speziell für den Einsatz in Deutschland entwickelt. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und genügt den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU. Gerade im öffentlichen Sektor ist die Nutzung der XRechnung weit verbreitet. Auftraggeber im öffentlichen Bereich sind dazu verpflichtet, Rechnungen in diesem Format anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Betroffen sind davon die kommunalen Verwaltungen, die Landesbehörden und die Bundesbehörden.
Doch auch in der Privatwirtschaft nutzen Unternehmen zunehmend dieses Format. Bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern soll die XRechnung bereits im Jahr 2023 eine Marktdurchdringung von über 50 Prozent erreicht haben. Es ist davon auszugehen, dass die Verbreitung auch in der Privatwirtschaft in den kommenden Jahren zunimmt.
E-Rechnung erstellen – Beispiel XRechnung (Quelle: SAP)
ZUGFeRD
ZUGFeRD stellt eine Besonderheit dar, weil es sich hierbei um ein hybrides Rechnungsformat handelt. Hier findet eine Funktionserweiterung einer einfachen PDF-Rechnung um strukturierte Daten statt, die hier direkt eingebettet sind. Menschen können die PDF wie gewohnt lesen und Maschinen zusätzlich die strukturierten Daten für die automatische Weiterverarbeitung auslesen.
Das Format richtet sich damit an Unternehmen, die an einer solchen flexibleren Handhabung ihrer elektronischen Rechnungen interessiert sind. Auch dieses Format erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa 20 bis 30 Prozent der Unternehmen in Deutschland, die E-Rechnungen bereits einsetzen, Ende 2023 ZUGFeRD verwendet haben.
Andere E-Rechnungsformate
XRechnung und ZUGFeRD sind nicht die einzigen E-Rechnungsformate. Auf internationaler Ebene hat zum Beispiel PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) an Bedeutung gewonnen. Hierbei handelt es sich um ein europäisches Netzwerk für den elektronischen Datenaustausch. Es basiert auf der Norm EN 16931 und stellt die Interoperabilität zwischen verschiedenen Ländern und Systemen her. Zudem existieren viele Formate mit nationalem Bezug. Zu nennen wären zum Beispiel Facturae in Spanien, FatturaPA in Italien oder EHF in Norwegen.
Vor-/Nachteile
Mit der XRechnung steht ein E-Rechnung Format zur Verfügung, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt ebenso wie die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland. Die weite Akzeptanz und die hohe Interoperabilität mit staatlichen Plattformen und ERP-Systemen gehören zu den Vorteilen. Die Implementierung kann aber technisch anspruchsvoll sein. Zudem ist das Format stark auf den öffentlichen Sektor und weniger den B2B-Bereich ausgerichtet.
ZUGFeRD punktet mit seinem Hybridansatz und erleichtert mit der menschenlesbaren PDF die Integration. Zudem stehen mehrere Profile bereit für eine Anpassung an verschiedene Anwendungsfälle. Gerade bei KMU fällt die Akzeptanz dieses Formats hoch aus. Es müssen aber beide Seiten und damit Rechnungssteller und -empfänger das Format unterstützen und es müssen sich XML-Dateien in die bestehenden Systeme einbetten lassen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Ausblick: E-Rechnung Formate
Die zukünftige Entwicklung der E-Rechnung und ihren Formaten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben technischen Veränderungen sind hier auch Anpassungen bezüglich der gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Zunehmende Bedeutung dürfte dabei die XRechnung erlangen, weil sie bereits als Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland gilt. Mit seiner Einfachheit und Flexibilität ist ZUGFeRD aber gerade für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv. Wer grenzüberschreitend in Europa Handel treibt, dürfte zudem an PEPPOL für internationale Transaktionen auch weiterhin nicht vorbeikommen.
Insgesamt ist der Weg für die E-Rechnung Formate geebnet, so dass an ihnen zukünftig kein Unternehmen mehr vorbeikommt.
