Die Einführung von SAP DRC
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) ist eine Lösung, um elektronische Dokumente aller Art im Einklang mit geltenden Vorschriften in verschiedenen Ländern zu verarbeiten. Aktuell ist DRC besonders gefragt für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Hier erfahren Sie das Wichtigste zur Einführung von SAP DRC.
Was ist SAP DRC?
DRC hilft Unternehmen dabei, mit ihren elektronischen Dokumenten gesetzliche Anforderungen in verschiedenen Ländern zu erfüllen. Die Anwendung zentralisiert und digitalisiert den Umgang mit Dokumenten und ermöglicht die schnelle Anpassung Ihres Unternehmens an veränderte gesetzliche Vorschriften. Dabei bietet DRC direkt nutzbare Szenarios für über 400 Regulationen in mehr als 55 Ländern an, was die internationale Ausrichtung der Software verdeutlicht. So erfüllt Ihr Unternehmen in allen Ländern, in denen Sie tätig sind, die gesetzlichen Vorgaben.
Besonders relevant ist DRC aktuell in Bezug auf die automatisierte Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Auch für das Steuerreporting und den Bereich Compliance ist SAP DRC eine hilfreiche und moderne Lösung, die vermutlich weiter an Bedeutung gewinnen wird. SAP DRC sorgt nicht nur dafür, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es gestaltet Ihren Umgang mit E-Rechnungen außerdem effizienter und spart so Zeit und Geld. Außerdem ermöglicht SAP DRC das Umsatzsteuerreporting in Echtzeit.
Einführung von SAP DRC
Wenn wir bei mindsquare den Auftrag erhalten, DRC in einem Unternehmen einzuführen, gehen wir dabei folgendermaßen vor:
Die Einführung von SAP DRC (Quelle: mindsquare)
Nach der Installation von DRC richten wir ein sogenanntes MVP ein, ein Minimum Viable Product. Dabei handelt es sich um eine erste funktionsfähige Version, mit der wir zunächst die grundlegenden Funktionen von DRC bei Ihnen testen.
Anschließend gehen wir auf Ihre spezifischen Anforderungen an DRC ein und passen die Software dementsprechend an. Wenn beispielsweise Ihr Haupthandelspartner in der Türkei ansässig ist, passen wir Ihr DRC dahingehend an. Die Software hilft Ihnen dann dabei, spezielle Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die im Zusammenhang mit diesem Geschäftspartner und türkischen Behörden entstehen.
Wenn die Software Ihren Bedürfnissen angepasst wurde, nehmen wir Erweiterungen anhand Ihres Feedbacks vor und testen alle wichtigen Funktionen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ist alles abgeschlossen, können Sie loslegen und von der automatisierten Verarbeitung Ihrer Dokumente profitieren.
Einführung DRC: Unterschiede zwischen Cloud und on-premise
Bei der Einführung von DRC kommt es grundsätzlich darauf an, ob das SAP-System Ihres Unternehmens on-premise oder in der Cloud läuft.
Cloud-Variante
Für ein Cloud System ist der Aufwand geringer, da bei der Einführung keine Systempatches, Add-ons oder manuelle Updates installiert werden müssen. Neue gesetzliche Änderungen werden von SAP zudem zeitnah implementiert, sodass Sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Außerdem müssen Sie sich nicht um die Einrichtung von Servern und Datenbanken kümmern. Da SAP die technische Verwaltung der Plattform übernimmt, können Sie sich vollständig auf den Betrieb konzentrieren. Allerdings benötigen Sie ein globales Unternehmenskonto für die SAP Business Technology Platform (BTP), da DRC eng mit dieser Anwendung zusammenhängt.
On-Premise
SAP DRC in der on-premise-Variante ist in der Einführung etwas komplizierter als die Cloud-Variante, da Sie viele Patches und SAP-Notes nachziehen müssen. Außerdem müssen Sie die Updates für Ihr DRC manuell laden.
Dafür bietet Ihnen DRC on-premise eine höhere Flexibilität. Sie können tiefgreifende Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens vornehmen und können Ihre IT-Infrastruktur außerdem selbst verwalten.
Hinzu kommt, dass die Kosten für die erste Einrichtung bei der on-premise-Variante zwar höher sind, da Sie gegebenenfalls neue Hardware anschaffen und Lizenzen besorgen müssen. Langfristig vermeiden Sie jedoch die laufenden Abonnementgebühren der Cloud-Variante. Dieser Vorteil kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Verwaltung Ihrer eigenen IT-Infrastruktur durch die zuständige Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister gut funktioniert.
Vorteile von SAP DRC
Compliance
In Bezug auf die Compliance bietet Ihnen die Einführung von SAP DRC gerade international große Vorteile. Die Software hilft Ihnen dabei, verschiedene rechtliche Anforderungen zu erfüllen und minimiert so rechtliche Risiken. Gerade im Austausch von Dokumenten mit Behörden in verschiedenen Ländern ist DRC sehr gut nutzbar. Aber auch der Austausch von E-Rechnungen mit Geschäftspartnern innerhalb Europas in verschiedenen E-Rechnungsformaten gehört zu den Stärken von DRC.
Die elektronischen Dokumente für die verschiedenen Länder behalten Sie durch übersichtliche Dashboards im Blick. Außerdem können Sie Berichte mit Echtzeit-Daten erstellen und individuelle Checklisten anlegen, damit kein Schritt in der Kommunikation mit Behörden übersehen wird.
Dashboard in SAP DRC (Quelle: SAP)
Peppol-Schnittstelle
Durch die Verknüpfung mit dem Peppol-Netzwerk können Sie Ihre elektronischen Dokumente außerdem unkompliziert an Ihre Partner weiterleiten. DRC ermöglicht hier die ständige Überwachung der Dokumente, die Sie über Peppol austauschen.
Up to date
DRC ist gerade in der Cloud-Edition die Standardlösung von SAP für den Umgang mit elektronischen Dokumenten und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Durch die Einführung von SAP DRC sind Sie deshalb auf dem neuesten Stand der automatisierten Verarbeitung von elektronischen Dokumenten.
Integration weiterer Software
Sie können weitere Software in SAP DRC integrieren wie das SAP Ariba Central Invoice Management oder SAP Business One. Dies ermöglicht Ihnen, DRC genau an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Nachteile von SAP DRC
Bezahlmodell
Der sicherlich größte Nachteil von SAP DRC ist das Bezahlmodell. Wenn Sie mit DRC beispielsweise E-Rechnungen verarbeiten, bezahlen Sie pro verarbeitete Rechnung einen Betrag an SAP. Dies kann gerade für große Unternehmen, die sehr viele Rechnungen mit Partnern austauschen, hohe Kosten verursachen. Dies kritisiert auch die Deutschsprachige SAP Anwendergruppe, die DRC vor allem für große Unternehmen empfiehlt, die Rechnungen mit internationalen Geschäftspartnern austauschen.
Fehlende Funktionen im Rechnungseingang
DRC kann grundsätzlich mit elektronischen Rechnungen umgehen, die Erstellung und Übermittlung können gut automatisiert werden und die relevanten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD für Deutschland werden unterstützt.
Für den Rechnungseingang reicht SAP DRC jedoch nicht aus. Hier empfehlen wir bei der Einführung von SAP DRC, die Anwendung mit Software von Drittanbietern zu kombinieren. Besonders gut funktioniert dies mit dem SAP Invoice Management von OpenText. Diese Software ergänzt DRC um Funktionen in der Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
In Zeiten der zunehmenden Anforderungen an Unternehmen, elektronische Dokumente in Echtzeit an Geschäftspartner oder Behörden weiterzuleiten, ist DRC eine gute Lösung für größere Unternehmen, diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Wie kompliziert die Einführung von SAP DRC in Ihrem Unternehmen ist, hängt davon ab, ob Sie sich für die on-premise-Variante oder die Cloud-Variante entscheiden.
Perspektivisch wird sicherlich die Cloud-Variante immer wichtiger werden, da SAP sich auf diesen Bereich fokussiert. Dennoch ist DRC on-premise eine gute Lösung für Unternehmen, die bereits umfangreich auf SAP on-premise setzen und zudem sehr spezielle Anforderungen an DRC haben.
Wenn Sie über die Einführung von DRC in Ihrem Unternehmen nachdenken, kommen Sie gerne für eine unverbindliche Beratung auf uns zu. Gemeinsam prüfen wir dann, welche Variante für Sie geeignet ist und wie Sie DRC so schnell und unkompliziert wie möglich einführen können.
