Die Voraussetzungen für die Umsetzung der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Lesen Sie hier, welche Voraussetzungen Unternehmen erfüllen müssen, um diese Chancen nutzen zu können.
Das Wichtigste im Überblick
- Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der Europäischen Norm 16931 empfangen zu können. Ab 2027 müssen die meisten Unternehmen auch E-Rechnungen ausstellen können.
- Unternehmen müssen ihre technische Infrastruktur anpassen und Softwarelösungen zur automatisierten Verarbeitung und revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen einführen.
- Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie die GoBD, ist entscheidend, insbesondere für den internationalen Austausch von E-Rechnungen.
- SAP bietet mit der Lösung SAP DRC eine umfassende Plattform, die die E-Rechnungspflicht erfüllt, Prozesse automatisiert und die Compliance sichert, während mindsquare eine kosteneffiziente, SAP-integrierte Lösung ohne laufende Lizenzgebühren anbietet.
Überblick über Fristen und Formate
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der Europäischen Norm 16931 empfangen zu können. Diese Norm fordert ein strukturiertes elektronisches Format wie XML, das maschinenlesbar ist und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2027 wird auch die Ausstellung von E-Rechnungen für B2B-Geschäfte verpflichtend. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro haben noch bis Anfang 2028 Zeit. Die beiden in Deutschland genutzten Standards für die E-Rechnung sind XRechnung und ZUGFeRD.
Voraussetzungen für die Einführung der E-Rechnung
Die beiden wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche elektronische Rechnungsstellung sind die Anpassung der technischen Infrastruktur und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Technische Infrastruktur
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt aktuell ein E-Mail-Postfach, danach kann die XML-Datei grundsätzlich manuell geprüft werden, was jedoch großen Aufwand erzeugt. Um die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen, müssen Unternehmen Softwarelösungen einführen, die in der Lage sind, E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Für die elektronische Rechnungsstellung, also den E-Rechnungsausgang, ist häufig eine zusätzliche Lösung nötig, da die verfügbare Software meistens entweder den Eingang oder den Ausgang abdeckt oder zumindest auf einen Bereich spezialisiert ist.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Es ist sehr wichtig, dass die eingesetzten Lösungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung sind die Vorgaben beispielsweise in den GoBD festgelegt. Generell müssen Formate für die E-Rechnung die EN 16931 erfüllen, was auf die beiden deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD vollumfänglich zutrifft. Unternehmen, die auf eine EDI-Lösung für ihr elektronisches Rechnungswesen setzen, müssen jedoch genau hinschauen und die Funktionen und Eigenschaften ihrer Lösung mit den gesetzlichen Vorgaben abgleichen. Um Problemen bei der nächsten Finanzprüfung vorzubeugen, kann es sinnvoll sein, einen externen Berater einzubinden, der das bestehende System überprüft.
Etwas komplizierter wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben außerdem, wenn Unternehmen E-Rechnungen mit Geschäftspartnern außerhalb Deutschlands oder sogar außerhalb der EU austauschen möchten. Die vielfältigen E-Rechnungsformate und gesetzlichen Vorgaben für das Steuerreporting erschweren hier den Überblick.
SAP DRC
Gerade in Hinblick auf internationale Anforderungen bietet SAP mit der Lösung Document and Reporting Compliance (SAP DRC) eine umfassende Plattform zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht. DRC ermöglicht es Unternehmen, E-Rechnungen und Steuerreportings zu erstellen, zu übermitteln und zu verwalten. Das Tool ist auf die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben in über 60 Ländern ausgelegt und in S/4HANA sowohl in der Cloud als auch On-Premises nutzbar.
DRC lässt sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme wie S/4HANA sowie ältere Systeme integrieren. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der vorhandenen Infrastruktur und minimiert den Anpassungsaufwand. Die Integration umfasst auch die Anbindung an das SAP Business Network, um den Austausch von E-Rechnungen mit Geschäftspartnern zu erleichtern.
Zudem unterstützt die Lösung neben den deutschen Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD viele weitere länderspezifische Formate und außerdem die weltweit etablierte Plattform PEPPOL zur Übermittlung von E-Rechnungen. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -übermittlung reduziert SAP DRC den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt Prozesse. Zusätzlich ermöglicht die Lösung eine zentrale Überwachung und Verwaltung aller E-Rechnungen, was sowohl die Transparenz erhöht als auch die Compliance sicherstellt.
Das SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare
Auch mindsquare bietet Unternehmen ein SAP-integriertes E-Rechnungstool, das die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format direkt innerhalb von SAP ermöglicht. Die Lösung automatisiert und vereinfacht den gesamten Rechnungsworkflow, spart manuelle Arbeitszeit und sichert die Compliance, ohne die bestehenden Prozesse zu verändern.
Das Tool ist speziell für den deutschen Markt entwickelt und bietet eine kosteneffiziente Alternative zu SAP DRC ohne laufende Lizenzgebühren. Es deckt mehrere SAP-Module ab, einschließlich SD, MM und FI, sowie branchenspezifische Module wie RE-FX und IS-U, und bietet eine vollständige Integration in das bestehende SAP-System ohne Drittsoftware oder Middleware. Darüber hinaus bleibt die Datenverarbeitung On-Premises, sodass Unternehmen volle Kontrolle und maximale Sicherheit behalten.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Voraussetzungen schaffen und die E-Rechnung einführen
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Unternehmen sollten frühzeitig die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um die Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren. Mit Lösungen wie SAP DRC oder dem SAP-integrierten Tool von mindsquare stehen leistungsfähige Lösungen zur Verfügung, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen und eine zukunftssichere Compliance gewährleisten.
Websession: E-Rechnung
Interessieren Sie sich für die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen? Vereinbaren Sie gerne unverbindlich einen Termin mit unseren Experten und wir beraten Sie zu den Voraussetzungen und der Umsetzung.
FAQ
Wann müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und ausstellen?
Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und ab 2027 auch für B2B-Geschäfte ausstellen. Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro haben noch bis 2028 Zeit.
Welche technischen Voraussetzungen sind für die Einführung der E-Rechnung notwendig?
Unternehmen benötigen Softwarelösungen, die E-Rechnungen automatisiert verarbeiten und revisionssicher archivieren. Oft ist eine zusätzliche Lösung für den E-Rechnungsausgang erforderlich.
Welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen bei der E-Rechnung beachten?
Die Lösungen müssen die GoBD-Vorgaben für die revisionssichere Archivierung erfüllen. Zudem sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungsplattform die relevanten Standards wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
