In 4 Schritten zur Kostenschätzung für Ihre E-Invoicing-Einführung
Wenn Sie von Ihrem Vorgesetzten damit beauftragt wurden, sich mit dem Thema E-Rechnungen zu befassen und eine Kostenübersicht zu erstellen, sollten Sie dies in mehreren Schritten angehen. Im folgenden Blogbeitrag gebe ich Ihnen einen kurzen Leitfaden, wie Sie am besten vorgehen, wenn Sie vor einem E-Rechnungsprojekt stehen.
Schritt 1: In das Thema einlesen
Zunächst sollten Sie sich in die Grundthematik „E-Rechnung“ einlesen, um die wichtigsten Fragen für sich zu beantworten, wie z. B.: Was sind ZUGFeRD und XRechnung und worin liegen die Unterschiede beider Lösungen? Um Ihnen diesen Schritt zu erleichtern, lesen Sie sich gerne auf unseren Überblicksseiten zu den Themen ZUGFeRD und XRechnung ein.
Durch das Einlesen können Sie dann schon erste Erkenntnisse ziehen, welche Abteilungen bei Ihnen im Unternehmen betroffen seien können. Im Regelfall sind das die IT-Abteilung sowie das Forderungsmanagement, der Vertrieb und die Buchhaltung.
Schritt 2: Konkreten Bedarf ermitteln
Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben und bestimmte Begriffe abgrenzen können, sollten Sie im zweiten Schritt prüfen, worin Ihr konkreter Bedarf besteht. Als erstes müssen Sie definieren, welches Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X) sie benötigen. Dabei stellen sich mehrere Fragen: Haben Sie Kunden, die bestimmte Formate fordern oder denen Sie damit entgegenkommen würden? Gibt es eine gesetzliche Pflicht für die Einführung der verschiedenen Formte, wie z. B. XRechnung auf Bundesebene oder in Ihrem Bundesland?
Auch ohne konkreten Bedarf nach dem obenstehenden Fragen kann sich eine Umstellung auf E-Invoicing auf jeden Fall für Sie lohnen.
Schritt 3: Projekt planen
Eine E-Rechnungs-Einführung ist ein Projekt, in dem in der Regel verschiedene Abteilungen und ggf. externe Dienstleister miteinander kooperieren. Wenn klar ist, welche Technologie sie benötigen, sollten Sie sich im dritten Schritt Gedanken machen, wie ein solches Projekt aussehen könnte.
Fragen, die Sie in diesem Zusammenhang klären sollten, wären zum Beispiel:
- In welchen Zeitraum soll die Einführung stattfinden?
- Wie könnte ein Projektvorgehen aussehen?
- Wie könnten die Risiken aussehen?
Dazu eignet sich z. B. eine Teilnahme an unserem kostenlosen Live-Webinar “E-Invoicing mit SAP sicher umsetzen“. So können Sie Erfahrungswerte sammeln und das Projekt besser einschätzen.
Schritt 4: Passende Software auswählen
Wenn Sie eine Idee haben, wie Sie ein solches Projekt intern aufsetzen, können Sie sich im letzten Schritt überlegen, ob Sie die benötigte Software selbst entwickeln, bestehende Software nutzen oder diese neue einkaufen möchten. In der Regel haben unsere Kunden keine Kapazitäten, die mit einem entsprechenden Expertenwissen und jahrelanger Projekterfahrung entwickelt wurden.
Bei der Anbieterauswahl ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen Sie an ein Produkt haben. Dabei gibt es zum einen die technischen Anforderungen: Soll die Lösung beispielsweise SAP- oder nicht-SAP-basiert sein und möchten Sie alle gängigen E-Rechnungsformate umsetzen können?
Zum anderen sind auch persönliche Anforderungen bedeutsam: Passt der Anbieter zu Ihren Unternehmenswerten und können Sie sich eine Zusammenarbeit menschlich/fachlich vorstellen?
Wenn Sie alle Informationen gesammelt haben, können Sie eine Aufwands- und Kostenschätzung anfertigen und damit Ihren Vorgesetzten beeindrucken.
Ich hoffe, dieser kurze Leitfaden zur E-Rechnungs-Einführung hat Ihnen weitergeholfen. Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Anmerkungen in den Kommentaren oder schreiben Sie mir einfach eine Mail an info@mind-forms.de. Gerne helfe ich Ihnen auch in einem kostenlosen Gespräch, einen Anfang zu finden und Ihr Projekt einzuschätzen.
