E-Rechnungen GoBD-konform archivieren
Im Zuge der Pflicht zur E-Rechnung müssen Unternehmen sich auch Gedanken darüber machen, wie sie die E-Rechnungen den Vorgaben der GoBD entsprechend archivieren. Lesen Sie hier, was genau die GoBD von einer Lösung zur Archivierung von E-Rechnungen verlangen und welche Möglichkeiten zur Umsetzung SAP bietet.
Das Wichtigste im Überblick
- GoBD regeln die ordnungsgemäße Archivierung digitaler Dokumente und E-Rechnungen, um Manipulationen zu verhindern.
- Anforderungen der GoBD: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente.
- DMS-Systeme unterstützen bei der GoBD-konformen Archivierung und garantieren die vollständige und ordnungsgemäße Ablage.
- Für SAP-Anwender bieten ArchiveLink und CMIS Lösungen zur Integration und Archivierung von E-Rechnungen.
Was sind die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln die ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen und insbesondere von E-Rechnungen. Ziel ist es, Manipulationen oder Datenverluste zu verhindern und die Prüfungsfähigkeit sicherzustellen. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die mit elektronischen Dokumenten arbeiten, und sind besonders für Steuer- und Finanzprüfungen relevant.
Damit die Archivierung GoBD-konform erfolgt, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Archivierungsprozess und Dokumentenherkunft müssen klar dokumentiert sein.
- Vollständigkeit: Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungen sind lückenlos zu archivieren.
- Richtigkeit: Die archivierten Dokumente müssen den Originalrechnungen exakt entsprechen.
- Ordnung: Dokumente müssen systematisch abgelegt und leicht auffindbar sein.
- Unveränderbarkeit: Änderungen sind nur zulässig, wenn Original- und Änderungsstand nachvollziehbar erhalten bleiben.
Seit Januar 2025 gilt zudem eine neue Regelung: Die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Dokumente wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt, was auch für E-Rechnungen gilt.
Änderungen der GoBD für die E-Rechnung
Im Juli 2025 wurden die GoBD angepasst, um den neuen Anforderungen bezüglich der Archivierung von E-Rechnungen gerecht zu werden. Lesen Sie hier zusammengefasst die Neuerungen der GoBD:
- Die Archivierung der strukturierten XML-Datei der E-Rechnung ist ausreichend, solange die PDF-Datei, beispielsweise bei einer ZUGFeRD-Rechnung, keine weiteren für die Besteuerung relevanten Informationen enthält.
- Der Nachweis, der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer Zahlung mittels eine E-Rechnung vom Zahlungsabwicklungsdienst ausgestellt wurde, muss ebenfalls nicht aufbewahrt werden. Dies gilt nicht, wenn der Nachweis selbst als Buchungsbelegt genutzt wird.
- Eingehende elektronische Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen müssen grundsätzlich in dem Format (XML) archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Konvertierung in ein anderes Format darf stattfinden, wenn dabei keine Informationen verändert werden oder verloren gehen und wenn der Konvertierungsprozess dokumentiert wird.
E-Rechnungen GoBD-konform archivieren
Bei der Archivierung von E-Rechnungen kommt es zunächst darauf an, ob Sie ausgehende oder eingehende E-Rechnungen archivieren möchten. Eingehende E-Rechnungen archiviert die jeweilige Software, die Sie für Ihren Rechnungseingang nutzen, oft direkt selbst GoBD-konform. Bei ausgehenden E-Rechnungen müssen Sie jedoch häufig ein weiteres System einbeziehen.
Für diesen Bereich sollten Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. Im Gegensatz zur einfachen Ablage von Dokumenten auf einer Festplatte sorgt ein DMS dafür, dass die oben angeführten Kriterien der GoBD erfüllt sind. Mithilfe des DMS erfolgt die Archivierung der E-Rechnungen nachvollziehbar und vor allem vollständig, da ein DMS die E-Rechnungen automatisiert archiviert. Außerdem sind die E-Rechnungen mit einem DMS leicht auffindbar, die Ordnung der archivierten E-Rechnungen bleibt also gewahrt. Schließlich garantiert das DMS, dass die archivierten E-Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Sollten Sie, beispielsweise im Rahmen einer Überprüfung durch eine Finanzbehörde, bestimmte E-Rechnungen vorzeigen müssen, hilft Ihnen ein DMS dabei, die passenden E-Rechnungen schnell zu finden.
E-Rechnungen in SAP GoBD-konform archivieren
Um E-Rechnungen in einem SAP-System GoBD-konform zu archivieren, müssen Sie ein externes DMS mit Ihrem SAP-System verbinden. Für diese Integration gibt es zwei relevante Möglichkeiten:
ArchiveLink
Die klassische Lösung ist die Anbindung eines externen DMS oder Archivsystems mithilfe von ArchiveLink. Mithilfe dieser Lösung lassen sich E-Rechnungen GoBD-konform archivieren. Jedoch ist ArchiveLink schon seit einigen Jahren auf dem Markt und konzentriert sich eher auf On-Premises-Umgebungen. Wenn Ihr Unternehmen auf eine Cloud-Strategie setzt, kommt diese etablierte SAP-Lösung für Sie wahrscheinlich nicht infrage.
CMIS
Wenn Ihr Unternehmen bereits auf SAP S/4HANA migriert ist oder die Migration kurz bevor steht, kann die Schnittstelle Content Management Interoperability Services (CMIS) für Sie interessant sein. Mit dieser Lösung lassen sich verschiedene DMS an Ihr SAP-System anbinden und nutzen. Somit können Sie mit CMIS auch ausgehende E-Rechnungen GoBD-konform archivieren. Außerdem können Sie mithilfe von CMIS neben strukturierten Daten auch unstrukturierte Daten in den angebundenen DMS abfragen.
Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten archivieren können.
Fazit
Die GoBD sichern die ordnungsgemäße Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen. Um diese Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen zu erfüllen, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) unerlässlich. Wenn Ihr Unternehmen auf SAP setzt, gibt es hier die beiden Lösungen ArchiveLink und CMIS Lösungen, um ein externes DMS in das SAP-System zu integrieren.
Websession: E-Rechnungen archivieren
Haben Sie noch Fragen dazu, wie Sie E-Rechnungen GoBD-konform archivieren können? Haken Sie gerne bei uns nach und kommen Sie auf uns zu! Wir besprechen Ihre Anforderungen und überlegen gemeinsam, welche Lösung für Ihren Bedarf infrage kommt.
FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die GoBD regeln die Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen, insbesondere von E-Rechnungen. Sie gewährleisten die nachprüfbare und unveränderbare Aufbewahrung der E-Rechnungen, was eine wichtige Grundlage für Steuer- und Finanzprüfungen ist.
Welche Anforderungen müssen Unternehmen bei der GoBD-konformen Archivierung erfüllen?
Die wichtigsten Anforderungen sind:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Archivierungsprozesses
- Vollständigkeit der archivierten Dokumente
- Richtigkeit (d.h. die archivierten Dokumente müssen den Originalen entsprechen)
- Ordnung und leichte Auffindbarkeit
- Unveränderbarkeit (Dokumente dürfen nur nachvollziehbar geändert werden)
Wie kann ich E-Rechnungen GoBD-konform archivieren?
Um E-Rechnungen GoBD-konform zu archivieren, benötigen Unternehmen in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die oben genannten Anforderungen erfüllt. Das DMS sorgt dann automatisiert für eine GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnungen.
Welche Lösung gibt es für die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen in SAP?
In SAP gibt es zwei wesentliche Lösungen:
- ArchiveLink: die klassische Software, um Lösungen zur Archivierung mit einem SAP-System zu verbinden
- CMIS: eine modernere und standardisierte Schnittstelle, die eine Integration verschiedener DMS-Systeme ermöglicht und besonders für Unternehmen geeignet ist, die auf SAP S/4HANA migriert sind
