Die Pflicht zur E-Rechnung greift immer breiter. Damit stellt sich für Unternehmen die Frage, wie sie diese technisch umsetzen wollen. In SAP-Landschaften stehen dabei drei Optionen im Raum: der SAP-Standard mit Document and Reporting Compliance (DRC), eine externe Lösung oder eine Eigenentwicklung. Auf den ersten Blick scheint die Entscheidung einfach: SAP bietet bereits eine Lösung, warum sie also nicht nehmen? In der Praxis ist es allerdings deutlich komplexer.
Das Wichtigste im Überblick
- SAP Document and Reporting Compliance (DRC): Besonders für Unternehmen mit einer homogenen SAP-Landschaft geeignet, die auf eine enge Integration in bestehende Prozesse setzen.
- Drittanbieterlösungen: Spezialisierte E-Invoicing-Plattformen bieten Vorteile für internationale Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen und unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen.
- Eigenentwicklung: Bietet maximale Flexibilität bei individuellen Anforderungen, bringt jedoch langfristig hohen Aufwand für Wartung, Betrieb und regulatorische Anpassungen mit sich.
- Make-or-Buy-Entscheidung: Entscheidend sind die bestehende Systemlandschaft, zukünftige Anforderungen und die Gesamtkosten über mehrere Jahre. Auch eine Kombination aus Eigenentwicklung und externer Lösung kann sinnvoll sein.
SAP DRC: Der naheliegende Weg für SAP-Kunden
Unternehmen, die stark auf SAP S/4HANA setzen, sollten sich zunächst SAP Document and Reporting Compliance (DRC) ansehen. DRC ist eng in die SAP-Prozesse integriert, unterstützt die Verarbeitung elektronischer Dokumente und hilft, verschiedene gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Der große Vorteil ist, dass die Rechnungsdaten bereits in SAP vorliegen. Dadurch ist der Aufbau zusätzlicher Schnittstellen zwischen dem ERP-System und einer externen E-Invoicing-Plattform nicht zwingend erforderlich.
Auch Formate wie XRechnung und Szenarien über Peppol lassen sich über die entsprechenden SAP-Prozesse abbilden. Das macht DRC besonders interessant für Unternehmen mit einer homogenen SAP-Landschaft, die möglichst nah am SAP-Standard bleiben möchten.
Der Integrationsaufwand sollte aber nicht das einzige Auswahlkriterium sein. Relevant ist auch, welche Länder und Prozesse zukünftig abgedeckt werden müssen. Wer heute nur die deutsche E-Rechnung berücksichtigt, morgen jedoch weitere Länder und komplexere Anforderungen integrieren muss, sollte dies bei der Softwareauswahl berücksichtigen. Je stärker SAP-zentriert ein Unternehmen ist und je wichtiger eine enge Integration in die bestehenden Prozesse ist, desto interessanter wird DRC.
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Drittanbieter: Interessant bei komplexeren Landschaften
Anders sieht es aus, wenn Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen arbeiten oder Rechnungen mit verschiedenen Ländern austauschen. Ein spezialisierter E-Invoicing-Anbieter kann in diesem Fall eine zentrale Plattform bereitstellen. Sie vereinfacht es, die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben in den einzelnen Ländern abzubilden und das Rechnungsmanagement zentral für den gesamten Konzern zu betreiben.
Gerade für internationale Unternehmen kann eine solche Plattform vorteilhaft sein. Anstatt für jedes ERP-System und jedes Land eigene Lösungen zu betreiben, können die verschiedenen Anforderungen durch eine zentrale Plattform gebündelt werden. Änderungen an Formaten, Validierungsregeln oder länderspezifischen Anforderungen werden meist vom Anbieter zentral umgesetzt.
Dafür entstehen jedoch Abhängigkeiten: Neben Lizenz- und Transaktionskosten spielen auch Vertragsbindung, Datenhaltung, Support und Exit-Szenarien eine Rolle. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Kosten der Lösung zum aktuellen Zeitpunkt betrachten, sondern auch die Flexibilität, die ihnen die Lösung in fünf Jahren noch bietet.
Eigenentwicklung: Flexibel, aber mit langfristigem Aufwand
Eine Eigenentwicklung klingt zunächst attraktiv. Schließlich ist es technisch gut machbar, Rechnungsdaten aus SAP auszulesen, in ein entsprechendes Format zu überführen und anschließend zu versenden. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch nach dem Go-live.
Standards ändern sich, neue Länder kommen hinzu, Validierungsregeln werden angepasst und die Schnittstellen müssen dauerhaft stabil funktionieren. Zusätzlich sind Prozesse für Monitoring, Fehlerbehandlung, Wiederholung von Übertragungen und Support notwendig. Eine Eigenentwicklung bedeutet also nicht nur, einen E-Rechnungsprozess einmalig zu erstellen. Das Unternehmen muss auch langfristig die Verantwortung dafür übernehmen, dass dieser Prozess konform, sicher und wartbar bleibt.
Die Eigenentwicklung sollte daher eher die Ausnahme als die Regel sein. Sie kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn sehr individuelle Anforderungen bestehen, die sich mit Standard- oder Drittanbieterlösungen nicht wirtschaftlich abbilden lassen.
Make-or-Buy: Die richtigen Fragen stellen
Die Entscheidung sollte nicht allein danach getroffen werden, welche Lösung heute am günstigsten oder schnellsten implementierbar ist. Viel wichtiger ist die Frage: Welche Lösung passt zu unserer Systemlandschaft und zu unserer Strategie? Um das richtige Vorgehen für Ihr Unternehmen zu definieren, beantworten Sie sich daher folgende Fragen:
- Wie viele ERP-Systeme müssen angebunden werden?
- Welche Länder sind heute und künftig relevant?
- Wie hoch ist das Rechnungsvolumen?
- Brauchen wir nur Ausgangs- oder auch Eingangsrechnungen?
- Welche E-Invoicing-Formate und Übertragungswege werden benötigt?
- Wie wichtig ist eine enge SAP-Integration?
- Soll die Lösung nur für SAP oder konzernweit eingesetzt werden?
- Wer kümmert sich langfristig um regulatorische Änderungen?
- Wie wichtig sind zentrale Überwachung und einheitliches Monitoring?
Auch die Kosten sollten über mehrere Jahre hinweg betrachtet werden. Bei einer Eigenentwicklung müssen beispielsweise Wartung, Weiterentwicklung, Betrieb und Compliance-Anpassungen berücksichtigt werden. Bei einer gekauften Lösung sind dagegen Lizenz-, Transaktions- und gegebenenfalls Implementierungskosten zu beachten.
Und was ist mit einer Kombination aus Build und Buy?
Zwischen „alles selbst bauen“ und „alles einkaufen“ gibt es einen Mittelweg: Ein Unternehmen kann eine fertige Compliance- oder E-Invoicing-Plattform nutzen und die SAP-Integration selbst vornehmen.
Der Vorteil dabei: Individuelle Prozesse und Schnittstellen bleiben unter eigener Kontrolle. Die aufwendige Umsetzung von Formaten, Validierungen und regulatorischen Anforderungen wird aber durch einen spezialisierten Anbieter übernommen. Dieser Ansatz ist besonders für Unternehmen mit speziellen Integrationsanforderungen interessant.
Unser Fazit:
Eine pauschale Antwort auf die Frage „Was ist besser – Make or Buy?“ gibt es nicht. SAP-zentrierte Unternehmen sollten SAP DRC als erste Option prüfen. Wer dagegen eine komplexe Multi-ERP- oder Multi-Country-Landschaft betreibt, kann mit Lösungen von spezialisierten Drittanbietern profitieren.
Eine Eigenentwicklung kann bei sehr individuellen Anforderungen sinnvoll sein. Unternehmen sollten aber den fortlaufenden Aufwand nicht unterschätzen. Denn bei der E-Rechnung geht es nicht nur darum, ein XML zu erzeugen. Entscheidend ist eine Lösung, die optimal integriert und wartbar ist und auch bei zukünftigen regulatorischen Änderungen zuverlässig funktioniert.
Die E-Rechnung sollte deshalb auch nicht als reines IT-Projekt betrachtet werden. Die Wahl zwischen SAP-Standard, Drittanbieterlösung und Eigenentwicklung ist eine strategische Entscheidung mit Implikationen für die Organisation der zukünftigen System- und Prozesslandschaft.
FAQ
Was kostet die Umsetzung einer E-Rechnungslösung?
Die Kosten hängen unter anderem von Rechnungsvolumen, ERP-Systemen, Ländern und Integrationsaufwand ab. Für den Vergleich sollte die Total Cost of Ownership (TCO) über mehrere Jahre betrachtet werden, inklusive Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung.
Wer kümmert sich bei einer E-Rechnungslösung um gesetzliche Änderungen?
Bei einer Eigenentwicklung liegt die Verantwortung für Anpassungen beim Unternehmen. Bei einer externen Lösung übernimmt der Anbieter je nach Leistungsumfang einen Teil der Anpassungen an Formaten, Validierungen und regulatorischen Vorgaben.
Ist eine hybride Lösung bei der E-Rechnung möglich?
Ja. Unternehmen können beispielsweise die eigene SAP-Integration mit einer externen E-Invoicing- oder Compliance-Plattform kombinieren. So lassen sich individuelle Prozesse mit spezialisierten externen Leistungen verbinden.
