E-Rechnung Formate
Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch. Neben dem öffentlichen Sektor ist deren Verwendung nun auch in der Privatwirtschaft verpflichtend. Jedes Unternehmen muss sich über die verfügbaren Formate für die E-Rechnung informieren. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen alles zum derzeitigen Stand, den wichtigsten Formaten und ihren Vor- und Nachteilen.
Das Wichtigste im Überblick
- Verpflichtung zur E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 ist die Nutzung elektronischer Rechnungen für Unternehmen im B2B-Bereich sowie im Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern gesetzlich vorgeschrieben.
- Formate: Die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung (für den öffentlichen Sektor verpflichtend, reine XML-Rechnung) und ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und XML-Daten).
- Vorteile: E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte, effiziente und umweltfreundliche Verarbeitung, reduzieren Kosten und erleichtern die Integration in digitale Prozesse.
- Unterschied zu PDF-Rechnungen: E-Rechnungen müssen maschinenlesbar und strukturiert sein (z. B. XML). PDF-Rechnungen allein erfüllen diese Anforderungen nicht und gelten daher nicht als E-Rechnungen im rechtlichen Sinne.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das alle rechtlichen und inhaltlichen Anforderungen wie eine traditionelle Papierrechnung erfüllt. Die Erstellung sowie der Versand und der Empfang erfolgen hier aber in einem strukturierten Format, damit sie sich maschinell verarbeiten lassen. In Deutschland gibt es für die Umsetzung der E-Rechnung zwei XML-basierte Standards: XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Da die Rechnungsinformationen in einer XML-Datei enthalten sind, kann eine spezielle Software E-Rechnungen automatisiert verarbeiten. Dadurch ergeben sich erhebliche Vorteile in Hinblick auf die Geschwindigkeit der Verarbeitung, die Kosten und auch die Umweltfreundlichkeit.
Übermittelt werden E-Rechnungen oft per E-Mail. Künftig wird das Netzwerk Peppol jedoch eine größere Rolle bei der Übermittlung von E-Rechnungen spielen.
E-Rechnung-Formate (Beispiel: ZUGFeRD)
Pflicht seit Anfang 2025: E-Rechnungen für Unternehmen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt schon lange und hat ihren Anfang mit der Einführung der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) im Jahr 2017 genommen. Öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene müssen E-Rechnungen bereits seit dem Jahr 2018 annehmen. Seit 2020 besteht diese Pflicht auch für öffentliche Auftraggeber auf Landesebene.
Die Verpflichtung für Unternehmen kam am 1. Januar 2025 hinzu. Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt oder im B2B-Bereich tätig ist, muss nun auf die E-Rechnung umstellen. Seitdem ist sicherzustellen, dass zum Beispiel die technische Infrastruktur vorliegt, um solche Rechnungen verarbeiten zu können. Hier ist die Interoperabilität zu erwähnen und damit das Erfordernis, dass die eigenen Systeme mit jenen der Geschäftspartner und öffentlichen Auftraggeber kompatibel sind. Dies fasst man unter dem Begriff des E-Invoicings zusammen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro auch E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen können.
E-Rechnungsformat mit SAP erstellen (Quelle: SAP)
Definition elektronische Rechnung
Das wesentliche Merkmal der elektronischen Rechnungen ist die Erstellung in einem digitalen, strukturierten und maschinenlesbaren Format. Erstellung, Übermittlung und Empfang finden allesamt auf dem elektronischen Wege statt, und zwar bis hin zur Auszahlung. Es sind alle Daten bzw. Rechnungsinformationen enthalten, die sich auch auf einer Papierrechnung finden. Der Unterschied besteht aber in der automatischen Auswertbarkeit durch Maschinen. Um diese gewährleisten zu können, kommen Formate zum Einsatz, die auf XML basieren.
E-Rechnungsformate und andere Formate
Der Gesetzgeber hat die Unterschiede zwischen den verschiedenen E-Rechnungsformaten klar definiert. In der geschäftlichen Praxis ist die E-Rechnung klar von PDF-Rechnungen zu unterscheiden. Letztere dienen zwar auch der elektronischen Übermittlung von Rechnungsinformationen. Die Datei ist aber nur für Menschen lesbar und nicht für die automatisierte Verarbeitung geeignet. Diese muss jedoch gewährleistet sein, um die Anforderungen an die Maschinenlesbarkeit zu erfüllen, wie sie bei E-Rechnungsformaten bestehen.
Mit ZUGFeRD existiert aber auch ein Hybrid-Format, das strukturierte Daten in eine PDF einbindet. Mit ZUGFeRD ist es möglich, die Daten automatisch zu verarbeiten und gleichzeitig manuell überprüfen zu lassen. Papierrechnungen sind hingegen physische Dokumente, die den Versand per Post erfordern. Sie sind nur für die manuelle Verarbeitung geeignet.
Überblick: Welche Formate gibt es?
Es sind mittlerweile zwei Formate auf dem Markt für E-Rechnungen etabliert, die strukturiert sind und damit den Anforderungen an die Verarbeitbarkeit durch Maschinen genügen.
XRechnung
Die XRechnung wurde speziell für den Einsatz in Deutschland entwickelt. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und genügt den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU. Gerade im öffentlichen Sektor ist die Nutzung der XRechnung weit verbreitet. Auftraggeber im öffentlichen Bereich sind dazu verpflichtet, Rechnungen in diesem Format anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Betroffen sind davon die kommunalen Verwaltungen, die Landesbehörden und die Bundesbehörden.
Doch auch in der Privatwirtschaft nutzen Unternehmen dieses Format. Bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern soll die XRechnung bereits im Jahr 2023 eine Marktdurchdringung von über 50 Prozent erreicht haben. Es ist davon auszugehen, dass die Verbreitung auch in der Privatwirtschaft in den kommenden Jahren zunimmt.
E-Rechnung erstellen – Beispiel XRechnung (Quelle: SAP)
ZUGFeRD
ZUGFeRD stellt eine Besonderheit dar, weil es sich hierbei um ein hybrides Rechnungsformat handelt. Hier findet eine Funktionserweiterung einer einfachen PDF-Rechnung um strukturierte Daten statt, die hier direkt eingebettet sind. Menschen können die PDF wie gewohnt lesen und Maschinen zusätzlich die strukturierten Daten für die automatische Weiterverarbeitung auslesen.
Das Format richtet sich damit an Unternehmen, die an einer solchen flexiblen Handhabung ihrer elektronischen Rechnungen interessiert sind. Auch dieses Format erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa 20 bis 30 Prozent der Unternehmen in Deutschland, die E-Rechnungen einsetzen, Ende 2023 ZUGFeRD verwendet haben.
Vor-/Nachteile
Die XRechnung ist ein Standard, der die europäische Norm EN 16931 erfüllt, ebenso wie die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland. Die weite Akzeptanz und die hohe Interoperabilität mit staatlichen Plattformen und ERP-Systemen gehören zu den Vorteilen. Die Implementierung kann aber technisch anspruchsvoll sein. Zudem ist das Format stark auf den öffentlichen Sektor und weniger auf den B2B-Bereich ausgerichtet.
ZUGFeRD punktet mit seinem Hybridansatz und erleichtert mit der menschenlesbaren PDF die Integration. Zudem stehen mehrere Profile bereit für eine Anpassung an verschiedene Anwendungsfälle. Gerade bei KMU fällt die Akzeptanz dieses Formats hoch aus. Es müssen aber beide Seiten und damit Rechnungssteller und -empfänger das Format unterstützen und es müssen sich XML-Dateien in die bestehenden Systeme einbetten lassen.
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Ausblick: E-Rechnung-Formate
Die zukünftige Entwicklung der E-Rechnung und ihrer Formate hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben technischen Veränderungen sind hier auch Anpassungen bezüglich der gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Zunehmende Bedeutung dürfte dabei die XRechnung erlangen, weil sie bereits als Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland gilt. Mit seiner Einfachheit und Flexibilität ist ZUGFeRD aber gerade für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.
Websession: E-Rechnung
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Dieser Artikel erschien bereits im Juni 2024. Der Artikel wurde am 09.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?
PDF-Rechnungen sind nur für Menschen lesbar und nicht maschinenverarbeitbar. E-Rechnungen hingegen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML vorliegen und erlauben eine automatisierte Weiterverarbeitung.
Welche Formate für E-Rechnungen sind in Deutschland zugelassen?
Die zwei wichtigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf XML und erfüllen die EU-Richtlinie 2014/55/EU. ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einer lesbaren PDF.
Wer ist zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung?
E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten, reduzieren Papierverbrauch, sind schneller übertragbar und können automatisiert verarbeitet werden – was Fehler minimiert und Prozesse beschleunigt.
